Bối cảnh vươn ra biển lớn của doanh nghiệp Việt năm 2018

Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế sâu rộng, việc các doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là các Công ty cổ phần, mở rộng mạng lưới hoạt động ra nước ngoài thông qua hình thức văn phòng đại diện đã trở nên phổ biến. Tuy nhiên, để đảm bảo tính pháp lý và tránh các rủi ro hành chính, doanh nghiệp cần nắm vững các quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Căn cứ pháp lý quan trọng

Việc thành lập và thông báo hoạt động của văn phòng đại diện tại nước ngoài được điều chỉnh chủ yếu bởi hai văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Điều 46 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp.
• Điều 37 Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.

Khoản 4 Điều 37 Nghị định 78/2015/NĐ-CP quy định:
"Việc lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó. Trong thời hạn 30 ngày làm việc, kể từ ngày chính thức mở chi nhánh, văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản cho Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính."

Quy trình thực hiện thủ tục

Thủ tục này bao gồm hai giai đoạn chính mà doanh nghiệp cần lưu ý:

Giai đoạn 1: Đăng ký tại nước sở tại

Doanh nghiệp phải tuân thủ tuyệt đối pháp luật của quốc gia nơi dự định đặt văn phòng đại diện. Mỗi quốc gia sẽ có quy định riêng về hồ sơ, vốn, nhân sự và phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện nước ngoài.

Giai đoạn 2: Thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh tại Việt Nam

Sau khi đã được cấp phép hoạt động tại nước ngoài, trong vòng 30 ngày làm việc, doanh nghiệp phải gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Hồ sơ thông báo bao gồm những gì?

Hồ sơ cơ bản bao gồm:

1. Thông báo về việc lập văn phòng đại diện ở nước ngoài (theo mẫu quy định).
2. Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp.
3. Nghị quyết/Quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng quản trị (đối với Công ty cổ phần) về việc thành lập văn phòng đại diện.

Mẫu thông báo lập văn phòng đại diện ở nước ngoài

Dưới đây là mẫu thông báo chuẩn được sử dụng phổ biến trong năm 2018:

THÔNG BÁO

Về việc lập văn phòng đại diện ở nước ngoài

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố ………

Tên doanh nghiệp: .................................................................................................

Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: ...........................................................................

Thông báo về việc lập văn phòng đại diện ở nước ngoài như sau:

1. Tên văn phòng đại diện: .....................................................................................

2. Địa chỉ văn phòng đại diện: .................................................................................

3. Số Giấy chứng nhận hoạt động: ..........................................................................

4. Nội dung hoạt động: ...........................................................................................

5. Người đứng đầu văn phòng đại diện: .................................................................

Doanh nghiệp cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác, trung thực của nội dung Thông báo này.

Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp

Việc chậm trễ thông báo (quá 30 ngày) có thể dẫn đến các mức xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư. Do đó, bộ phận pháp chế hoặc thư ký công ty cần theo dõi sát sao tiến độ cấp phép tại nước ngoài để thực hiện thủ tục tại Việt Nam kịp thời.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cái nhìn toàn diện và hướng dẫn cụ thể cho các Công ty cổ phần đang có ý định vươn mình ra thế giới.