Việc quản lý và cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là nghĩa vụ quan trọng của doanh nghiệp đối với người lao động. Tuy nhiên, kể từ khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực, quy định về việc "tự in" chứng từ đã có những thay đổi căn bản mà kế toán doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.

1. Khi nào doanh nghiệp phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập cá nhân, doanh nghiệp (tổ chức trả thu nhập) có trách nhiệm khấu trừ thuế và cấp chứng từ cho người nộp thuế trong các trường hợp sau:

• Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động (HĐLĐ) hoặc ký HĐLĐ dưới 03 tháng: Cá nhân có quyền yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ hoặc cấp một chứng từ cho nhiều lần trong một kỳ tính thuế.
• Đối với cá nhân ký HĐLĐ từ 03 tháng trở lên: Doanh nghiệp chỉ cấp 01 chứng từ khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế nếu cá nhân đó không ủy quyền quyết toán thuế cho doanh nghiệp.

2. Chuyển đổi từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử

Kể từ ngày 01/07/2022, theo quy định tại Điều 59 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các tổ chức, doanh nghiệp phải chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Việc tự in chứng từ theo mẫu cũ (mua của cơ quan thuế hoặc tự in giấy) đã không còn được áp dụng.

3. Điều kiện để doanh nghiệp tự phát hành chứng từ điện tử

Để có thể tự in (phát hành) chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, doanh nghiệp TNHH hai thành viên trở lên cần đáp ứng các điều kiện kỹ thuật sau:

• Có hạ tầng công nghệ thông tin, phần mềm kế toán hoặc phần mềm chuyên dụng đảm bảo việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ chứng từ điện tử.
• Nội dung chứng từ phải đảm bảo đầy đủ các chỉ tiêu theo quy định tại Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bao gồm: Tên chứng từ, ký hiệu mẫu, số chứng từ, thông tin người nộp thuế, số thuế đã khấu trừ...
• Đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin và có chữ ký số của tổ chức trả thu nhập.

4. Thủ tục đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ tự in (điện tử)

Khác với quy định cũ phải nộp hồ sơ đăng ký và chờ 05 ngày làm việc, hiện nay việc sử dụng chứng từ điện tử được thực hiện theo cơ chế tự kê khai và tự chịu trách nhiệm. Doanh nghiệp thực hiện các bước sau:

1. Xây dựng hệ thống: Tự xây dựng phần mềm hoặc sử dụng dịch vụ của các đơn vị cung cấp giải pháp chứng từ điện tử.
2. Thông báo phát hành: Doanh nghiệp không cần đăng ký mẫu với cơ quan thuế như trước đây nhưng phải đảm bảo định dạng dữ liệu theo quy định của Tổng cục Thuế.
3. Báo cáo tình hình sử dụng: Định kỳ hàng quý, doanh nghiệp nộp Bảng kê tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN (Mẫu CTT25/AC) qua hệ thống thuế điện tử.

"Tổ chức trả thu nhập khi thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân bị khấu trừ thuế. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế." - Trích quy định chung về nghĩa vụ của doanh nghiệp.

Việc nắm vững quy định về chứng từ điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu hóa quy trình quản trị nhân sự và kế toán. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào về kỹ thuật in hoặc tích hợp phần mềm, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia pháp lý hoặc đơn vị cung cấp giải pháp uy tín.