Trong nền kinh tế số và bối cảnh hội nhập thương mại sâu rộng, việc kiểm soát xuất xứ sản phẩm không đơn thuần là thủ tục kỹ thuật mà đã trở thành yêu cầu pháp lý sống còn của doanh nghiệp. Để minh bạch thông tin thị trường, phòng ngừa hàng giả, hàng nhái và bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng, cơ chế quản lý nhà nước về chuỗi cung ứng ngày càng được siết chặt. Vậy thương nhân phải khai báo những thông tin gì khi truy xuất nguồn gốc hàng hóa, và hệ thống dữ liệu nội bộ cần đáp ứng những tiêu chuẩn kỹ thuật khắt khe nào?

Thương nhân phải khai báo những thông tin gì khi truy xuất nguồn gốc hàng hóa trong nước?

Căn cứ quy định tại khoản 1 Điều 6 Thông tư 31/2026/TT-BCT của Bộ Công Thương, khi thực hiện khai báo truy xuất nguồn gốc đối với sản phẩm, hàng hóa lưu thông trong nước, tổ chức và cá nhân sản xuất kinh doanh có trách nhiệm khai báo tối thiểu 10 nhóm thông tin trọng yếu sau:

• Tên sản phẩm, hàng hóa: Thể hiện chính xác danh mục, chủng loại sản phẩm theo hồ sơ đăng ký chất lượng.
• Xuất xứ sản phẩm, hàng hóa: Địa danh, quốc gia sản xuất hoặc nơi hình thành nên sản phẩm.
• Hình ảnh sản phẩm, hàng hóa: Hình ảnh trực quan, sắc nét mô tả bao bì, đóng gói và diện mạo sản phẩm khi phân phối.
• Tên và địa chỉ đơn vị sản xuất, kinh doanh: Xác định cụ thể chủ thể pháp lý trực tiếp chịu trách nhiệm về sản phẩm lưu thông.
• Mã truy xuất nguồn gốc: Mã định danh phục vụ tra cứu thông tin (nếu có).
• Các sự kiện theo dõi trọng yếu và thời gian diễn ra sự kiện trong chuỗi cung ứng: Phải đối chiếu, tuân thủ theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN 12850 hoặc Tiêu chuẩn về truy xuất nguồn gốc toàn cầu của GS1 (GS1 Global Traceability Standard).
• Thương hiệu, nhãn hiệu, số lô/mẻ hoặc số sê-ri: Mã định danh duy nhất của từng đợt sản xuất nhằm phục vụ công tác khoanh vùng, thu hồi khi phát sinh sự cố (nếu có).
• Hạn sử dụng của sản phẩm, hàng hóa: Thông tin thời hạn an toàn sử dụng đối với mặt hàng có niên hạn sử dụng.
• Các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật áp dụng: Bao gồm tiêu chuẩn quốc gia (TCVN), quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN), tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn khu vực hoặc tiêu chuẩn cơ sở (TCCS) đã được công bố.

Theo Thông tư 31/2026/TT-BCT, thương nhân phải hoàn thành việc khai báo thông tin trên Hệ thống truy xuất nội bộ và/hoặc cập nhật trực tiếp lên Hệ thống truy xuất nguồn gốc hàng hóa của Bộ Công Thương trước khi sản phẩm chính thức được đưa vào lưu thông phân phối trên thị trường.

Đối với hàng hóa nhập khẩu, nghĩa vụ khai báo thông tin truy xuất có gì khác biệt?

Đối với các dòng sản phẩm, hàng hóa nhập khẩu từ nước ngoài phân phối tại thị trường Việt Nam, yêu cầu quản lý đặt ra mức độ minh bạch cao hơn nhằm phòng chống gian lận xuất xứ và kiểm soát chất lượng từ biên giới.

Bên cạnh việc cung ứng toàn bộ các trường thông tin cơ bản như đối với hàng hóa sản xuất nội địa, thương nhân nhập khẩu có trách nhiệm khai báo bổ sung các dữ liệu định danh theo quy định:

• Tên đầy đủ, địa chỉ trụ sở chính và mã số thuế (MST) của đơn vị nhập khẩu chịu trách nhiệm phân phối tại Việt Nam.
• Thông tin chi tiết về nhà phân phối chính thức hoặc đại diện thương mại tại Việt Nam (nếu có).

Sự kết hợp giữa thông tin của chuỗi cung ứng gốc ở nước ngoài và thông tin đơn vị nhập khẩu trong nước sẽ giúp các cơ quan thanh tra, quản lý thị trường cũng như người tiêu dùng nắm rõ nguồn gốc hợp pháp của lô hàng nhập khẩu.

Doanh nghiệp cần thiết lập quy trình quản lý thông tin lô hàng và mã định danh minh bạch từ khâu kho bãi đến lưu thông (ảnh minh họa)

Yêu cầu kỹ thuật đối với hệ thống truy xuất nguồn gốc nội bộ của doanh nghiệp

Không chỉ dừng lại ở việc khai báo dữ liệu tĩnh, cơ quan quản lý nhà nước đòi hỏi thương nhân phải thiết lập cơ sở hạ tầng công nghệ đáp ứng chuẩn kết nối tương thích. Cụ thể, theo Điều 9 Thông tư 31/2026/TT-BCT, hệ thống truy xuất nội bộ của thương nhân phải đảm bảo các điều kiện sau:

• Tuân thủ nguyên tắc kỹ thuật cốt lõi: Phải bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật và nguyên tắc hoạt động quy định tại Điều 23 Nghị định 37/2026/NĐ-CP của Chính phủ (nguyên tắc chia sẻ dữ liệu một bước trước - một bước sau, tính sẵn có của phần tử dữ liệu chính, tính minh bạch và sự tham gia đầy đủ của các bên).
• Khả năng kết nối qua API: Hệ thống của doanh nghiệp phải có cấu trúc mở, sẵn sàng kết nối, chia sẻ dữ liệu liên thông với Hệ thống truy xuất nguồn gốc hàng hóa của Bộ Công Thương thông qua giao diện lập trình ứng dụng (API).
• Bảo đảm an toàn và tính toàn vẹn dữ liệu: Dữ liệu ghi nhận chuỗi cung ứng phải được lưu trữ, truyền tải bảo mật, tuyệt đối không bị chỉnh sửa sai lệch tùy tiện; đồng thời phải có hệ thống ghi log (nhật ký hệ thống) để phục vụ công tác thanh tra, truy vết.
• Thời hạn phản hồi thần tốc trong 24 giờ: Doanh nghiệp phải duy trì hệ thống luôn sẵn sàng trích xuất và cung cấp đầy đủ dữ liệu trong thời hạn tối đa 24 giờ kể từ khi nhận được yêu cầu chính thức từ Bộ Công Thương hoặc cơ quan có thẩm quyền.

Phân công trách nhiệm quản lý nhà nước về truy xuất nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa

Cơ chế giám sát hoạt động truy xuất nguồn gốc tại Việt Nam được điều phối liên ngành chặt chẽ theo phân công tại Điều 25 Nghị định 37/2026/NĐ-CP:

• Bộ Khoa học và Công nghệ: Đóng vai trò đầu mối quản lý nhà nước về truy xuất nguồn gốc trên phạm vi toàn quốc; chịu trách nhiệm ban hành hệ thống tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật; quản lý sử dụng mã số, mã vạch, mã truy vết; vận hành Cổng thông tin truy xuất nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa quốc gia và chủ trì kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm.
• Các bộ quản lý ngành, lĩnh vực (Công Thương, Nông nghiệp, Y tế...): Chủ trì quản lý và triển khai hoạt động truy xuất theo từng ngành hàng chuyên biệt thuộc thẩm quyền; quản lý hồ sơ số của sản phẩm và bảo đảm kết nối thông suốt với Cổng thông tin truy xuất nguồn gốc quốc gia.
• Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương: Giữ trọng trách tổ chức thực hiện và kiểm tra, giám sát hoạt động truy xuất nguồn gốc sản phẩm lưu thông ngay trên địa bàn địa phương quản lý.
• Bộ Công an: Chủ trì, phối hợp với Bộ Khoa học và Công nghệ cùng các bộ chuyên ngành xây dựng, vận hành và quản lý nền tảng quốc gia về định danh, xác thực và truy xuất nguồn gốc sản phẩm, bảo vệ an ninh dữ liệu thị trường.

Thương nhân cần lưu ý gì để phòng tránh rủi ro pháp lý?

Để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi, không bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc thu hồi giấy phép, các đơn vị sản xuất kinh doanh cần chủ động:

1. Rà soát toàn bộ nhãn mác hàng hóa, hồ sơ công bố chất lượng và hệ thống tem truy xuất nguồn gốc hiện đang lưu hành.
2. Nâng cấp nền tảng số nội bộ, chuẩn hóa cơ sở dữ liệu nhật ký sản xuất và vận chuyển để kết nối API khi cơ quan quản lý yêu cầu.
3. Thường xuyên cập nhật danh mục hàng hóa thuộc diện bắt buộc truy xuất theo lộ trình chuyên ngành của Bộ Công Thương và các cơ quan hữu quan.

Việc chủ động tuân thủ các quy định tại Nghị định 37/2026/NĐ-CP và hướng dẫn của Bộ Công Thương không chỉ là trách nhiệm pháp lý bắt buộc mà còn là tấm hộ chiếu vững chắc giúp doanh nghiệp xây dựng niềm tin thương hiệu và nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường.