Trong bối cảnh cải cách hành chính mạnh mẽ theo tinh thần của Luật Doanh nghiệp 2014, việc quản lý và sử dụng con dấu đã có những thay đổi mang tính đột phá, cởi trói cho cộng đồng doanh nghiệp. Thay vì phải đăng ký và chịu sự quản lý chặt chẽ từ cơ quan công an như giai đoạn trước, doanh nghiệp hiện nay đã được trao quyền tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của mình.

Doanh nghiệp được trao quyền tự chủ về con dấu theo quy định mới năm 2018 (ảnh minh họa)

Bước ngoặt từ Luật Doanh nghiệp 2014: Quyền tự quyết con dấu

Theo quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014, con dấu không còn là công cụ quản lý hành chính của nhà nước đối với doanh nghiệp mà trở thành tài sản, dấu hiệu nhận diện riêng của mỗi đơn vị. Doanh nghiệp có quyền quyết định số lượng con dấu (có thể có nhiều hơn một con dấu) và hình thức con dấu (tròn, vuông, đa giác...).

Tuy nhiên, quyền tự chủ này đi kèm với trách nhiệm công khai thông tin. Trước khi chính thức đưa vào sử dụng trong các giao dịch dân sự và kinh tế, doanh nghiệp có nghĩa vụ phải thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh. Mục đích của việc này là để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, giúp các bên liên quan có thể tra cứu và xác thực tính hợp pháp của con dấu khi ký kết hợp đồng.

Hồ sơ và trình tự thông báo mẫu con dấu công ty hợp danh năm 2018

Đối với loại hình công ty hợp danh, quy trình này cần được thực hiện chuẩn xác để tránh các rủi ro pháp lý về sau. Căn cứ theo Điều 34 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, trình tự thực hiện bao gồm các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thông báo

Doanh nghiệp cần soạn thảo Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu theo mẫu quy định tại Phụ lục II-11 ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT. Trong thông báo phải thể hiện rõ mẫu con dấu, số lượng con dấu và thời điểm bắt đầu có hiệu lực.

Bước 2: Nộp hồ sơ đến cơ quan chức năng

Người đại diện theo pháp luật của công ty hợp danh gửi thông báo trực tiếp hoặc qua mạng điện tử đến Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Bước 3: Đăng tải công khai mẫu dấu

Sau khi tiếp nhận thông báo, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp và thực hiện đăng tải mẫu con dấu lên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn quy định.

Việc đóng dấu xác nhận trên văn bản thông báo là bước bắt buộc để hoàn tất thủ tục (ảnh minh họa)

Mẫu thông báo sử dụng con dấu doanh nghiệp chuẩn năm 2018

Dưới đây là mẫu thông báo được trình bày theo đúng quy chuẩn pháp lý hiện hành, dành riêng cho các doanh nghiệp thực hiện thủ tục trong năm 2018:

(TÊN DOANH NGHIỆP) -------- Số: …………..

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ……, ngày…… tháng…… năm ……

THÔNG BÁO

Về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố ………

Tên doanh nghiệp: ………………………………………………………

Mã số doanh nghiệp: ...........................................................................................

Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: ............................................................

Ngày cấp: …../…../…….. Nơi cấp: .....................................................................

Thông báo về mẫu con dấu như sau:

1. Mẫu con dấu:

Mẫu con dấu	Ghi chú
(Đóng dấu trực tiếp vào đây)

2. Số lượng con dấu: .....................................

3. Thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu: từ ngày .... tháng ... năm ...

Doanh nghiệp cam kết chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, chính xác và hợp pháp của mẫu con dấu đã thông báo.

NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT (Ký và ghi rõ họ tên)

Những rủi ro pháp lý và lưu ý 'sống còn' khi sử dụng con dấu

Mặc dù được tự chủ, nhưng doanh nghiệp không được phép tùy tiện trong việc thiết kế nội dung con dấu. Theo quy định tại Điều 14 Nghị định 96/2015/NĐ-CP, có những giới hạn đỏ mà doanh nghiệp tuyệt đối không được vi phạm:

• Không được sử dụng hình ảnh Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
• Không sử dụng hình ảnh, biểu tượng, tên của cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội.
• Không sử dụng từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc Việt Nam.

Việc vi phạm các quy định trên không chỉ khiến mẫu con dấu bị vô hiệu mà doanh nghiệp còn phải đối mặt với các chế tài xử phạt hành chính nghiêm khắc. Ngoài ra, trong quá trình hoạt động, nếu có sự thay đổi về mẫu dấu hoặc số lượng con dấu, doanh nghiệp phải thực hiện lại thủ tục thông báo để cập nhật thông tin trên hệ thống quốc gia.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cái nhìn toàn diện và chi tiết nhất về thủ tục thông báo mẫu con dấu cho công ty hợp danh trong năm 2018. Việc nắm vững các quy định pháp luật sẽ giúp doanh nghiệp tự tin hơn trong các hoạt động kinh doanh và tránh được những rắc rối pháp lý không đáng có.