Trong quá trình vận hành, việc thay đổi người chèo lái doanh nghiệp là điều tất yếu để phù hợp với chiến lược phát triển mới. Đối với loại hình Công ty TNHH hai thành viên trở lên, thủ tục này đòi hỏi sự chuẩn xác về hồ sơ và tuân thủ nghiêm ngặt trình tự pháp lý tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

1. Ai có thể đảm nhiệm vai trò người đại diện theo pháp luật?

Theo quy định tại Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, công ty trách nhiệm hữu hạn có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty sẽ quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của từng người.

Căn cứ Điều 54 Luật Doanh nghiệp 2020, các chức danh thường được chọn làm người đại diện bao gồm:

• Chủ tịch Hội đồng thành viên: Người đứng đầu cơ quan quyết định cao nhất của công ty.
• Giám đốc hoặc Tổng giám đốc: Người điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày.

Lưu ý quan trọng: Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Nếu chỉ có một người đại diện cư trú tại Việt Nam thì khi xuất cảnh, người này phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình.

2. Thành phần hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật

Để thực hiện thủ tục tại Phòng Đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ theo quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP, bao gồm:

1. Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật: Do Chủ tịch Hội đồng thành viên ký (trường hợp thay đổi chính Chủ tịch thì người ký là Chủ tịch mới được bầu).
2. Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân: Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực của người đại diện mới.
3. Nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên: Về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.
4. Biên bản họp của Hội đồng thành viên: Ghi nhận chi tiết diễn biến cuộc họp và kết quả biểu quyết.
5. Văn bản ủy quyền: Nếu người đi nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của công ty.

"Trường hợp thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp gửi Thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi."

3. Trình tự thực hiện thủ tục mới nhất

Hiện nay, hầu hết các tỉnh thành (đặc biệt là Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh) đã áp dụng nộp hồ sơ trực tuyến 100%. Quy trình cụ thể như sau:

Bước 1: Đăng ký và nộp hồ sơ qua mạng

Doanh nghiệp truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, kê khai thông tin, tải văn bản điện tử (dạng .pdf) và ký xác thực bằng Tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc Chữ ký số công cộng.

Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra tính hợp lệ. Nếu hồ sơ chưa chuẩn, cơ quan này sẽ ra thông báo sửa đổi, bổ sung bằng văn bản điện tử.

Bước 3: Nhận kết quả

Khi hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới. Kết quả có thể nhận trực tiếp tại bộ phận một cửa hoặc đăng ký nhận qua đường bưu điện để tiết kiệm thời gian.

4. Những việc cần làm ngay sau khi thay đổi

Sau khi có Giấy phép mới, doanh nghiệp không nên chủ quan mà cần thực hiện ngay các công việc sau:

• Thông báo cho ngân hàng: Cập nhật chữ ký chủ tài khoản để tránh gián đoạn giao dịch.
• Cập nhật chữ ký số: Thay đổi thông tin người đại diện trên token chữ ký số để kê khai thuế, bảo hiểm xã hội.
• Thông báo cho đối tác: Gửi văn bản thông báo về việc thay đổi người đại diện để đảm bảo tính pháp lý của các hợp đồng kinh tế sau này.

Việc thực hiện đúng và đủ các bước trên không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ Luật Doanh nghiệp 2020 mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự chuyển giao quyền lực diễn ra êm đẹp.