Vai trò của người đại diện theo pháp luật trong Công ty cổ phần

Theo quy định tại khoản 1 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân thay mặt doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Đối với loại hình công ty cổ phần, cơ cấu quản trị thường phức tạp hơn, do đó việc xác định và duy trì người đại diện theo pháp luật đóng vai trò sống còn trong việc vận hành bộ máy và ký kết các hợp đồng kinh tế quan trọng.

Các trường hợp bắt buộc phải thay đổi người đại diện theo pháp luật

Pháp luật hiện hành yêu cầu doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện trong các tình huống cụ thể nhằm đảm bảo tính liên tục trong hoạt động điều hành. Cụ thể, theo khoản 5 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải chỉ định người khác làm người đại diện theo pháp luật trong các trường hợp sau:

• Người đại diện duy nhất của doanh nghiệp tại Việt Nam vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác;
• Người đại diện bị chết, mất tích, đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù;
• Người đại diện bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi.

Ngoài ra, việc thay đổi cũng có thể xuất phát từ nhu cầu chủ động của doanh nghiệp như thay đổi nhân sự cấp cao, bổ nhiệm Chủ tịch Hội đồng quản trị mới hoặc thay đổi Tổng giám đốc/Giám đốc.

Hồ sơ và thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật CTCP

Căn cứ theo quy định tại Điều 50 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần bao gồm:

1. Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật (theo mẫu tại Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT);
2. Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật mới;
3. Nghị quyết và bản sao biên bản họp của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần về việc thay đổi người đại diện (trường hợp việc thay đổi không làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty).

Mẫu Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật CTCP

Dưới đây là mẫu Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật mới nhất áp dụng cho công ty cổ phần, được ban hành kèm theo Phụ lục II-2 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT:

THÔNG BÁO
Thay đổi người đại diện theo pháp luật

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố ......

Tên doanh nghiệp: ........................................................................
Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: .....................................................

Đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật với các nội dung sau:

Người đại diện theo pháp luật sau khi thay đổi:
Họ và tên: ................................................. Giới tính: ....................
Chức danh: .................................................................................
Số giấy tờ pháp lý của cá nhân: .......................................................
Địa chỉ thường trú: ........................................................................
Địa chỉ liên lạc: ............................................................................

Doanh nghiệp cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác và trung thực của nội dung Thông báo này.

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.