Trong quá trình hoạt động, vì nhiều lý do khác nhau như thay đổi tên gọi, loại hình doanh nghiệp hoặc đơn giản là muốn làm mới hình ảnh thương hiệu, các công ty thường có nhu cầu thay đổi mẫu con dấu. Tuy nhiên, kể từ khi Luật Doanh nghiệp 2014 có hiệu lực, quy định về con dấu đã có những thay đổi mang tính đột phá, trao quyền tự quyết lớn hơn cho doanh nghiệp.

Quyền tự quyết về con dấu theo Luật Doanh nghiệp 2014

Theo quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của mình. Điều này khác biệt hoàn toàn so với trước đây khi con dấu do cơ quan công an cấp và quản lý chặt chẽ. Tuy nhiên, dù được tự quyết, doanh nghiệp vẫn phải đảm bảo con dấu có các nội dung bắt buộc như tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp.

Thủ tục thông báo mẫu con dấu mới

Trước khi sử dụng con dấu mới, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Quy trình này được hướng dẫn chi tiết tại Điều 34 Nghị định 78/2015/NĐ-CP.

Hồ sơ thông báo bao gồm Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu/số lượng con dấu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc nộp qua mạng điện tử.

Mẫu thông báo thay đổi mẫu con dấu doanh nghiệp

Dưới đây là mẫu thông báo chuẩn theo quy định hiện hành mà doanh nghiệp cần sử dụng:

(TÊN DOANH NGHIỆP) -------- Số: …………..

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ……, ngày…… tháng…… năm ……

THÔNG BÁO

Về việc thay đổi mẫu con dấu/số lượng con dấu của doanh nghiệp

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh, thành phố ………

Tên doanh nghiệp: ……………………………………………..

Mã số doanh nghiệp: ……………………………………………..

Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu/số lượng con dấu như sau:

1. Mẫu con dấu:

Mẫu con dấu cũ	Mẫu con dấu mới	Ghi chú
(Đóng dấu trực tiếp)	(Đóng dấu trực tiếp)

2. Số lượng con dấu:

- Số lượng con dấu trước khi thay đổi: ……………………………………..

- Số lượng con dấu sau khi thay đổi: ………………………………………

3. Thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu mới: từ ngày …. tháng …. năm ………………

Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác, hợp pháp, phù hợp thuần phong mỹ tục, văn hóa, khả năng gây nhầm lẫn của mẫu con dấu và tranh chấp phát sinh do việc quản lý và sử dụng con dấu.

NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT (Ký và ghi rõ họ tên)

Trách nhiệm của doanh nghiệp đối với con dấu

Mặc dù thủ tục đã được đơn giản hóa, nhưng doanh nghiệp cần lưu ý quy định tại Điều 15 Nghị định 96/2015/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu. Doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của mẫu dấu, không được sử dụng các hình ảnh, biểu tượng vi phạm thuần phong mỹ tục hoặc gây nhầm lẫn với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội.

Việc thay đổi con dấu không chỉ là thủ tục hành chính mà còn liên quan đến tính pháp lý của các giao dịch. Do đó, sau khi thay đổi, doanh nghiệp cần thông báo cho ngân hàng và các đối tác quan trọng để cập nhật mẫu dấu mới, tránh những rắc rối không đáng có trong quá trình ký kết hợp đồng và thực hiện giao dịch tài chính.