Bối cảnh pháp lý về quản lý con dấu doanh nghiệp năm 2018

Kể từ khi Luật Doanh nghiệp 2014 chính thức có hiệu lực, quyền tự chủ của doanh nghiệp đối với con dấu đã được nâng lên một tầm cao mới. Doanh nghiệp có quyền tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của mình cũng như của các đơn vị phụ thuộc như chi nhánh, văn phòng đại diện.

Đặc biệt, với sự ra đời của Nghị định 108/2018/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 10/10/2018), các thủ tục về đăng ký doanh nghiệp, bao gồm cả việc thông báo mẫu con dấu, đã được đơn giản hóa đáng kể nhằm tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho hoạt động kinh doanh.

Tại sao cần thực hiện thủ tục hủy mẫu con dấu chi nhánh?

Việc hủy mẫu con dấu chi nhánh thường phát sinh trong các trường hợp như: thay đổi hình thức mẫu dấu, thay đổi số lượng con dấu, hoặc khi chi nhánh chấm dứt hoạt động. Theo quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014, trước khi sử dụng hoặc thay đổi, hủy mẫu con dấu, doanh nghiệp phải gửi thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Quy trình thực hiện thủ tục hủy mẫu dấu năm 2018

Để thực hiện việc hủy mẫu con dấu chi nhánh của Công ty hợp danh, doanh nghiệp cần tuân thủ các bước sau:

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ theo mẫu quy định tại Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT.
• Bước 2: Nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi chi nhánh đặt trụ sở hoặc nộp qua mạng điện tử.
• Bước 3: Phòng Đăng ký kinh doanh tiếp nhận và thực hiện đăng tải thông báo hủy mẫu dấu trên hệ thống thông tin quốc gia.

Mẫu Thông báo hủy mẫu con dấu chi nhánh Công ty hợp danh

Dưới đây là mẫu thông báo chuẩn được áp dụng trong bối cảnh năm 2018:

(TÊN DOANH NGHIỆP) -------- Số: …………..

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ……, ngày…… tháng…… năm ……

THÔNG BÁO

Về việc hủy mẫu con dấu của chi nhánh

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố ………

Tên doanh nghiệp: ………………………………………………………..

Mã số doanh nghiệp: ………………………………………………………..

Thông báo về việc hủy mẫu con dấu như sau:

1. Thông tin về chi nhánh:

- Tên chi nhánh: ………………………………………………………..

- Mã số chi nhánh: ………………………………………………………..

2. Thời điểm hết hiệu lực của mẫu con dấu: từ ngày .... tháng ... năm ...

Doanh nghiệp cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác và trung thực của nội dung Thông báo này.

NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP (Ký, ghi họ tên)

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục

Theo quy định tại Điều 34 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, doanh nghiệp có trách nhiệm tự bảo quản và sử dụng con dấu theo quy định của Điều lệ công ty. Việc thông báo hủy mẫu dấu là thủ tục bắt buộc để đảm bảo bên thứ ba (đối tác, khách hàng) có thể tra cứu và xác nhận tính hiệu lực của con dấu đang sử dụng trong các giao dịch dân sự và kinh tế.

Nếu doanh nghiệp không thực hiện thông báo mẫu dấu hoặc thông báo hủy mẫu dấu cũ khi thay đổi, có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định về quản lý đăng ký kinh doanh. Do đó, các thành viên hợp danh cần đặc biệt lưu ý để đảm bảo tính tuân thủ pháp luật cho chi nhánh của mình.