Ngày 11/04/2018, Bộ Thông tin và Truyền thông đã ban hành Quyết định 529/QĐ-BTTTT công bố danh mục thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực xuất bản, in và phát hành. Đáng chú ý, quy trình đăng ký sử dụng máy photocopy màu đã được đơn giản hóa và điều chỉnh để phù hợp với thực tiễn quản lý.

Bối cảnh thay đổi quy định về hoạt động in năm 2018

Việc ban hành Quyết định 529/QĐ-BTTTT là bước cụ thể hóa các nội dung mới tại Nghị định 25/2018/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 60/2014/NĐ-CP). Theo đó, từ ngày 01/05/2018, các tổ chức và cá nhân khi sở hữu hoặc sử dụng máy photocopy màu, máy in có chức năng photocopy màu phải thực hiện thủ tục đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

Mục tiêu của việc quản lý chặt chẽ các thiết bị này nhằm ngăn chặn các hành vi lợi dụng công nghệ in ấn hiện đại để làm giả giấy tờ, văn bằng, chứng chỉ hoặc các loại ấn phẩm có giá trị khác, gây ảnh hưởng đến an ninh trật tự xã hội.

Quy trình đăng ký sử dụng máy photocopy màu mới nhất

Theo quy định tại khoản 17 Điều 1 Nghị định 25/2018/NĐ-CP, thủ tục đăng ký được thực hiện như sau:

"2. Đối với máy photocopy màu, máy in có chức năng photocopy màu phải đăng ký trước khi sử dụng, như sau:
a) Tổ chức, cá nhân phải gửi hồ sơ đăng ký máy qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến hoặc dịch vụ bưu chính, chuyển phát hoặc nộp hồ sơ trực tiếp tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;
b) Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phải xác nhận đăng ký bằng văn bản; trường hợp không xác nhận phải có văn bản trả lời nêu rõ lý do."

Như vậy, so với các quy định cũ, thời gian giải quyết hồ sơ đã được ấn định rõ ràng là 05 ngày làm việc, giúp doanh nghiệp và cá nhân chủ động hơn trong kế hoạch sử dụng thiết bị.

Thành phần hồ sơ đăng ký bao gồm những gì?

Để được xác nhận đăng ký, chủ sở hữu thiết bị cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ đầy đủ các giấy tờ sau theo khoản 17 Điều 1 Nghị định 25/2018/NĐ-CP:

• Đơn đăng ký sử dụng máy: Thực hiện theo mẫu quy định do Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành.
• Giấy tờ chứng minh nguồn gốc máy: Bản sao có bản chính để đối chiếu hoặc bản sao có chứng thực (nếu gửi qua bưu điện) của Giấy phép nhập khẩu máy; Hợp đồng và hóa đơn mua máy hoặc chứng từ thuê mua máy.
• Đối với trường hợp chuyển nhượng: Cần có đơn đề nghị chuyển nhượng có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đã xác nhận đăng ký máy đó trước đây.

Lưu ý về việc chuyển nhượng và thanh lý máy

Pháp luật năm 2018 cũng quy định rõ trách nhiệm của người sử dụng khi không còn nhu cầu dùng máy. Cụ thể:

• Khi chuyển nhượng: Phải thực hiện thủ tục xác nhận chuyển nhượng tại cơ quan đã đăng ký ban đầu. Hồ sơ bao gồm đơn đề nghị (02 bản), giấy tờ tư cách pháp nhân của bên nhận chuyển nhượng và bản chính giấy xác nhận đăng ký cũ.
• Khi thanh lý: Tổ chức, cá nhân phải có văn bản thông báo đến cơ quan quản lý nhà nước về hoạt động in nơi đã đăng ký máy. Khi đó, giấy xác nhận đăng ký máy sẽ chính thức hết hiệu lực.

Việc tuân thủ các quy định về đăng ký và quản lý máy photocopy màu không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn giúp bảo vệ quyền lợi của chính chủ sở hữu trong quá trình vận hành và giao dịch thiết bị.