Việc mở rộng mạng lưới hoạt động thông qua việc thành lập chi nhánh là một chiến lược phát triển tất yếu của nhiều doanh nghiệp, trong đó có công ty hợp danh. Để đảm bảo quá trình này diễn ra thuận lợi và đúng pháp luật, các thành viên hợp danh cần nắm vững các quy định về hồ sơ và trình tự thực hiện. Đặc biệt, kể từ ngày 10/10/2018, khi Nghị định 108/2018/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, một số thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp đã có những thay đổi đáng chú ý nhằm đơn giản hóa và tạo điều kiện tối đa cho nhà đầu tư.

1. Quyền thành lập chi nhánh của công ty hợp danh

Theo quy định tại Điều 46 Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có quyền lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Công ty hợp danh có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh tại một địa phương theo địa giới hành chính.

Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải phù hợp với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

2. Hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh trong nước

Căn cứ vào Điều 33 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh đối với công ty hợp danh bao gồm các loại giấy tờ sau:

• Thông báo lập chi nhánh: Nội dung thông báo bao gồm mã số doanh nghiệp, tên và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, tên chi nhánh dự định thành lập, địa chỉ trụ sở chi nhánh, nội dung và phạm vi hoạt động của chi nhánh, thông tin đăng ký thuế, thông tin của người đứng đầu chi nhánh...
• Quyết định của Hội đồng thành viên: Bản sao quyết định của các thành viên hợp danh về việc thành lập chi nhánh.
• Biên bản họp của Hội đồng thành viên: Bản sao hợp lệ biên bản họp của các thành viên hợp danh về việc đăng ký hoạt động chi nhánh.
• Quyết định bổ nhiệm: Bản sao hợp lệ quyết định của hội đồng thành viên về việc bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh.
• Giấy tờ chứng thực cá nhân: Bản sao hợp lệ Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu chi nhánh.

3. Trình tự, thủ tục thực hiện tại cơ quan đăng ký kinh doanh

Quy trình thực hiện đăng ký hoạt động chi nhánh được tiến hành qua các bước sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt chi nhánh hoặc nộp hồ sơ trực tuyến qua mạng điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Việc nộp hồ sơ qua mạng đang được khuyến khích nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí.

Bước 2: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Khi nhận được hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh cho doanh nghiệp.

Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp.

Bước 3: Nhận kết quả

Doanh nghiệp nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh trực tiếp tại bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc qua đường bưu điện (nếu có đăng ký).

4. Đăng ký hoạt động chi nhánh tại nước ngoài

Việc lập chi nhánh của doanh nghiệp ở nước ngoài thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải có trách nhiệm thông báo cho cơ quan quản lý trong nước để cập nhật thông tin.

Cụ thể, theo khoản 5 Điều 33 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, trong thời hạn 30 ngày làm việc, kể từ ngày chính thức mở chi nhánh ở nước ngoài, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký. Kèm theo thông báo phải có bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh hoặc giấy tờ tương đương để bổ sung thông tin vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

5. Những điểm mới cần lưu ý từ cuối năm 2018

Với sự ra đời của Nghị định 108/2018/NĐ-CP, thủ tục đăng ký doanh nghiệp nói chung và đăng ký chi nhánh nói riêng đã có những cải cách mạnh mẽ nhằm giảm bớt gánh nặng hành chính cho doanh nghiệp:

“Doanh nghiệp không bắt buộc phải đóng dấu trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Việc đóng dấu đối với các giấy tờ khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thực hiện theo quy định của pháp luật có liên quan.”

Ngoài ra, Nghị định cũng làm rõ hơn về việc đăng ký địa điểm kinh doanh, cho phép doanh nghiệp lập địa điểm kinh doanh ở ngoài địa chỉ đăng ký trụ sở chính mà không còn bị giới hạn trong phạm vi tỉnh, thành phố nơi đặt trụ sở chính hoặc chi nhánh như trước đây (theo khoản 9 Điều 1 Nghị định 108/2018/NĐ-CP sửa đổi Khoản 2 Điều 33 Nghị định 78/2015/NĐ-CP).

Trên đây là hướng dẫn chi tiết về thủ tục đăng ký hoạt động chi nhánh công ty hợp danh. Việc tuân thủ đúng các quy định pháp luật không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của hệ thống chi nhánh sau này.