Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc nắm vững quy trình khởi tạo và phát hành hóa đơn điện tử không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành. Đối với các công ty cổ phần, việc chuyển từ hóa đơn tự in truyền thống sang hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất đã trở thành yêu cầu bắt buộc.

Chuyên gia hướng dẫn quy trình nghiệp vụ hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp (ảnh minh họa)

1. Đối tượng và điều kiện áp dụng hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hầu hết các doanh nghiệp, bao gồm cả công ty cổ phần, đều phải sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Cụ thể, các đối tượng bao gồm:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực như điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, vận tải, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử... được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

"Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế."

2. Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Để bắt đầu sử dụng, công ty cổ phần cần thực hiện các bước sau theo hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC:

Bước 1: Lập tờ khai đăng ký sử dụng

Doanh nghiệp truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để lập Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Giao diện hệ thống quản lý hóa đơn điện tử hiện đại giúp doanh nghiệp dễ dàng thao tác (ảnh minh họa)

Bước 2: Tiếp nhận phản hồi từ cơ quan thuế

Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo điện tử về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.

Bước 3: Ngừng sử dụng hóa đơn cũ

Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký, doanh nghiệp phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định cũ và thực hiện tiêu hủy hóa đơn giấy đã đặt in nhưng chưa sử dụng (nếu có).

3. Những lưu ý quan trọng về an toàn và bảo mật

Việc tự quản lý hệ thống hóa đơn điện tử đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn kỹ thuật:

• Chữ ký số: Phải đảm bảo tính hợp lệ và còn hiệu lực theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
• Lưu trữ dữ liệu: Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ trong thời hạn 10 năm theo quy định của Luật Kế toán 2015.
• Phần mềm ứng dụng: Phải có khả năng truyền nhận dữ liệu với cơ quan thuế một cách thông suốt và bảo mật.

Nếu doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình triển khai, việc liên hệ với các tổ chức cung cấp dịch vụ giải pháp hóa đơn điện tử uy tín là lựa chọn tối ưu để đảm bảo hệ thống vận hành ổn định và đúng luật.