Chứng thực chữ ký là một trong những thủ tục hành chính phổ biến nhất hiện nay, gắn liền với các giao dịch dân sự và hồ sơ pháp lý của cá nhân. Tuy nhiên, với sự ra đời của các quy định mới trong năm 2025 và 2026, quy trình này đã có những bước tiến đáng kể về mặt công nghệ và đơn giản hóa thủ tục.

1. Chứng thực chữ ký là gì?

Theo quy định tại khoản 3 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 1 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP):

“Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.

2. Các trường hợp không được chứng thực chữ ký

Pháp luật quy định rất rõ các trường hợp cơ quan có thẩm quyền sẽ từ chối thực hiện chứng thực để đảm bảo tính pháp lý và đạo đức xã hội. Cụ thể, theo Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, các trường hợp này bao gồm:

• Người yêu cầu không nhận thức và làm chủ được hành vi tại thời điểm chứng thực.
• Sử dụng giấy tờ tùy thân (Căn cước, Hộ chiếu...) hết hạn hoặc giả mạo.
• Nội dung văn bản trái pháp luật, đạo đức xã hội hoặc xâm phạm an ninh quốc gia.
• Văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch (trừ một số trường hợp ủy quyền đặc biệt).

3. Hồ sơ và quy trình thực hiện mới nhất

3.1 Thành phần hồ sơ

Người dân cần chuẩn bị các giấy tờ sau theo khoản 1 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP:

• Bản chính hoặc bản sao có chứng thực giấy tờ tùy thân còn giá trị.
• Giấy tờ, văn bản cần chứng thực chữ ký.

Điểm mới: Theo khoản 4 Điều 1 Nghị định 07/2025/NĐ-CP, nếu thông tin đã được tích hợp trên VNeID, người dân không cần xuất trình bản cứng.

3.2 Trình tự thực hiện

Quy trình được thực hiện qua các bước chặt chẽ:

1. Tiếp nhận: Người thực hiện chứng thực kiểm tra hồ sơ và năng lực hành vi của người yêu cầu.
2. Thực hiện: Người yêu cầu ký trước mặt người thực hiện chứng thực.
3. Hoàn tất: Ghi lời chứng, ký tên, đóng dấu và ghi vào sổ chứng thực.

Thời hạn giải quyết thường là ngay trong ngày làm việc hoặc ngày làm việc tiếp theo nếu hồ sơ nộp sau 15 giờ.

4. Lời khuyên pháp lý

Khi đi thực hiện chứng thực chữ ký, bạn nên kiểm tra kỹ nội dung văn bản để tránh các yếu tố vi phạm quy định tại khoản 4 Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Việc sử dụng ứng dụng định danh điện tử sẽ giúp quá trình này trở nên thuận tiện và nhanh chóng hơn rất nhiều.