Trong quá trình vận hành, vì nhiều lý do khách quan như thay đổi chiến lược kinh doanh, tối ưu hóa chi phí hoặc chuyển đổi mô hình hoạt động, các công ty cổ phần thường phải tiến hành thủ tục chấm dứt hoạt động của các địa điểm kinh doanh. Tuy nhiên, việc đóng cửa một địa điểm không đơn thuần là dừng hoạt động thực tế mà còn đòi hỏi doanh nghiệp phải hoàn tất các thủ tục pháp lý theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh hoạt động chấm dứt địa điểm kinh doanh

Tại thời điểm năm 2018, mọi hoạt động liên quan đến đăng ký và thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đều được điều chỉnh bởi các văn bản quy phạm pháp luật quan trọng sau:

• Luật Doanh nghiệp 2014: Quy định khung về quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với các đơn vị phụ thuộc và địa điểm kinh doanh.
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP: Hướng dẫn chi tiết về hồ sơ, trình tự và thủ tục đăng ký doanh nghiệp.
• Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT: Ban hành hệ thống biểu mẫu sử dụng trong đăng ký doanh nghiệp.

Theo quy định tại Điều 60 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, khi chấm dứt hoạt động địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp phải gửi Thông báo về việc chấm dứt hoạt động địa điểm kinh doanh đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt địa điểm kinh doanh.

Quy trình thực hiện chấm dứt hoạt động địa điểm kinh doanh

Để việc chấm dứt hoạt động diễn ra thuận lợi, công ty cổ phần cần tuân thủ các bước sau:

Bước 1: Thông báo cho cơ quan Thuế

Trước khi nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần thực hiện các nghĩa vụ về thuế tại Chi cục Thuế quản lý trực tiếp địa điểm kinh doanh đó. Điều này bao gồm việc hoàn thành các nghĩa vụ kê khai, nộp thuế và làm thủ tục đóng mã số thuế (nếu địa điểm kinh doanh có mã số thuế riêng).

Bước 2: Soạn thảo hồ sơ chấm dứt hoạt động

Hồ sơ bao gồm Thông báo về việc chấm dứt hoạt động địa điểm kinh doanh (theo mẫu quy định). Doanh nghiệp cần lưu ý thông tin về mã số địa điểm kinh doanh và địa chỉ phải chính xác tuyệt đối so với Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động đã cấp trước đó.

Bước 3: Nộp hồ sơ và nhận kết quả

Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh hoặc nộp qua mạng điện tử. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cập nhật tình trạng hoạt động của địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Mẫu Thông báo chấm dứt hoạt động địa điểm kinh doanh (Tham khảo)

Dưới đây là mẫu thông báo chuẩn được sử dụng phổ biến trong năm 2018 theo hướng dẫn của Bộ Kế hoạch và Đầu tư:

(Tên doanh nghiệp) --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------
Số: …………..	……, ngày…… tháng…… năm ……

THÔNG BÁO
Về việc chấm dứt hoạt động của địa điểm kinh doanh

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố ………….

Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa): ........................................................................................

Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: .....................................................................................................

Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (chỉ kê khai nếu không có mã số doanh nghiệp): ..............................................................................................................................................

Thông báo chấm dứt hoạt động địa điểm kinh doanh sau:

1. Tên địa điểm kinh doanh (ghi bằng chữ in hoa): ......................................................................

Mã số địa điểm kinh doanh hoặc mã số thuế chi nhánh: ..................................................................

Số Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động (nếu có): .....................................................................................................

2. Địa chỉ địa điểm kinh doanh:

Số nhà, đường phố/xóm/ấp/thôn: .....................................................................................................

Xã/Phường/Thị trấn: .........................................................................................................................

Quận/Huyện/Thị xã/Thành phố thuộc tỉnh: ......................................................................................

Tỉnh/Thành phố: ...............................................................................................................................

3. Chi nhánh chủ quản (nếu có):

Tên chi nhánh: ..................................................................................................................................

Mã số chi nhánh/Mã số thuế của chi nhánh: .....................................................................................

Doanh nghiệp cam kết sẽ chịu trách nhiệm thanh toán hết các khoản nợ, nghĩa vụ tài sản khác của địa điểm kinh doanh và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác, trung thực của nội dung Thông báo này.

Các giấy tờ gửi kèm: - ……………………..

ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP (Ký, ghi họ tên và đóng dấu)

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục

Việc chấm dứt hoạt động địa điểm kinh doanh không làm chấm dứt sự tồn tại của doanh nghiệp, nhưng nếu không thực hiện đúng quy trình, doanh nghiệp có thể đối mặt với các rủi ro sau:

• Xử phạt vi phạm hành chính: Theo quy định về xử phạt trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư, việc chậm trễ thông báo chấm dứt hoạt động có thể bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.
• Rắc rối về thuế: Nếu không chốt nghĩa vụ thuế tại địa phương, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn khi thực hiện các thủ tục quyết toán thuế cuối năm hoặc giải thể công ty sau này.
• Trách nhiệm tài sản: Công ty cổ phần phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với các nghĩa vụ phát sinh từ hoạt động của địa điểm kinh doanh đã chấm dứt.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cái nhìn toàn diện và hướng dẫn cụ thể cho quý doanh nghiệp về thủ tục chấm dứt hoạt động địa điểm kinh doanh trong bối cảnh pháp luật năm 2018.