Tại sao doanh nghiệp phải thực hiện chấm dứt hiệu lực mã số thuế?

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, vì nhiều lý do khách quan hoặc chủ quan như giải thể, phá sản, hoặc tổ chức lại doanh nghiệp, các đơn vị kinh doanh phải thực hiện thủ tục đóng mã số thuế. Đối với loại hình Công ty TNHH hai thành viên trở lên, việc chấm dứt hiệu lực mã số thuế không chỉ là một bước thủ tục hành chính mà còn là sự xác nhận hoàn tất nghĩa vụ thuế với Nhà nước.

Chuyên viên kế toán đang rà soát hồ sơ thuế để chuẩn bị thủ tục đóng mã số thuế (ảnh minh họa)

Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2006 và các văn bản sửa đổi, bổ sung, mã số thuế sẽ bị chấm dứt hiệu lực khi người nộp thuế không còn tồn tại hoặc không còn hoạt động kinh doanh. Việc chậm trễ hoặc sai sót trong quá trình này có thể dẫn đến những rắc rối pháp lý không đáng có cho các thành viên góp vốn và người đại diện theo pháp luật.

Căn cứ pháp lý và các trường hợp áp dụng năm 2018

Tại thời điểm năm 2018, các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến các văn bản quy phạm pháp luật sau đây:

• Luật Quản lý thuế số 78/2006/QH11.
• Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Quản lý thuế số 21/2012/QH13.
• Thông tư 95/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về đăng ký thuế.

Cụ thể, theo Điều 17 Thông tư 95/2016/TT-BTC, Công ty TNHH hai thành viên trở lên phải thực hiện chấm dứt hiệu lực mã số thuế trong các trường hợp: Giải thể doanh nghiệp; Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập doanh nghiệp; hoặc bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế bao gồm những gì?

Để cơ quan thuế chấp nhận việc đóng mã số thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và chính xác. Theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều 17 Thông tư 95/2016/TT-BTC, hồ sơ bao gồm:

1. Văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế (theo mẫu số 24/ĐK-TCT).
2. Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Thông báo mã số thuế (bản gốc); hoặc công văn báo mất nếu không còn giữ.
3. Bản sao quyết định giải thể hoặc biên bản họp của Hội đồng thành viên về việc giải thể doanh nghiệp.
4. Các văn bản liên quan khác tùy theo trường hợp cụ thể (như quyết định chia, tách, sáp nhập...).

Mẫu đơn và con dấu doanh nghiệp là những thành phần không thể thiếu trong bộ hồ sơ thuế (ảnh minh họa)

Quy trình thực hiện tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp

Quy trình này thường được chia làm hai giai đoạn chính:

Giai đoạn 1: Hoàn thành nghĩa vụ thuế. Trước khi nộp hồ sơ chấm dứt mã số thuế, doanh nghiệp phải hoàn thành mọi nghĩa vụ nộp thuế, nộp báo cáo thuế và quyết toán thuế đến thời điểm chấm dứt hoạt động. Cơ quan thuế sẽ thực hiện kiểm tra, quyết toán thuế tại trụ sở doanh nghiệp nếu cần thiết.

Giai đoạn 2: Nộp hồ sơ và nhận kết quả. Sau khi đã hoàn tất nghĩa vụ, doanh nghiệp nộp bộ hồ sơ nêu trên cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Trong thời hạn quy định, cơ quan thuế sẽ ban hành Thông báo về việc người nộp thuế chấm dứt hiệu lực mã số thuế (Mẫu số 18/L-ĐK-TCT).

Mẫu văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế (Mẫu 24/ĐK-TCT)

Dưới đây là mẫu văn bản chuẩn theo quy định tại Thông tư 95/2016/TT-BTC mà doanh nghiệp cần sử dụng:

TÊN NGƯỜI NỘP THUẾ Số: ......................	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------------------
	......, ngày ...... tháng ........ năm .......

VĂN BẢN ĐỀ NGHỊ CHẤM DỨT HIỆU LỰC MÃ SỐ THUẾ
(Mẫu số 24/ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư số 95/2016/TT-BTC)

Kính gửi: Cục Thuế/Chi cục Thuế ............................................................

Tên người nộp thuế (ghi theo đăng ký thuế): .................................................................................

Mã số thuế: .....................................................................................................................................

Địa chỉ trụ sở chính: ........................................................................................................................

Địa chỉ nhận thông báo thuế: ..........................................................................................................

Lý do chấm dứt hiệu lực mã số thuế: ..............................................................................................

.........................................................................................................................................................

Hồ sơ đính kèm gồm: .....................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

Người nộp thuế cam đoan số liệu khai trên là đúng và chịu trách nhiệm trước pháp luật về những số liệu đã khai./.

NGƯỜI NỘP THUẾ hoặc NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Những lưu ý quan trọng dành cho doanh nghiệp

Thứ nhất, doanh nghiệp không được sử dụng mã số thuế trong các giao dịch kinh tế kể từ ngày cơ quan thuế ban hành Thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế. Mọi hành vi sử dụng mã số thuế đã đóng đều bị coi là vi phạm pháp luật về thuế.

Thứ hai, đối với các đơn vị trực thuộc (chi nhánh, văn phòng đại diện), khi trụ sở chính chấm dứt hiệu lực mã số thuế thì mã số thuế của các đơn vị trực thuộc cũng sẽ bị chấm dứt hiệu lực đồng thời. Do đó, doanh nghiệp cần chủ động thông báo cho các đơn vị này để thực hiện các thủ tục liên quan.

Cuối cùng, hãy đảm bảo rằng tất cả các hóa đơn đã sử dụng hoặc chưa sử dụng đều được báo cáo và xử lý theo đúng quy định về hóa đơn trước khi nộp hồ sơ đóng mã số thuế.