Trong lộ trình cải cách thủ tục hành chính và hiện đại hóa quản lý nhà nước về kinh tế, cuối năm 2018 đánh dấu một bước ngoặt quan trọng với sự ra đời của Nghị định 108/2018/NĐ-CP. Một trong những nhiệm vụ trọng tâm là chuẩn hóa dữ liệu trên Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia, đặc biệt đối với các doanh nghiệp vẫn đang hoạt động theo Giấy phép đầu tư cũ.

Chuyên gia pháp lý tư vấn quy trình chuyển đổi thông tin doanh nghiệp năm 2018 (ảnh minh họa)

Tại sao doanh nghiệp cần cập nhật thông tin từ Giấy phép đầu tư?

Trước đây, theo cơ chế cũ, các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài thường được cấp Giấy phép đầu tư hoặc Giấy chứng nhận đầu tư, trong đó tích hợp cả nội dung dự án đầu tư và nội dung đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên, kể từ khi Luật Doanh nghiệp 2014 và Luật Đầu tư 2014 có hiệu lực, hai chức năng này đã được tách biệt hoàn toàn.

Việc cập nhật thông tin không chỉ đơn thuần là thay đổi hình thức văn bản mà còn mang lại những lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:

• Sở hữu mã số doanh nghiệp duy nhất: Giúp đồng nhất mã số thuế, mã số đơn vị bảo hiểm và mã số hải quan, tạo điều kiện thuận lợi tối đa trong các giao dịch hành chính và ngân hàng.
• Minh bạch thông tin: Dữ liệu doanh nghiệp được hiển thị chính xác trên Cổng thông tin quốc gia, tăng uy tín với đối tác và khách hàng.
• Tuân thủ pháp luật: Đảm bảo doanh nghiệp hoạt động đúng theo các quy định mới nhất về đăng ký kinh doanh, tránh các rủi ro pháp lý không đáng có khi thực hiện các thủ tục thay đổi sau này.

Căn cứ pháp lý áp dụng (Thời điểm tháng 10/2018)

Để thực hiện thủ tục này, doanh nghiệp cần căn cứ vào hệ thống văn bản quy phạm pháp luật đang có hiệu lực tại thời điểm cuối năm 2018, bao gồm:

• Luật Doanh nghiệp 2014;
• Luật Đầu tư 2014;
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
• Nghị định 108/2018/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 10/10/2018) với nhiều cải cách về hồ sơ và trình tự thực hiện.

Hoàn thiện hồ sơ pháp lý là bước quan trọng để doanh nghiệp chuẩn hóa dữ liệu (ảnh minh họa)

Quy trình thực hiện cập nhật thông tin doanh nghiệp

Theo hướng dẫn mới nhất năm 2018, quy trình cập nhật thông tin được thực hiện qua các bước cơ bản sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm:

• Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu Phụ lục II-18);
• Bản sao hợp lệ Giấy phép đầu tư hoặc Giấy chứng nhận đầu tư;
• Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký thuế.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc nộp trực tuyến qua mạng điện tử.

Bước 3: Nhận kết quả

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện cập nhật dữ liệu và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới cho đơn vị.

Mẫu Giấy đề nghị cập nhật thông tin (Phụ lục II-18)

Dưới đây là cấu trúc mẫu Giấy đề nghị được ban hành kèm theo Thông tư của Bộ Kế hoạch và Đầu tư mà doanh nghiệp cần sử dụng:

(TÊN DOANH NGHIỆP) -------- Số: …………..

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ------o0o------ ……, ngày…… tháng…… năm ……

GIẤY ĐỀ NGHỊ

Bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp đối với doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố ………

Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa): …………………………….............................

Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: ....................................................................................

Số Giấy phép đầu tư/Giấy chứng nhận đầu tư: .................................................................

Ngày cấp: …../…../…….. Nơi cấp: ................................................................................

Đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, cụ thể như sau:

1. Tên công ty:
- Tên tiếng Việt: ............................................................................................................
- Tên tiếng nước ngoài: .................................................................................................
- Tên viết tắt: ................................................................................................................

2. Địa chỉ trụ sở chính: ...............................................................................................

3. Ngành, nghề kinh doanh: (Ghi tên và mã theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam)

STT	Tên ngành	Mã ngành	Ngành chính
1	...	...	...

4. Vốn điều lệ: ........................................................................................................

5. Thông tin về người đại diện theo pháp luật: ..........................................................

Doanh nghiệp cam đoan những thông tin kê khai trên đây là hoàn toàn chính xác và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung đã kê khai.

ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA CÔNG TY (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Những lưu ý quan trọng về lệ phí và trách nhiệm

Căn cứ theo quy định tại Điều 8 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, doanh nghiệp có trách nhiệm tự kê khai thông tin một cách trung thực và chính xác. Một điểm đáng lưu ý là việc cập nhật thông tin này được miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp, nhằm khuyến khích các đơn vị sớm hoàn thiện dữ liệu quốc gia.

Việc chủ động thực hiện thủ tục này trong năm 2018 sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những phiền hà về sau khi thực hiện các thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp khác, bởi khi đó cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ yêu cầu doanh nghiệp phải hoàn thành việc cập nhật thông tin trước khi xử lý các yêu cầu thay đổi.