Trong kỷ nguyên số, việc sở hữu một website thương mại điện tử (TMĐT) là yếu tố sống còn của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều Công ty cổ phần thường bỏ qua việc cập nhật thông tin website với cơ quan quản lý khi có sự thay đổi về nhân sự, địa chỉ hoặc tên miền. Việc chậm trễ này không chỉ gây gián đoạn hoạt động mà còn tiềm ẩn rủi ro bị xử phạt hành chính nghiêm trọng.

1. Những trường hợp bắt buộc phải thông báo thay đổi thông tin website

Theo quy định tại Điều 53 Nghị định 52/2013/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 85/2021/NĐ-CP), Công ty cổ phần phải thông báo với Bộ Công Thương trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ khi có sự thay đổi một trong các thông tin sau:

• Tên miền của website thương mại điện tử;
• Loại hàng hóa, dịch vụ giới thiệu trên website;
• Tên doanh nghiệp hoặc thông tin về trụ sở chính;
• Thông tin về Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (số, ngày cấp, nơi cấp);
• Thông tin của người đại diện theo pháp luật (họ tên, chức danh, CMND/CCCD, email, số điện thoại).

"Thương nhân, tổ chức, cá nhân thiết lập website thương mại điện tử bán hàng phải thông báo với Bộ Công Thương thông qua công cụ thông báo trực tuyến trên Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử."

2. Quy trình thực hiện thay đổi thông tin trực tuyến

Hiện nay, toàn bộ quy trình được thực hiện trực tuyến giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí. Dưới đây là các bước cụ thể:

Bước 1: Đăng nhập hệ thống

Doanh nghiệp truy cập vào Cổng thông tin Quản lý hoạt động TMĐT tại địa chỉ online.gov.vn. Sử dụng tài khoản đã được cấp trước đó để đăng nhập.

Bước 2: Khai báo thông tin thay đổi

Sau khi đăng nhập, chọn chức năng "Thông báo website", tìm đến website cần chỉnh sửa và chọn "Sửa". Tại đây, doanh nghiệp cập nhật các trường thông tin mới nhất theo thực tế.

Bước 3: Chờ phản hồi từ Bộ Công Thương

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, Bộ Công Thương sẽ phản hồi qua email về tính hợp lệ của hồ sơ:

• Nếu hồ sơ đầy đủ: Hệ thống xác nhận thay đổi thành công.
• Nếu hồ sơ chưa hợp lệ: Doanh nghiệp cần bổ sung, chỉnh sửa theo hướng dẫn trong email.

3. Lưu ý quan trọng để tránh bị chấm dứt hồ sơ

Một sai lầm phổ biến là doanh nghiệp không theo dõi email sau khi gửi yêu cầu. Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu bổ sung mà doanh nghiệp không phản hồi, hồ sơ sẽ bị chấm dứt và phải thực hiện lại từ đầu. Điều này không chỉ gây mất thời gian mà còn có thể khiến doanh nghiệp vi phạm thời hạn 07 ngày theo quy định.

Việc tuân thủ đúng quy định về TMĐT không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn giúp nâng cao uy tín của doanh nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác. Nếu bạn gặp khó khăn trong quá trình thực hiện, hãy tham khảo ý kiến từ các chuyên gia pháp lý để đảm bảo mọi thủ tục được hoàn tất chính xác nhất.