Trong kỷ nguyên số, việc các công ty hợp danh vận hành ứng dụng thương mại điện tử để tiếp cận khách hàng đã trở nên phổ biến. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp lúng túng khi có sự thay đổi về nhân sự, địa chỉ hoặc tính năng ứng dụng. Việc chậm trễ thông báo không chỉ gây gián đoạn hoạt động mà còn tiềm ẩn nguy cơ bị xử phạt hành chính nghiêm trọng.

Khi nào công ty hợp danh bắt buộc phải thông báo thay đổi?

Theo quy định tại Điều 56 Nghị định 52/2013/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 85/2021/NĐ-CP), doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thông báo sửa đổi, bổ sung thông tin trong vòng 07 ngày làm việc kể từ khi có sự thay đổi đối với các nội dung sau:

• Thay đổi tên thương nhân, tổ chức hoặc tên doanh nghiệp.
• Thay đổi người đại diện theo pháp luật hoặc người chịu trách nhiệm đối với ứng dụng.
• Thay đổi địa chỉ trụ sở giao dịch hoặc thông tin liên hệ (số điện thoại, email).
• Thay đổi tên miền hoặc địa chỉ lưu trữ ứng dụng trên các kho ứng dụng (App Store, Google Play).
• Thay đổi quy chế phối hợp, điều kiện giao dịch hoặc các điều khoản hợp đồng cung cấp dịch vụ.
• Bổ sung hoặc thay đổi các loại hình dịch vụ cung cấp trên ứng dụng.

Phương thức và quy trình thực hiện thông báo trực tuyến

Hiện nay, Bộ Công Thương đã tối ưu hóa quy trình này thông qua môi trường điện tử. Công ty hợp danh thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Cập nhật thông tin trực tuyến

Doanh nghiệp truy cập vào tài khoản đã được cấp tại Cổng thông tin quản lý hoạt động thương mại điện tử (online.gov.vn). Tại đây, bạn chọn ứng dụng cần sửa đổi và tiến hành cập nhật các trường thông tin mới nhất.

Bước 2: Gửi hồ sơ bản giấy (nếu cần)

Sau khi khai báo trực tuyến, doanh nghiệp cần gửi Thông báo thay đổi nội dung đăng ký (theo mẫu) kèm theo bản sao các tài liệu chứng minh sự thay đổi (ví dụ: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, quyết định thay đổi nhân sự...) về Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số - Bộ Công Thương.

"Thương nhân, tổ chức thiết lập website cung cấp dịch vụ thương mại điện tử phải thông báo sửa đổi, bổ sung thông tin đăng ký khi có một trong những thay đổi..." - Trích khoản 1 Điều 56 Nghị định 52/2013/NĐ-CP.

Thời hạn giải quyết và những lưu ý quan trọng

Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo đầy đủ và chính xác, Bộ Công Thương sẽ phản hồi về việc xác nhận hoặc không xác nhận thông tin sửa đổi qua tài khoản hệ thống. Nếu bị từ chối, cơ quan quản lý sẽ nêu rõ lý do để doanh nghiệp hoàn thiện.

Lời khuyên pháp lý: Đối với công ty hợp danh, nơi các thành viên hợp danh có trách nhiệm liên đới, việc quản lý thông tin người chịu trách nhiệm ứng dụng là cực kỳ quan trọng. Hãy đảm bảo rằng mọi thay đổi về thành viên quản lý đều được cập nhật ngay lập tức để tránh các tranh chấp phát sinh trong giao dịch điện tử.