Trong hoạt động quản trị tài chính doanh nghiệp, việc quản lý và trích khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) đóng vai trò then chốt trong việc xác định chi phí hợp lý và tối ưu hóa thuế thu nhập doanh nghiệp. Tuy nhiên, thực tế sản xuất kinh doanh đôi khi đòi hỏi doanh nghiệp phải điều chỉnh thời gian hoặc phương pháp trích khấu hao để phù hợp với tình hình thực tế. Tại thời điểm đầu năm 2019, các quy định này được thực hiện nghiêm ngặt theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Khi nào doanh nghiệp được thay đổi thời gian trích khấu hao TSCĐ?

Theo quy định tại Điều 10 Thông tư 45/2013/TT-BTC, doanh nghiệp có quyền chủ động xác định thời gian trích khấu hao TSCĐ nhưng phải nằm trong khung quy định tại Phụ lục 1. Trường hợp muốn áp dụng thời gian khác ngoài khung này, doanh nghiệp phải lập phương án giải trình chi tiết.

Các nội dung bắt buộc phải giải trình bao gồm:

• Tuổi thọ kỹ thuật của TSCĐ theo thiết kế ban đầu của nhà sản xuất.
• Hiện trạng thực tế của tài sản (thời gian đã sử dụng, thế hệ công nghệ, mức độ hao mòn hữu hình).
• Đánh giá tác động của việc tăng hoặc giảm mức khấu hao đến kết quả kinh doanh và khả năng trả nợ ngân hàng.

"Doanh nghiệp chỉ được thay đổi thời gian trích khấu hao TSCĐ một lần đối với một tài sản. Việc kéo dài thời gian trích khấu hao của TSCĐ bảo đảm không vượt quá tuổi thọ kỹ thuật của TSCĐ và không làm thay đổi kết quả kinh doanh của doanh nghiệp từ lãi thành lỗ hoặc ngược lại tại năm quyết định thay đổi." (Trích điểm c khoản 3 Điều 10 Thông tư 45/2013/TT-BTC)

Thẩm quyền phê duyệt và thời hạn thông báo

Một điểm quan trọng mà các công ty hợp danh và doanh nghiệp khác cần lưu ý là thẩm quyền phê duyệt phương án thay đổi. Không phải mọi trường hợp doanh nghiệp đều tự quyết định hoàn toàn:

• Bộ Tài chính: Phê duyệt đối với các Tập đoàn kinh tế, Tổng công ty, công ty do Nhà nước nắm giữ từ 51% vốn điều lệ trở lên.
• Sở Tài chính: Phê duyệt đối với các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế khác (bao gồm công ty hợp danh) có trụ sở chính trên địa bàn tỉnh, thành phố.

Sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt, trong thời hạn 20 ngày, doanh nghiệp phải gửi thông báo bằng văn bản cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp để theo dõi.

Thay đổi phương pháp trích khấu hao: Nguyên tắc nhất quán

Pháp luật quy định doanh nghiệp được chọn một trong ba phương pháp: đường thẳng, số dư giảm dần có điều chỉnh hoặc theo số lượng sản phẩm. Tuy nhiên, nguyên tắc nhất quán được đặt lên hàng đầu tại Điều 13 Thông tư 45/2013/TT-BTC.

Trường hợp đặc biệt cần thay đổi phương pháp, doanh nghiệp phải giải trình rõ sự thay đổi về cách thức sử dụng tài sản mang lại lợi ích kinh tế như thế nào. Tương tự như thay đổi thời gian, mỗi TSCĐ chỉ được phép thay đổi phương pháp trích khấu hao duy nhất một lần trong suốt quá trình sử dụng.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Để thực hiện thủ tục này vào năm 2019, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ gồm:

1. Văn bản thông báo thay đổi (theo mẫu của doanh nghiệp hoặc mẫu tham khảo từ cơ quan thuế).
2. Phương án thay đổi chi tiết (có giải trình các yếu tố kỹ thuật và kinh tế).
3. Văn bản phê duyệt của Sở Tài chính (đối với thay đổi thời gian ngoài khung).
4. Giấy ủy quyền (nếu người nộp không phải đại diện pháp luật).

Việc tuân thủ đúng trình tự thủ tục không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch trong báo cáo tài chính mà còn tránh được các rủi ro bị cơ quan thuế loại chi phí khấu hao khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.

Lưu ý: Nội dung trên được căn cứ theo Thông tư 45/2013/TT-BTC, Thông tư 147/2016/TT-BTC và Thông tư 28/2017/TT-BTC có hiệu lực tại thời điểm tháng 02/2019.