Việc quản lý và đăng ký hộ tịch cho công dân Việt Nam đang cư trú tại nước ngoài luôn là một trong những ưu tiên hàng đầu trong công tác lãnh sự. Nhằm đơn giản hóa các thủ tục hành chính và tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho bà con kiều bào, Bộ Ngoại giao đã ban hành Quyết định 3606/QĐ-BNG, đưa ra những hướng dẫn cụ thể về trình tự, thủ tục đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch và xác định lại dân tộc.

Bước tiến mới trong chuyển đổi số công tác hộ tịch

Một trong những điểm đáng chú ý nhất hiện nay là khả năng thực hiện các thủ tục hộ tịch trực tuyến. Theo quy định, người có yêu cầu có thể lựa chọn nộp hồ sơ trực tiếp, gửi qua bưu chính hoặc thực hiện qua môi trường điện tử. Tuy nhiên, việc nộp hồ sơ trực tuyến phụ thuộc vào điều kiện hạ tầng kỹ thuật và việc kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư của từng Cơ quan đại diện Việt Nam tại nước sở tại.

Hồ sơ cần thiết: Những lưu ý quan trọng

Để đảm bảo quyền lợi và tính chính xác của thông tin, người dân cần chuẩn bị kỹ lưỡng các loại giấy tờ sau:

• Giấy tờ xuất trình: Hộ chiếu, Căn cước công dân hoặc các giấy tờ có giá trị chứng minh nhân thân khác. Đặc biệt, nếu đã có số định danh cá nhân, công dân có thể sử dụng căn cước điện tử để thay thế giấy tờ bản cứng khi hệ thống cho phép.
• Giấy tờ phải nộp: Tờ khai theo mẫu quy định tại Thông tư 04/2024/TT-BTP và các tài liệu chứng minh căn cứ cho việc thay đổi, cải chính thông tin.

Trong trường hợp ủy quyền, văn bản ủy quyền phải được chứng thực hợp pháp, trừ trường hợp người được ủy quyền là người thân thích ruột thịt (cha, mẹ, vợ, chồng, con, anh chị em ruột) thì chỉ cần giấy tờ chứng minh quan hệ.

Thời hạn giải quyết và thẩm quyền thực hiện

Theo quy định tại Luật Hộ tịch 2014, thời hạn giải quyết đối với việc bổ sung hộ tịch thường được thực hiện ngay trong ngày làm việc. Đối với các thủ tục phức tạp hơn như thay đổi, cải chính hộ tịch hoặc xác định lại dân tộc, thời gian giải quyết là 03 ngày làm việc. Nếu cần xác minh thêm, thời hạn có thể kéo dài nhưng không quá 03 ngày làm việc tiếp theo.

Việc thay đổi, cải chính hộ tịch cho người từ đủ 14 tuổi trở lên cư trú ở nước ngoài được thực hiện tại Cơ quan đại diện nơi đã đăng ký hộ tịch trước đây hoặc nơi đã ghi vào sổ hộ tịch việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

Kết quả của quá trình này là người dân sẽ nhận được Trích lục thay đổi/cải chính/bổ sung hộ tịch hoặc xác định lại dân tộc. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để điều chỉnh các giấy tờ tùy thân khác, đảm bảo sự thống nhất trong quản lý dân cư và quyền lợi cá nhân của công dân Việt Nam trên toàn cầu.