Trong quá trình vận hành, việc quản lý và xử lý tài sản cố định (TSCĐ) là một phần không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Đặc biệt, đối với mô hình Công ty TNHH hai thành viên trở lên, quy trình thanh lý tài sản không chỉ đơn thuần là việc bán đi những món đồ cũ mà còn liên quan chặt chẽ đến các quy định về thẩm quyền và hạch toán kế toán. Vậy làm thế nào để thực hiện đúng quy trình này theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020?

Tài sản cố định là gì? Tiêu chuẩn nhận biết theo quy định mới nhất

Theo quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC, một tư liệu lao động được coi là tài sản cố định hữu hình khi thỏa mãn đồng thời cả ba tiêu chuẩn sau:

• Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó;
• Có thời gian sử dụng từ 01 năm trở lên;
• Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách tin cậy và có giá trị từ 30.000.000 đồng trở lên.

Việc xác định đúng tài sản cố định giúp doanh nghiệp có kế hoạch khấu hao và thanh lý hợp lý, tránh những sai sót trong báo cáo tài chính.

Khi nào doanh nghiệp cần tiến hành thanh lý tài sản cố định?

Thanh lý tài sản cố định là việc doanh nghiệp ngừng sử dụng và xử lý tài sản đó để thu hồi một phần giá trị hoặc giải phóng mặt bằng. Các trường hợp phổ biến bao gồm:

• Tài sản hư hỏng: TSCĐ đã xuống cấp, hư hỏng nặng và không thể sửa chữa hoặc chi phí sửa chữa quá lớn, không hiệu quả.
• Lạc hậu về công nghệ: TSCĐ vẫn còn hoạt động nhưng công nghệ đã cũ, không còn phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh hiện đại.
• Thay đổi quy mô: Khi doanh nghiệp giải thể, sáp nhập hoặc thay đổi định hướng kinh doanh dẫn đến việc dư thừa tài sản.

Quy trình 5 bước thanh lý tài sản cố định chuẩn pháp lý

Để đảm bảo tính minh bạch và đúng luật, Công ty TNHH 2 thành viên trở lên cần tuân thủ quy trình sau:

Bước 1: Lập đơn đề nghị thanh lý

Bộ phận trực tiếp quản lý hoặc sử dụng tài sản căn cứ vào tình trạng thực tế để lập đơn đề nghị thanh lý trình Ban Giám đốc. Đơn cần nêu rõ lý do thanh lý và danh mục tài sản cụ thể.

Bước 2: Quyết định thanh lý và thành lập Hội đồng

Đại diện pháp luật của doanh nghiệp ra quyết định thanh lý và thành lập Hội đồng thanh lý TSCĐ. Thành phần hội đồng thường bao gồm: Lãnh đạo đơn vị, Kế toán trưởng, cán bộ kỹ thuật và đại diện bộ phận quản lý tài sản.

Bước 3: Kiểm tra và đánh giá tài sản

Hội đồng có nhiệm vụ kiểm tra thực tế, đánh giá lại giá trị còn lại của tài sản và đề xuất hình thức xử lý phù hợp (bán đấu giá, bán chỉ định hoặc hủy bỏ).

Bước 4: Thực hiện thanh lý

Tùy vào quyết định của Hội đồng và người đứng đầu doanh nghiệp, tài sản sẽ được bán cho bên thứ ba hoặc tiến hành tiêu hủy nếu không còn giá trị sử dụng. Lưu ý, việc bán tài sản phải có hóa đơn và chứng từ hợp lệ.

Bước 5: Lập biên bản và hạch toán

Sau khi hoàn tất, Hội đồng lập Biên bản thanh lý TSCĐ. Kế toán căn cứ vào biên bản này để ghi giảm tài sản trên sổ sách và hạch toán phần thu nhập hoặc chi phí phát sinh từ việc thanh lý.

"Hội đồng thanh lý tài sản có nhiệm vụ tổ chức thực hiện việc thanh lý tài sản cố định theo đúng trình tự, thủ tục quy định trong chế độ quản lý tài chính và lập biên bản thanh lý tài sản cố định theo quy định."

Lưu ý về thẩm quyền trong Công ty TNHH 2 thành viên

Trong Công ty TNHH hai thành viên trở lên, việc thanh lý tài sản có giá trị lớn (thường là trên 50% tổng giá trị tài sản ghi trong báo cáo tài chính gần nhất, hoặc tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty) phải được Hội đồng thành viên thông qua. Điều này được quy định rõ tại Điều 55 Luật Doanh nghiệp 2020 về quyền hạn của Hội đồng thành viên.

Việc thực hiện sai thẩm quyền có thể dẫn đến các tranh chấp nội bộ hoặc rủi ro pháp lý khi cơ quan thuế kiểm tra. Do đó, doanh nghiệp cần rà soát kỹ Điều lệ công ty trước khi đặt bút ký quyết định thanh lý những tài sản quan trọng.