Trong quản trị nhân sự, thang bảng lương không chỉ là công cụ quản lý chi phí mà còn là nền tảng pháp lý quan trọng để bảo vệ quyền lợi của cả người lao động và người sử dụng lao động. Tuy nhiên, kể từ khi Bộ luật Lao động 2019 có hiệu lực, nhiều quy định về thủ tục hành chính liên quan đến tiền lương đã có sự thay đổi căn bản mà không ít doanh nghiệp vẫn còn nhầm lẫn.

Thang bảng lương là gì và tại sao phải xây dựng?

Thang lương, bảng lương là hệ thống các nhóm lương, ngạch lương và các bậc lương được thiết kế làm cơ sở để trả lương cho người lao động tùy theo năng lực, mức độ phức tạp của công việc. Theo quy định tại Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp bắt buộc phải xây dựng hệ thống này.

"1. Người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động."

Việc xây dựng thang bảng lương giúp doanh nghiệp minh bạch hóa chế độ đãi ngộ, tạo động lực phấn đấu cho nhân viên và là căn cứ pháp lý để giải quyết các tranh chấp lao động nếu có.

Bãi bỏ thủ tục nộp thang bảng lương cho cơ quan Nhà nước

Đây là điểm thay đổi quan trọng nhất mà các doanh nghiệp cần lưu ý. Trước đây, theo quy định cũ, doanh nghiệp phải nộp bộ hồ sơ thang bảng lương cho Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội quận/huyện. Tuy nhiên, hiện nay thủ tục này đã được bãi bỏ nhằm cắt giảm gánh nặng hành chính cho doanh nghiệp.

Thay vì phải nộp hồ sơ phê duyệt, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện quy trình nội bộ theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP:

• Tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (Công đoàn).
• Ban hành quyết định phê duyệt thang bảng lương.
• Công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.

Mức lương tối thiểu vùng mới nhất áp dụng từ năm 2026

Khi xây dựng thang bảng lương, mức lương thấp nhất của bậc 1 không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định. Theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP, mức lương tối thiểu vùng áp dụng từ ngày 01/01/2026 như sau:

• Vùng I: 5.310.000 đồng/tháng.
• Vùng II: 4.730.000 đồng/tháng.
• Vùng III: 4.140.000 đồng/tháng.
• Vùng IV: 3.700.000 đồng/tháng.

Doanh nghiệp cần rà soát lại hệ thống lương hiện tại để điều chỉnh kịp thời, đảm bảo tuân thủ quy định mới này.

Rủi ro pháp lý khi không xây dựng thang bảng lương

Dù không còn phải nộp cho cơ quan nhà nước, nhưng nếu doanh nghiệp lơ là việc xây dựng hoặc công bố công khai thang bảng lương, mức xử phạt sẽ rất nghiêm khắc theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Cụ thể, tại Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định:

• Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi không xây dựng thang lương, bảng lương hoặc không công bố công khai tại nơi làm việc.
• Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 75.000.000 đồng nếu trả lương thấp hơn mức lương tối thiểu vùng.

Lời khuyên cho doanh nghiệp: Hãy chủ động xây dựng hệ thống thang bảng lương khoa học ngay từ đầu năm 2026 để vừa tối ưu hóa chi phí nhân sự, vừa đảm bảo an toàn pháp lý trước các đợt thanh tra lao động.