Trong quá trình hoạt động, vì nhiều lý do khách quan hoặc chủ quan như tái cơ cấu bộ máy, thay đổi chiến lược kinh doanh hay gặp khó khăn về tài chính, doanh nghiệp có thể lựa chọn tạm dừng hoạt động của các đơn vị phụ thuộc. Việc tạm ngừng kinh doanh văn phòng đại diện không chỉ là một bước đi hành chính mà còn đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về thời hạn và hồ sơ theo pháp luật hiện hành tại thời điểm cuối năm 2018.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh hoạt động tạm ngừng kinh doanh năm 2018

Tính đến thời điểm tháng 12/2018, các hoạt động đăng ký doanh nghiệp nói chung và tạm ngừng hoạt động văn phòng đại diện nói riêng được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Luật Doanh nghiệp 2014;
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
• Đặc biệt là Nghị định 108/2018/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 10/10/2018) đã có những sửa đổi quan trọng nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính.

Thời hạn thông báo tạm ngừng kinh doanh văn phòng đại diện

Theo quy định tại Điều 200 Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có quyền tạm ngừng kinh doanh nhưng phải thông báo bằng văn bản về thời điểm và thời hạn tạm ngừng cho Cơ quan đăng ký kinh doanh.

Cụ thể, doanh nghiệp phải gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện đã đăng ký chậm nhất 15 ngày trước ngày tạm ngừng kinh doanh. Việc tuân thủ thời hạn này là bắt buộc để tránh các rủi ro pháp lý và xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư.

Hồ sơ tạm ngừng kinh doanh văn phòng đại diện bao gồm những gì?

Căn cứ theo Điều 57 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, bộ hồ sơ đầy đủ mà doanh nghiệp cần chuẩn bị bao gồm:

1. Thông báo về việc tạm ngừng kinh doanh của văn phòng đại diện (theo mẫu quy định tại Phụ lục II-21 Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT).
2. Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên) về việc tạm ngừng kinh doanh văn phòng đại diện.
3. Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục (nếu không phải là đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trực tiếp đi nộp).

Mẫu Thông báo tạm ngừng kinh doanh văn phòng đại diện (Cập nhật 2018)

Dưới đây là mẫu thông báo chuẩn xác dành cho loại hình công ty TNHH hai thành viên trở lên khi muốn tạm dừng hoạt động văn phòng đại diện:

(Tên doanh nghiệp) -------- Số: …………..

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------- ……, ngày…… tháng…… năm ……

THÔNG BÁO

Về việc tạm ngừng kinh doanh của văn phòng đại diện

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố ………….

Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa): ...................................................................................

Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: ................................................................................................

Đăng ký tạm ngừng hoạt động từ ngày … tháng … năm … cho đến ngày … tháng … năm … đối với văn phòng đại diện sau:

Tên văn phòng đại diện (ghi bằng chữ in hoa): ...........................................................................

Mã số/Mã số thuế của văn phòng đại diện: .................................................................................

Lý do tạm ngừng: …..................................................................................................................

Doanh nghiệp cam kết về tính chính xác, trung thực và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của Thông báo này.

Các giấy tờ gửi kèm: - Quyết định của Hội đồng thành viên; - Biên bản họp Hội đồng thành viên; - Văn bản ủy quyền (nếu có).

ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP (Ký, ghi họ tên và đóng dấu)

Những lưu ý quan trọng sau khi nộp hồ sơ

Sau khi nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ trao Giấy biên nhận và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ trong thời hạn 03 ngày làm việc. Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan này sẽ cấp Giấy xác nhận về việc văn phòng đại diện đã đăng ký tạm ngừng kinh doanh.

Trong thời gian tạm ngừng, doanh nghiệp vẫn phải có trách nhiệm thanh toán các khoản nợ, tiếp tục thực hiện các hợp đồng đã ký với khách hàng và người lao động của văn phòng đại diện đó, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.

Việc nắm vững quy trình và chuẩn bị hồ sơ chu đáo sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính pháp lý cao nhất cho mọi hoạt động vận hành của mình.