Trong quá trình vận hành kinh doanh, làm thêm giờ và làm việc ban đêm là phương án phổ biến giúp doanh nghiệp hoàn thành tiến độ sản xuất, kinh doanh. Nhằm bảo vệ quyền lợi người lao động và khuyến khích nâng cao năng suất, chính sách thuế hiện hành quy định phần tiền lương cao hơn do làm thêm giờ, làm việc ban đêm được hưởng ưu đãi miễn thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp và người lao động vẫn lúng túng trong việc thiết lập hồ sơ chứng minh hợp lệ, dẫn đến nguy cơ bị truy thu thuế hoặc bị loại khỏi diện miễn thuế khi cơ quan thuế kiểm tra, quyết toán.

Căn cứ quy định mới nhất áp dụng từ ngày 01/07/2026, hồ sơ miễn thuế TNCN đối với tiền lương làm thêm giờ, làm đêm gồm những tài liệu gì, điều kiện đi kèm ra sao và khung thời gian làm thêm giờ tối đa được pháp luật cho phép như thế nào? Dưới đây là phân tích chi tiết và toàn diện từ góc nhìn pháp lý.

1. Hồ sơ chứng minh tiền lương làm thêm giờ, làm đêm được miễn thuế TNCN gồm những gì?

Căn cứ theo quy định tại khoản 8 Điều 4 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 (số 109/2025/QH15), tiền lương làm việc ban đêm, làm thêm giờ được trả cao hơn so với tiền lương làm việc ban ngày, làm trong giờ tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật thuộc danh mục thu nhập được miễn thuế TNCN.

Hướng dẫn chi tiết thi hành nội dung này, khoản 1 Điều 26 Nghị định 253/2026/NĐ-CP quy định rõ ràng về nghĩa vụ lập và lưu trữ hồ sơ chứng minh của tổ chức, doanh nghiệp trả thu nhập.

Theo đó, để khoản thu nhập làm thêm giờ, làm đêm đủ điều kiện miễn thuế, tổ chức, doanh nghiệp trả thu nhập phải lập Bảng kê chi tiết, trong đó thể hiện chính xác hai yếu tố cốt lõi:

• Thời gian làm việc ban đêm, làm thêm giờ thực tế tại nơi làm việc của từng người lao động;
• Khoản tiền lương làm đêm, làm thêm giờ thực tế đã trả cho người lao động (phân định rõ phần tiền lương trả theo giờ chuẩn và phần tiền lương trả tăng thêm do làm đêm, làm thêm giờ).

Bảng kê này phải được lưu giữ đầy đủ tại doanh nghiệp và xuất trình kịp thời khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra hoặc quyết toán thuế.

Trong trường hợp doanh nghiệp không lập bảng kê riêng cho thu nhập làm thêm giờ/làm đêm, việc chứng minh khoản thu nhập này được miễn thuế TNCN bắt buộc phải dựa vào các chứng từ, tài liệu hợp pháp sau:

• Bảng thanh toán tiền lương (Bảng lương): Có tách riêng dòng/mục tiền lương làm thêm giờ, làm đêm;
• Bảng chấm công: Thể hiện chi tiết số giờ làm việc trong ngày, số giờ làm thêm và số giờ làm ban đêm của từng ca làm việc;
• Hợp đồng lao động hoặc Phụ lục hợp đồng lao động: Có thỏa thuận về chế độ làm thêm giờ, làm ca đêm và mức trả lương làm thêm giờ;
• Quyết định/Kế hoạch huy động làm thêm giờ: Văn bản phân công, ban hành của người sử dụng lao động hoặc sự đồng ý bằng văn bản của người lao động đối với việc làm thêm giờ;
• Các tài liệu, chứng từ thanh toán hợp pháp khác liên quan.

Như vậy: Hồ sơ miễn thuế TNCN đối với tiền lương làm thêm giờ, làm đêm cơ bản nhất là Bảng kê do doanh nghiệp tự lập. Nếu không có bảng kê riêng, doanh nghiệp bắt buộc phải hoàn thiện và lưu giữ bộ hồ sơ gồm: Bảng lương, bảng chấm công, hợp đồng lao động và văn bản phê duyệt làm thêm giờ để làm căn cứ giải trình với cơ quan thuế.

2. Điều kiện bắt buộc để tiền lương làm thêm giờ, làm đêm được miễn thuế TNCN

Cần lưu ý rằng không phải toàn bộ số tiền doanh nghiệp hạch toán là tiền lương làm thêm giờ đều tự động được miễn thuế. Căn cứ khoản 1 Điều 26 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, tiền lương làm việc ban đêm, làm thêm giờ chỉ được miễn thuế TNCN khi việc tổ chức làm việc ban đêm, làm thêm giờ tại nơi làm việc đáp ứng đúng và đầy đủ các quy định về điều kiện và thời gian theo pháp luật lao động.

Đặc biệt, theo quy định tại khoản 3 Điều 26 Nghị định 253/2026/NĐ-CP:

"Trường hợp tiền lương, tiền công làm việc ban đêm, làm thêm giờ vượt mức quy định của pháp luật về lao động thì phần vượt mức đó phải tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân của cá nhân nhận thu nhập."

Ví dụ minh họa: Nếu doanh nghiệp huy động người lao động làm thêm giờ vượt quá số giờ tối đa cho phép theo Bộ luật Lao động (ví dụ: làm thêm quá số giờ quy định trong tháng hoặc trong năm), thì phần tiền lương tương ứng với số giờ làm thêm bị vượt mức sẽ không được hưởng ưu đãi miễn thuế TNCN mà phải cộng tính vào thu nhập chịu thuế bình thường. Đồng thời, doanh nghiệp còn đối mặt với nguy cơ bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động.

3. Quy định thời gian làm thêm giờ tối đa hiện hành

Để đảm bảo khoản tiền lương làm thêm giờ thuộc diện được miễn thuế TNCN, doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt khung giới hạn thời gian làm thêm giờ quy định tại Điều 107 Bộ luật Lao động 2019 (số 45/2019/QH14) và Điều 60 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Cụ thể các hạn mức được quy định chi tiết như sau:

3.1. Giới hạn làm thêm giờ tối đa theo ngày

Theo điểm b khoản 2 Điều 107 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 60 Nghị định 145/2020/NĐ-CP:

• Trường hợp áp dụng thời giờ làm việc bình thường theo ngày: Số giờ làm thêm không được vượt quá 50% số giờ làm việc bình thường trong 01 ngày. Do thời giờ làm việc bình thường không quá 08 giờ/ngày (theo Điều 105 Bộ luật Lao động 2019), nên số giờ làm thêm tối đa là 04 giờ/ngày.
• Trường hợp áp dụng thời giờ làm việc bình thường theo tuần: Tổng số giờ làm việc bình thường và số giờ làm thêm không quá 12 giờ trong 01 ngày.
• Trường hợp làm việc không trọn thời gian: Tổng số giờ làm việc bình thường và số giờ làm thêm không quá 12 giờ trong 01 ngày.

3.2. Giới hạn làm thêm giờ tối đa theo tháng

Số giờ làm thêm của một người lao động không được vượt quá 40 giờ trong 01 tháng.

3.3. Giới hạn làm thêm giờ tối đa theo năm

Khung tổng số giờ làm thêm thông thường không được vượt quá 200 giờ trong 01 năm.

Tuy nhiên, đối với một số ngành, nghề, công việc đặc thù được quy định tại khoản 3 Điều 107 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 61 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người sử dụng lao động được phép tổ chức làm thêm giờ từ trên 200 giờ đến không quá 300 giờ trong 01 năm, bao gồm:

1. Sản xuất, gia công xuất khẩu sản phẩm hàng dệt, may, da, giày, điện, điện tử, chế biến nông, lâm, diêm nghiệp, thủy sản;
2. Sản xuất, cung cấp điện, viễn thông, lọc dầu; cấp, thoát nước;
3. Trường hợp giải quyết công việc đòi hỏi lao động có trình độ chuyên môn, kỹ thuật cao mà thị trường lao động không cung ứng đầy đủ, kịp thời;
4. Trường hợp phải giải quyết công việc cấp bách, không thể trì hoãn do tính chất thời vụ, thời điểm của nguyên liệu, sản phẩm hoặc để giải quyết công việc phát sinh do yếu tố khách quan không dự liệu trước;
5. Các trường hợp cấp bách phát sinh từ hoạt động công vụ trong cơ quan, đơn vị nhà nước;
6. Cung ứng dịch vụ công; dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh; dịch vụ giáo dục, giáo dục nghề nghiệp;
7. Công việc trực tiếp sản xuất, kinh doanh tại các doanh nghiệp thực hiện thời giờ làm việc bình thường không quá 44 giờ trong một tuần.

3.4. Thời gian làm thêm giờ ban đêm và ngày nghỉ lễ, tết

• Làm thêm giờ ban đêm: Khung giờ làm việc ban đêm được tính từ 22 giờ đến 06 giờ sáng ngày hôm sau (theo Điều 106 Bộ luật Lao động 2019). Pháp luật không quy định hạn mức làm thêm riêng cho ban đêm, do đó tổng thời gian làm thêm ban đêm vẫn phải nằm trong giới hạn theo ngày, tháng, năm nêu trên.
• Làm thêm vào ngày nghỉ lễ, tết, nghỉ hằng tuần: Tổng số giờ làm thêm trong ngày nghỉ hằng tuần hoặc ngày lễ, tết không được vượt quá 12 giờ trong 01 ngày.

4. Tóm tắt khuyến nghị pháp lý cho doanh nghiệp

Để đảm bảo việc khấu trừ và kê khai miễn thuế TNCN đối với khoản lương làm thêm giờ, làm đêm đúng pháp luật, doanh nghiệp cần lưu ý thực hiện tốt 3 bước sau:

• Xây dựng quy chế làm thêm giờ minh bạch: Quy định rõ thẩm quyền phê duyệt ca làm thêm, lấy ý kiến đồng ý của người lao động trước khi tổ chức làm thêm.
• Chuẩn hóa hệ thống chứng từ: Lập Bảng kê chi tiết tiền lương làm thêm giờ, làm đêm theo kỳ trả lương; đồng thời đảm bảo bảng chấm công và bảng thanh toán tiền lương phản ánh đồng bộ thông tin.
• Kiểm soát hạn mức làm thêm: Lập phần mềm hoặc file theo dõi lũy kế số giờ làm thêm của từng lao động theo tháng và năm để tránh vi phạm rào cản 40 giờ/tháng hoặc 200/300 giờ/năm.