Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là nghĩa vụ quan trọng mà mọi doanh nghiệp, bao gồm cả Công ty TNHH hai thành viên trở lên, phải hoàn tất đúng hạn để tránh các rủi ro pháp lý và tài chính.

Theo quy định pháp luật hiện hành tính đến đầu năm 2019, chậm nhất là ngày thứ 90 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch, doanh nghiệp phải thực hiện quyết toán thuế TNCN cho phần thu nhập từ tiền lương, tiền công đã chi trả trong năm. Việc nắm vững các quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC và Thông tư 92/2015/TT-BTC là điều kiện tiên quyết để kế toán doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình.

I. Đối tượng thực hiện quyết toán thuế TNCN

1. Đối với doanh nghiệp (Tổ chức trả thu nhập)

Công ty TNHH hai thành viên trở lên có trách nhiệm khai quyết toán thuế TNCN trong các trường hợp sau:

• Doanh nghiệp có phát sinh chi trả thu nhập: Bất kể có phát sinh khấu trừ thuế hay không, doanh nghiệp vẫn phải làm tờ khai quyết toán. Đây là điểm mà nhiều doanh nghiệp mới thành lập thường nhầm lẫn dẫn đến việc bị xử phạt chậm nộp tờ khai.
• Trường hợp tổ chức lại doanh nghiệp: Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014, khi doanh nghiệp thực hiện chia, tách, hợp nhất, sáp nhập hoặc chuyển đổi loại hình, nếu bên tiếp nhận kế thừa toàn bộ nghĩa vụ thuế thì doanh nghiệp trước chuyển đổi không phải khai quyết toán đến thời điểm có quyết định. Tuy nhiên, nếu không thuộc diện kế thừa, doanh nghiệp phải quyết toán thuế chậm nhất là ngày thứ 45 kể từ ngày có quyết định tổ chức lại.

2. Đối với người lao động

Người lao động có thể ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thay nếu thuộc các trường hợp quy định tại Điều 21 Thông tư 92/2015/TT-BTC, cụ thể:

• Chỉ có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một tổ chức và đang làm việc tại đó vào thời điểm ủy quyền.
• Có thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng và đã được khấu trừ thuế 10% nếu không có yêu cầu quyết toán đối với phần thu nhập này.

II. Thời hạn và địa điểm nộp hồ sơ

Việc tuân thủ thời hạn nộp hồ sơ được quy định rõ tại Thông tư 156/2013/TT-BTC:

• Thời hạn thông thường: Chậm nhất là ngày thứ 90 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch (thường là ngày 31/03 hàng năm).
• Trường hợp giải thể, phá sản: Chậm nhất là ngày thứ 45 kể từ ngày có quyết định giải thể hoặc phá sản.
• Địa điểm nộp: Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại cơ quan thuế trực tiếp quản lý (Cục Thuế hoặc Chi cục Thuế nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính).

III. Thành phần hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm 2019

Bộ hồ sơ đầy đủ mà doanh nghiệp cần chuẩn bị bao gồm các mẫu biểu ban hành kèm theo Thông tư 92/2015/TT-BTC:

1. Tờ khai quyết toán thuế TNCN: Mẫu số 05/QTT-TNCN.
2. Phụ lục bảng kê chi tiết:
   • Mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN (Dành cho cá nhân tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần).
   • Mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN (Dành cho cá nhân tính thuế theo thuế suất toàn phần).
   • Mẫu số 05-3/BK-QTT-TNCN (Bảng kê chi tiết người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh).
3. Giấy ủy quyền: Mẫu số 02/UQ-QTT-TNCN (Nếu quyết toán thay cho người lao động).

"Tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công có trách nhiệm khai quyết toán thuế và quyết toán thuế thay cho các cá nhân có ủy quyền không phân biệt có phát sinh khấu trừ thuế hay không phát sinh khấu trừ thuế."

Việc thực hiện quyết toán thuế TNCN không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp minh bạch hóa chi phí nhân sự và bảo vệ quyền lợi cho người lao động. Doanh nghiệp cần lưu ý rà soát kỹ mã số thuế của người lao động và người phụ thuộc trước khi gửi tờ khai để tránh các lỗi kỹ thuật không đáng có.