Trong bối cảnh phục hồi kinh tế, việc huy động người lao động làm thêm giờ để đảm bảo tiến độ sản xuất là nhu cầu tất yếu của nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải đơn vị nào cũng nắm rõ các quy định về thủ tục hành chính, đặc biệt là nghĩa vụ thông báo khi số giờ làm thêm vượt ngưỡng quy định. Việc thiếu sót trong khâu này không chỉ gây rủi ro pháp lý mà còn có thể dẫn đến những khoản phạt hành chính không đáng có.

Khi nào doanh nghiệp bắt buộc phải gửi thông báo làm thêm giờ?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 107 Bộ luật Lao động 2019, thời gian làm thêm giờ được xác định là khoảng thời gian làm việc ngoài thời giờ làm việc bình thường. Cụ thể, khoản 1 Điều 105 của Bộ luật này nêu rõ thời giờ làm việc bình thường không quá 08 giờ trong 01 ngày và không quá 48 giờ trong 01 tuần.

Đáng chú ý, căn cứ vào Điều 62 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp có nghĩa vụ phải thông báo cho Sở Lao động - Thương binh và Xã hội khi tổ chức làm thêm giờ trong các trường hợp sau:

• Số giờ làm thêm của người lao động đạt từ trên 200 giờ đến 300 giờ trong một năm.
• Việc huy động làm thêm giờ phải thuộc các ngành, nghề, công việc hoặc trường hợp đặc biệt quy định tại khoản 3 Điều 107 Bộ luật Lao động 2019.

"1. Khi tổ chức làm thêm từ trên 200 giờ đến 300 giờ trong một năm, người sử dụng lao động phải thông báo cho Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tại các nơi sau: a) Nơi người sử dụng lao động tổ chức làm thêm từ trên 200 giờ đến 300 giờ trong một năm; b) Nơi đặt trụ sở chính, nếu trụ sở chính đóng trên địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác với nơi người sử dụng lao động tổ chức làm thêm từ trên 200 giờ đến 300 giờ trong một năm."

Mẫu Thông báo làm thêm giờ chuẩn theo quy định hiện hành

Hiện nay, các doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng Mẫu số 02/PLIV ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP để thực hiện thủ tục này. Văn bản thông báo cần đảm bảo đầy đủ các thông tin về trường hợp làm thêm, thời gian bắt đầu thực hiện và các cam kết về quyền lợi cho người lao động.

Quy trình và thủ tục đăng ký làm thêm giờ cho doanh nghiệp

Để đảm bảo tính hợp pháp khi huy động làm thêm giờ từ trên 200 đến 300 giờ/năm, doanh nghiệp cần tuân thủ quy trình 3 bước sau:

Bước 1: Thỏa thuận với người lao động. Doanh nghiệp phải nhận được sự đồng ý của người lao động về việc làm thêm giờ. Việc thỏa thuận này nên được lập thành văn bản để làm căn cứ pháp lý sau này.

Bước 2: Soạn thảo thông báo. Sử dụng Mẫu số 02/PLIV để kê khai đầy đủ các trường hợp cần làm thêm giờ và thời gian dự kiến.

Bước 3: Gửi thông báo đến cơ quan chức năng. Doanh nghiệp gửi văn bản đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi tổ chức làm thêm hoặc nơi đặt trụ sở chính. Lưu ý quan trọng: Việc thông báo phải được thực hiện chậm nhất sau 15 ngày kể từ ngày bắt đầu thực hiện làm thêm giờ vượt ngưỡng 200 giờ.

Mức phạt khi vi phạm quy định về thông báo làm thêm giờ

Nhiều doanh nghiệp thường chủ quan cho rằng việc thông báo chỉ là thủ tục hình thức. Tuy nhiên, theo Điều 18 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hành vi không thông báo bằng văn bản cho cơ quan quản lý nhà nước về việc tổ chức làm thêm giờ từ trên 200 giờ đến 300 giờ trong một năm sẽ bị xử phạt như sau:

• Đối với cá nhân: Phạt tiền từ 02 triệu đồng đến 05 triệu đồng.
• Đối với tổ chức: Mức phạt gấp đôi, từ 04 triệu đồng đến 10 triệu đồng.

Việc tuân thủ quy định về thông báo làm thêm giờ không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt hành chính mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng quyền lợi của người lao động, góp phần xây dựng quan hệ lao động hài hòa và bền vững.