Trong hoạt động quản trị tài chính của công ty hợp danh, việc kiểm soát và báo cáo số lượng ấn chỉ, hóa đơn tồn kho là nhiệm vụ bắt buộc của bộ phận kế toán. Đặc biệt, tại thời điểm tháng 09/2019, khi lộ trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử đang được đẩy mạnh, các quy định về báo cáo hóa đơn giấy vẫn cực kỳ nghiêm ngặt.

Quy định về báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn năm 2019

Theo quy định tại Điều 27 Thông tư 39/2014/TT-BTC, hàng quý, tổ chức kinh doanh (bao gồm cả công ty hợp danh) có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Nội dung báo cáo phải thể hiện rõ số lượng hóa đơn đã sử dụng, số hóa đơn xóa bỏ, mất, hủy và đặc biệt là số lượng tồn cuối kỳ chưa sử dụng.

"Hàng quý, tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ (trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn."

Mẫu bảng kê ấn chỉ và cách xác định số tồn cuối kỳ

Bảng kê ấn chỉ là công cụ giúp doanh nghiệp đối soát chính xác số lượng chứng từ còn lại trong kho. Đối với công ty hợp danh, việc minh bạch trong quản lý chứng từ không chỉ phục vụ quyết toán thuế mà còn bảo vệ quyền lợi của các thành viên hợp danh trước các rủi ro pháp lý liên đới.

Khi lập bảng kê, kế toán cần lưu ý các tiêu chí sau:

• Ký hiệu mẫu và Ký hiệu hóa đơn: Phải khớp chính xác với thông báo phát hành hóa đơn đã đăng ký.
• Số lượng tồn: Được tính bằng cách lấy số cuối cùng trong dải số đã phát hành trừ đi số đã sử dụng/hủy trong kỳ.
• Tình trạng thực tế: Ghi chú rõ nếu có hóa đơn bị hỏng hoặc rách nát trong quá trình lưu kho.

Thời hạn nộp báo cáo quý trong năm 2019

Thời hạn nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn quý chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu quý sau. Cụ thể cho năm 2019:

1. Quý I: Chậm nhất ngày 30/04/2019.
2. Quý II: Chậm nhất ngày 30/07/2019.
3. Quý III: Chậm nhất ngày 30/10/2019.
4. Quý IV: Chậm nhất ngày 30/01/2020.

Rủi ro xử phạt khi chậm nộp báo cáo hóa đơn

Việc chậm trễ hoặc sai sót trong báo cáo số lượng tồn chứng từ có thể dẫn đến những mức phạt hành chính không đáng có. Căn cứ Điều 38 Nghị định 109/2013/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 49/2016/NĐ-CP), mức phạt được quy định như sau:

• Phạt cảnh cáo: Nếu nộp chậm từ 01 đến 05 ngày kể từ ngày hết thời hạn định kỳ.
• Phạt tiền từ 2.000.000đ đến 4.000.000đ: Nếu nộp chậm sau 10 ngày đến 20 ngày.
• Phạt tiền từ 4.000.000đ đến 8.000.000đ: Nếu nộp chậm sau 20 ngày hoặc không nộp báo cáo.

Trong bối cảnh cuối năm 2019, các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý lộ trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP để có kế hoạch tiêu hủy hóa đơn giấy tồn kho đúng quy định, tránh việc để tồn đọng quá nhiều chứng từ cũ không còn giá trị sử dụng.