Sổ quản lý lao động: Nghĩa vụ bắt buộc không thể lơ là của công ty hợp danh

Trong môi trường quản trị doanh nghiệp hiện đại, việc minh bạch hóa thông tin nhân sự không chỉ là yêu cầu về mặt quản lý mà còn là nghĩa vụ pháp lý tiên quyết. Đối với mô hình công ty hợp danh, dù đặc thù có sự liên kết chặt chẽ giữa các thành viên hợp danh, nhưng khi sử dụng lao động, doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật lao động hiện hành.

Theo quy định tại Điều 12 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có trách nhiệm lập, cập nhật, quản lý và sử dụng sổ quản lý lao động. Đây là công cụ quan trọng để cơ quan nhà nước kiểm soát việc thực thi các chính sách về bảo hiểm, tiền lương và quyền lợi của người lao động.

Thời hạn và hình thức lập sổ quản lý lao động

Căn cứ vào khoản 1 Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, công ty hợp danh phải hoàn thành việc lập sổ quản lý lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động. Sổ phải được đặt tại trụ sở chính, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện nơi có người lao động làm việc.

Pháp luật hiện nay đã linh hoạt hơn khi cho phép doanh nghiệp lựa chọn một trong hai hình thức:

• Bản giấy: Truyền thống, dễ xuất trình trực tiếp.
• Bản điện tử: Hiện đại, dễ cập nhật và lưu trữ, phù hợp với xu hướng chuyển đổi số.

20 nội dung bắt buộc phải có trong sổ quản lý lao động

Không chỉ dừng lại ở việc liệt kê danh sách nhân viên, sổ quản lý lao động theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP phải đảm bảo đầy đủ các thông tin cơ bản sau:

"Sổ quản lý lao động... phải bảo đảm các thông tin cơ bản về người lao động, gồm: họ tên; giới tính; ngày tháng năm sinh; quốc tịch; nơi cư trú; số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu; trình độ chuyên môn kỹ thuật; bậc trình độ kỹ năng nghề; vị trí việc làm; loại hợp đồng lao động; thời điểm bắt đầu làm việc; tham gia bảo hiểm xã hội; tiền lương; nâng bậc, nâng lương; số ngày nghỉ trong năm; số giờ làm thêm; học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề; kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất; tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do."

Việc cập nhật thông tin phải được thực hiện ngay khi có sự thay đổi hoặc kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc chính thức tại công ty.

Rủi ro bị phạt nặng nếu vi phạm quy định về sổ quản lý lao động

Nhiều doanh nghiệp thường xem nhẹ việc lập sổ quản lý lao động, dẫn đến những án phạt hành chính không đáng có khi có đợt thanh tra. Theo quy định mới nhất tại điểm d khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt đối với hành vi không lập sổ quản lý lao động hoặc lập không đúng thời hạn, không đủ nội dung là từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với cá nhân.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng công ty hợp danh là một tổ chức kinh tế. Do đó, căn cứ theo quy định về mức phạt tiền đối với tổ chức, mức phạt này sẽ gấp 02 lần mức phạt đối với cá nhân. Như vậy, công ty hợp danh có thể bị phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng cho các sai phạm liên quan đến sổ quản lý lao động.

Lời khuyên cho các công ty hợp danh

Để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa công tác quản trị, các công ty hợp danh nên:

• Xây dựng hệ thống quản lý lao động điện tử để tự động cập nhật các biến động về lương, bảo hiểm và kỷ luật.
• Phân công nhân sự chuyên trách (HR) kiểm tra định kỳ tính chính xác của các thông tin trong sổ.
• Luôn sẵn sàng hồ sơ để xuất trình khi có yêu cầu từ cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh hoặc cấp huyện.

Việc thực hiện đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt tài chính mà còn xây dựng hình ảnh một đơn vị sử dụng lao động chuyên nghiệp, thượng tôn pháp luật.