Trong bối cảnh kinh tế số phát triển mạnh mẽ, việc sở hữu một website thương mại điện tử (TMĐT) bán hàng không chỉ là cơ hội mà còn đi kèm với những trách nhiệm pháp lý nghiêm ngặt. Một trong những nghĩa vụ quan trọng nhưng thường bị các doanh nghiệp, đặc biệt là Công ty TNHH hai thành viên trở lên bỏ qua, chính là thủ tục báo cáo tình hình hoạt động định kỳ.

Nghĩa vụ báo cáo định kỳ: Không chỉ là thủ tục hành chính

Theo quy định tại Văn bản hợp nhất 06/VBHN-BCT năm 2022 (hợp nhất từ Thông tư 47/2014/TT-BCT), các doanh nghiệp sở hữu website TMĐT bán hàng phải thực hiện báo cáo định kỳ hàng năm.

Cụ thể, dựa trên thông báo từ Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số, doanh nghiệp có trách nhiệm theo dõi và hoàn thành Phiếu báo cáo tình hình hoạt động TMĐT. Nội dung này thường được thực hiện trực tuyến thông qua tài khoản đã được cấp trên Cổng thông tin quản lý hoạt động TMĐT.

"Trước ngày 15 tháng 01 hàng năm, thương nhân, tổ chức thiết lập website cung cấp dịch vụ thương mại điện tử phải báo cáo Bộ Công Thương số liệu thống kê về tình hình hoạt động của năm trước đó."

Lưu ý quan trọng đối với các Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Nếu người thực hiện báo cáo không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, bắt buộc phải có Văn bản ủy quyền hợp lệ theo quy định của pháp luật dân sự.

Cập nhật thông tin định kỳ - Tránh tình trạng "thông tin ảo"

Bên cạnh việc báo cáo số liệu, doanh nghiệp còn có nghĩa vụ cập nhật thông tin thông báo định kỳ mỗi năm một lần kể từ thời điểm được xác nhận thông báo. Điều này được quy định rõ tại Điều 12 Văn bản hợp nhất 06/VBHN-BCT năm 2022.

Việc cập nhật này giúp cơ quan quản lý nhà nước nắm bắt được tình trạng hoạt động thực tế của website, đồng thời đảm bảo quyền lợi cho người tiêu dùng khi giao dịch trên các nền tảng tin cậy.

Chế tài nghiêm khắc khi chậm trễ báo cáo

Pháp luật hiện hành quy định các mốc thời gian rất cụ thể về việc xử lý vi phạm đối với nghĩa vụ cập nhật thông tin:

• Sau 10 ngày: Nếu doanh nghiệp không tiến hành cập nhật đúng hạn, Bộ Công Thương sẽ gửi thông báo nhắc nhở qua tài khoản trực tuyến.
• Sau 15 ngày kể từ khi nhắc nhở: Nếu doanh nghiệp vẫn giữ thái độ im lặng và không có phản hồi, Bộ Công Thương sẽ tiến hành hủy bỏ thông tin về website/ứng dụng bán hàng đã thông báo.

Việc bị hủy bỏ thông tin không chỉ ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp mà còn có thể dẫn đến các mức xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thương mại điện tử theo Nghị định 98/2020/NĐ-CP.

Lời khuyên cho doanh nghiệp: Hãy thiết lập hệ thống nhắc lịch định kỳ cho bộ phận pháp chế hoặc vận hành website để đảm bảo các nghĩa vụ báo cáo được thực hiện đúng hạn, tránh những rủi ro pháp lý không đáng có làm gián đoạn hoạt động kinh doanh.