Trong hoạt động kinh doanh, việc doanh nghiệp sử dụng sản phẩm của chính mình để làm quà biếu, tặng khách hàng hoặc trả thay lương cho người lao động là chuyện thường tình. Tuy nhiên, không ít kế toán vẫn lúng túng trong việc xử lý hóa đơn cho các trường hợp này, dẫn đến những sai sót không đáng có khi quyết toán thuế.

Quy định bắt buộc về việc lập hóa đơn hàng biếu tặng, trả lương

Theo quy định hiện hành, mọi hành vi chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa, dịch vụ từ doanh nghiệp sang đối tượng khác đều phải được ghi nhận bằng hóa đơn, kể cả khi không phát sinh doanh thu bằng tiền mặt. Cụ thể, tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã nêu rõ:

"Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ...)"

Như vậy, dù là tặng một giỏ quà Tết cho đối tác hay dùng sản phẩm công ty để trả lương cho nhân viên, doanh nghiệp bắt buộc phải xuất hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc hóa đơn bán hàng tương tự như một giao dịch bán hàng thông thường.

Việc lập hóa đơn cho hàng biếu tặng là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính minh bạch trong quản lý thuế (ảnh minh họa)

Nội dung và cách ghi hóa đơn chuẩn pháp lý

Khi lập hóa đơn cho các trường hợp này, kế toán cần lưu ý các tiêu thức nội dung theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Một số điểm khác biệt so với hóa đơn bán hàng thông thường bao gồm:

• Thông tin người mua: Ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của người nhận quà hoặc người lao động. Trường hợp tặng quà cho nhiều cá nhân không lấy hóa đơn, doanh nghiệp có thể lập chung một hóa đơn kèm bảng kê chi tiết.
• Giá tính thuế: Đối với hàng cho, biếu, tặng, trả thay lương, giá tính thuế GTGT là giá tính thuế của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh các hoạt động này.
• Thuế suất: Áp dụng mức thuế suất tương ứng với loại hàng hóa đó (8%, 10%...).

Những lưu ý "vàng" để tránh bị truy thu thuế

Nhiều doanh nghiệp thường mắc sai lầm khi cho rằng hàng tặng không thu tiền thì không cần kê khai thuế đầu ra. Thực tế, cơ quan thuế sẽ kiểm tra rất kỹ các phiếu xuất kho. Nếu có xuất kho mà không có hóa đơn đối ứng, doanh nghiệp sẽ bị khép vào hành vi trốn thuế hoặc vi phạm quy định về hóa đơn.

Bên cạnh đó, việc trả lương bằng sản phẩm cũng cần được quy định rõ trong hợp đồng lao động hoặc quy chế tài chính của công ty để đảm bảo tính hợp lệ của chi phí khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Tóm lại, việc tuân thủ đúng quy trình lập hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch hóa sổ sách kế toán mà còn là lá chắn pháp lý an toàn trước các đợt thanh kiểm tra của cơ quan chức năng.