Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, việc thay đổi các thỏa thuận ban đầu là điều khó tránh khỏi. Thay vì ký lại toàn bộ hợp đồng, các bên thường chọn giải pháp ký phụ lục. Tuy nhiên, từ năm 2021, khi Bộ luật Lao động 2019 chính thức có hiệu lực, các quy định về phụ lục hợp đồng đã có những bước ngoặt quan trọng mà nếu không nắm vững, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng vi phạm pháp luật.

Bản chất pháp lý của phụ lục hợp đồng lao động

Nhiều người vẫn lầm tưởng phụ lục chỉ là một văn bản đi kèm mang tính chất tham khảo. Tuy nhiên, căn cứ theo khoản 1 Điều 22 Bộ luật Lao động 2019, bản chất của văn bản này được khẳng định rõ ràng:

"1. Phụ lục hợp đồng lao động là bộ phận của hợp đồng lao động và có hiệu lực như hợp đồng lao động."

Điều này có nghĩa là mọi cam kết, thỏa thuận trong phụ lục đều có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng chính thức. Nếu có tranh chấp xảy ra, phụ lục sẽ là căn cứ quan trọng để cơ quan chức năng xem xét giải quyết. Do đó, việc soạn thảo phụ lục cần sự cẩn trọng và chính xác tuyệt đối về mặt ngôn từ.

Phân loại phụ lục hợp đồng: Khi nào dùng loại nào?

Dựa trên mục đích sử dụng thực tế tại các đơn vị, khoản 2 Điều 22 Bộ luật Lao động 2019 cho phép chia phụ lục thành hai nhóm chính:

1. Phụ lục quy định chi tiết nội dung hợp đồng

Loại phụ lục này thường được sử dụng khi các bên muốn làm rõ hơn các điều khoản mang tính chất khung trong hợp đồng chính. Ví dụ: Trong hợp đồng chỉ ghi chung chung là "thực hiện công việc theo mô tả công việc", thì phụ lục sẽ liệt kê chi tiết từng đầu việc, chỉ tiêu KPI hoặc các tiêu chuẩn kỹ thuật cụ thể. Phụ lục này có thể được ký cùng lúc với hợp đồng chính hoặc trong quá trình thực hiện.

2. Phụ lục sửa đổi, bổ sung nội dung hợp đồng

Đây là loại phụ lục phổ biến nhất, dùng để ghi nhận những thay đổi so với thỏa thuận ban đầu. Các trường hợp thường gặp bao gồm: tăng lương định kỳ, thay đổi chức danh công việc do thăng tiến, hoặc điều chỉnh các chế độ phụ cấp, phúc lợi. Điểm khác biệt là loại phụ lục này chỉ phát sinh khi hợp đồng chính đang trong quá trình thực hiện.

Quy định về thời gian báo trước: Đừng để bị phạt oan

Một trong những sai lầm phổ biến của bộ phận nhân sự là yêu cầu người lao động ký phụ lục thay đổi mức lương hoặc công việc ngay lập tức. Theo quy định tại Điều 33 Bộ luật Lao động 2019, quy trình này phải tuân thủ thời gian báo trước:

• Bên có yêu cầu: Phải báo cho bên kia biết trước ít nhất 03 ngày làm việc về nội dung cần sửa đổi, bổ sung.
• Sự đồng thuận: Việc ký phụ lục chỉ được tiến hành khi cả hai bên đạt được thỏa thuận thống nhất. Nếu một bên không đồng ý, các bên vẫn phải tiếp tục thực hiện hợp đồng lao động đã giao kết.

Lưu ý 'vàng' để phụ lục hợp đồng không bị vô hiệu

Để đảm bảo tính pháp lý, khi soạn thảo phụ lục, các bên cần đặc biệt lưu ý các nguyên tắc sau:

Thứ nhất: Tuyệt đối không sửa đổi thời hạn hợp đồng. Đây là điểm mới cực kỳ quan trọng của luật năm 2019. Trước đây, doanh nghiệp có thể dùng phụ lục để gia hạn hợp đồng thêm một thời gian ngắn. Nhưng từ năm 2021, hành vi này bị cấm. Nếu muốn thay đổi thời hạn, các bên bắt buộc phải ký kết một hợp đồng lao động mới.

Thứ hai: Không được gây hiểu lầm. Nếu nội dung phụ lục quy định chi tiết dẫn đến cách hiểu khác với hợp đồng chính, thì theo luật, nội dung của hợp đồng lao động ban đầu sẽ được ưu tiên áp dụng.

Thứ ba: Ghi rõ thời điểm có hiệu lực. Phụ lục sửa đổi phải ghi rõ điều khoản nào bị thay thế, nội dung mới là gì và chính xác từ ngày nào thì nội dung mới này bắt đầu có giá trị.

Giải đáp thắc mắc: Được ký phụ lục mấy lần?

Nhiều doanh nghiệp lo lắng về việc ký phụ lục quá nhiều lần sẽ bị coi là lách luật để không ký hợp đồng không xác định thời hạn. Tuy nhiên, với quy định hiện hành, pháp luật không giới hạn số lần ký phụ lục để sửa đổi mức lương, phụ cấp hay vị trí công việc.

Sở dĩ không còn giới hạn này là vì luật đã chặn đứng việc dùng phụ lục để thay đổi thời hạn hợp đồng. Do đó, việc ký phụ lục nhiều lần để điều chỉnh các quyền lợi khác hoàn toàn hợp pháp và được khuyến khích để đảm bảo quyền lợi thực tế cho người lao động.

Tóm lại, phụ lục hợp đồng lao động là công cụ linh hoạt nhưng cũng đầy rẫy những "bẫy" pháp lý nếu không cập nhật quy định mới. Trong bối cảnh năm 2021 với nhiều thay đổi về chính sách, việc nắm vững các quy định tại Bộ luật Lao động 2019 sẽ giúp doanh nghiệp vận hành ổn định và bảo vệ quyền lợi chính đáng cho người lao động.