Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ của hoạt động đấu thầu tại Việt Nam, việc thực hiện các gói thầu qua Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia đã trở thành quy định bắt buộc đối với nhiều loại hình dự án. Tuy nhiên, trong quá trình thao tác, không ít nhà thầu gặp phải tình huống sai sót dữ liệu hoặc muốn cập nhật thông tin sau khi đã nhấn nút gửi hồ sơ. Câu hỏi đặt ra là: Liệu pháp luật có cho phép chỉnh sửa hồ sơ dự thầu đã nộp hay không?

Quyền sửa đổi hồ sơ dự thầu qua mạng của nhà thầu

Theo quy định pháp luật về đấu thầu hiện hành (tính đến thời điểm năm 2021), nhà thầu hoàn toàn có quyền tự quyết đối với hồ sơ của mình trước một mốc thời gian quan trọng: Thời điểm đóng thầu. Khác với đấu thầu truyền thống bằng hồ sơ giấy thường gây khó khăn trong việc rút lại hoặc thay thế, đấu thầu qua mạng mang lại sự linh hoạt tối đa cho các đơn vị tham gia.

Nhà thầu có quyền chủ động chỉnh sửa hồ sơ dự thầu qua mạng trước giờ G (ảnh minh họa)

Cụ thể, căn cứ vào Thông tư 04/2017/TT-BKHĐT quy định chi tiết về lựa chọn nhà thầu qua Hệ thống mạng đấu thầu Quốc gia, quyền lợi này được ghi nhận rõ nét tại Điều 13:

"4. Rút E-HSDT:
Nhà thầu được rút E-HSDT trước thời điểm đóng thầu. Hệ thống thông báo cho nhà thầu tình trạng rút E-HSDT (thành công hay không thành công). Hệ thống ghi lại thông tin về thời gian rút E-HSDT của nhà thầu.
5. Nộp lại E-HSDT:
Sau khi rút E-HSDT theo quy định tại khoản 4 Điều này, nhà thầu được nộp lại E-HSDT theo quy trình nêu tại khoản 2 Điều này..."

Như vậy, về mặt kỹ thuật và pháp lý, không có khái niệm "sửa trực tiếp" trên bản hồ sơ đã gửi. Thay vào đó, nhà thầu thực hiện quy trình: Rút hồ sơ cũ -> Chỉnh sửa trên máy tính/hệ thống -> Nộp lại hồ sơ mới. Hệ thống sẽ mặc định ghi nhận và đánh giá bản hồ sơ cuối cùng được nộp thành công trước thời điểm đóng thầu.

Quy trình thực hiện rút và nộp lại E-HSDT chuẩn xác

Để đảm bảo tính hợp lệ và tránh các rủi ro kỹ thuật vào phút chót, nhà thầu cần tuân thủ các bước sau:

Bước 1: Rút hồ sơ dự thầu (E-HSDT)

Nhà thầu đăng nhập vào Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia bằng chứng thư số của mình. Tìm đến gói thầu đang tham dự và chọn chức năng rút hồ sơ. Lưu ý rằng việc rút hồ sơ chỉ thực hiện được khi chưa đến giờ đóng thầu. Hệ thống sẽ lưu vết thời gian rút để đảm bảo tính minh bạch.

Thao tác trên hệ thống cần được thực hiện cẩn trọng để tránh sai sót kỹ thuật (ảnh minh họa)

Bước 2: Cập nhật và điều chỉnh nội dung

Sau khi rút hồ sơ, nhà thầu tiến hành thay đổi các thông tin cần thiết. Đối với các nội dung về tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm, nhà thầu thực hiện kê khai trực tiếp trên các Webform. Đối với các tài liệu đính kèm (file scan), nhà thầu cần kiểm tra kỹ dung lượng và định dạng file theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu (E-HSMT).

Bước 3: Nộp lại hồ sơ mới

Sau khi hoàn tất chỉnh sửa, nhà thầu thực hiện quy trình nộp lại như lần đầu. Một điểm cực kỳ quan trọng cần lưu ý: Nếu bên mời thầu có sửa đổi hồ sơ mời thầu (E-HSMT) trong quá trình nhà thầu đang chuẩn bị, nhà thầu bắt buộc phải nộp lại E-HSDT mới để phù hợp với các tiêu chí đã được cập nhật của bên mời thầu theo quy định tại khoản 5 Điều 13 Thông tư 04/2017/TT-BKHĐT.

Lời khuyên từ chuyên gia pháp lý

Mặc dù hệ thống cho phép rút và nộp lại nhiều lần, nhưng các chuyên gia khuyến cáo nhà thầu không nên thực hiện việc này quá sát giờ đóng thầu (thường là trước ít nhất 2-3 tiếng). Các sự cố về đường truyền internet, nghẽn mạng hoặc lỗi chứng thư số có thể khiến nhà thầu không kịp nộp lại hồ sơ, dẫn đến việc mất cơ hội tham gia gói thầu một cách đáng tiếc.

Ngoài ra, mọi thông tin kê khai trên Webform đều có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy. Nhà thầu cần chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính trung thực của các dữ liệu này. Việc cố tình làm giả thông tin năng lực khi sửa đổi hồ sơ có thể dẫn đến việc bị cấm tham gia hoạt động đấu thầu từ 1 đến 3 năm theo quy định của Luật Đấu thầu 2013.