Trong hoạt động đấu thầu, thời điểm đóng thầu được coi là "mốc thời gian vàng" quyết định tính hợp lệ của các tài liệu dự thầu. Tuy nhiên, thực tế không ít trường hợp nhà thầu sau khi nộp hồ sơ mới phát hiện sai sót hoặc thiếu sót các tài liệu chứng minh năng lực. Vậy, liệu pháp luật có cho phép nhà thầu được bổ sung hay làm rõ các nội dung này sau khi tiếng chuông đóng thầu đã vang lên? Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết dựa trên quy định tại Luật Đấu thầu 2013 và Nghị định 63/2014/NĐ-CP.

1. Nguyên tắc chung về tính hợp lệ của tài liệu sau đóng thầu

Theo quy định tại điểm b khoản 3 Điều 14 Nghị định 63/2014/NĐ-CP, về nguyên tắc, bất kỳ tài liệu nào được nhà thầu gửi đến sau thời điểm đóng thầu để sửa đổi, bổ sung hồ sơ dự thầu đã nộp đều được coi là không hợp lệ.

Tuy nhiên, pháp luật vẫn mở ra những "cánh cửa" linh hoạt để đảm bảo tính khách quan và lựa chọn được nhà thầu thực sự có năng lực. Cụ thể, các tài liệu sau đây vẫn được chấp nhận:

• Tài liệu nhà thầu gửi đến để làm rõ hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của bên mời thầu.
• Tài liệu làm rõ, bổ sung nhằm chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu.

2. Quyền tự chủ động bổ sung tài liệu của nhà thầu

Một điểm đáng lưu ý là nhà thầu không nhất thiết phải đợi bên mời thầu yêu cầu mới được giải trình. Tại khoản 2 Điều 16 Nghị định 63/2014/NĐ-CP quy định rõ:

"Trường hợp sau khi đóng thầu, nếu nhà thầu phát hiện hồ sơ dự thầu thiếu các tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm thì nhà thầu được phép gửi tài liệu đến bên mời thầu để làm rõ về tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm của mình."

Bên mời thầu có trách nhiệm phải tiếp nhận những tài liệu này để xem xét và đánh giá. Các tài liệu bổ sung này sẽ được coi là một phần không thể tách rời của hồ sơ dự thầu đã nộp trước đó. Điều này giúp nhà thầu khắc phục được những sai sót mang tính hành chính hoặc thiếu sót tài liệu chứng minh mà không làm thay đổi bản chất của hồ sơ dự thầu.

3. Trình tự và thủ tục làm rõ hồ sơ dự thầu

Căn cứ theo Điều 16 Nghị định 63/2014/NĐ-CP, quy trình này được thực hiện như sau:

Về trình tự thực hiện:

• Bước 1: Bên mời thầu gửi văn bản đề nghị làm rõ đến nhà thầu (nếu phát hiện nội dung chưa rõ).
• Bước 2: Nhà thầu phản hồi bằng văn bản kèm theo các tài liệu minh chứng.
• Bước 3: Trường hợp nhà thầu tự phát hiện thiếu sót, chủ động gửi văn bản và tài liệu bổ sung đến bên mời thầu.

Về cách thức và thời hạn:

• Cách thức: Có thể gửi qua hệ thống bưu chính, viễn thông hoặc nộp trực tiếp tại trụ sở bên mời thầu.
• Thời hạn: Phải thực hiện trong thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu và theo thời hạn cụ thể mà bên mời thầu yêu cầu (nếu có).

4. Những lưu ý "sống còn" khi làm rõ hồ sơ

Mặc dù được phép làm rõ, nhưng nhà thầu và bên mời thầu cần tuyệt đối tuân thủ nguyên tắc: Không làm thay đổi bản chất của nhà thầu tham dự thầu. Việc làm rõ chỉ nhằm mục đích làm sáng tỏ các nội dung đã có trong hồ sơ hoặc bổ sung các tài liệu chứng minh năng lực sẵn có của nhà thầu tại thời điểm dự thầu.

Mọi nội dung làm rõ phải được thể hiện bằng văn bản. Nếu việc làm rõ dẫn đến thay đổi giá dự thầu hoặc thay đổi bản chất kỹ thuật của hàng hóa, dịch vụ cung cấp thì tài liệu đó sẽ bị coi là không hợp lệ và có thể dẫn đến việc hồ sơ bị loại.

Tóm lại, việc hiểu rõ quyền được bổ sung, làm rõ hồ sơ dự thầu sau đóng thầu là vũ khí pháp lý quan trọng giúp các doanh nghiệp tự tin hơn khi tham gia vào thị trường mua sắm công, tránh những thiệt hại không đáng có do thiếu sót hồ sơ.