Hóa đơn là chứng từ quan trọng bậc nhất ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Tại thời điểm đầu năm 2019, việc tuân thủ các nguyên tắc lập hóa đơn theo quy định của Bộ Tài chính là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.

Theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 26/2015/TT-BTC và Thông tư 37/2017/TT-BTC), các doanh nghiệp, đặc biệt là công ty cổ phần, cần lưu ý các nhóm nguyên tắc cốt lõi sau đây:

I. Nguyên tắc về hình thức và tính pháp lý của hóa đơn

Việc lập hóa đơn không chỉ đơn thuần là ghi chép số liệu mà còn phải đảm bảo tính thẩm mỹ và đúng quy chuẩn pháp lý về hình thức:

• Tính trung thực: Nội dung trên hóa đơn phải phản ánh đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tuyệt đối không được lập hóa đơn khống hoặc hóa đơn có giá trị không đúng với thực tế giao dịch.
• Tính nguyên vẹn: Hóa đơn không được tẩy xóa, sửa chữa. Mọi sai sót về hình thức đều có thể dẫn đến việc hóa đơn bị coi là không hợp lệ.
• Quy chuẩn về mực viết: Phải dùng cùng một màu mực, loại mực không phai. Đặc biệt, pháp luật nghiêm cấm sử dụng mực đỏ trên hóa đơn (trừ trường hợp đặc biệt theo hướng dẫn).
• Cách thức ghi chép: Chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn. Đối với các phần còn trống, người lập phải gạch chéo để tránh việc chèn thêm nội dung sau khi đã giao cho khách hàng.

Kế toán cần kiểm tra kỹ lưỡng các tiêu thức trên hóa đơn trước khi xuất cho khách hàng (ảnh minh họa)

II. Nguyên tắc về nội dung và các tiêu thức bắt buộc

Nội dung trên hóa đơn là căn cứ pháp lý quan trọng nhất để cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu. Cụ thể:

1. Thời điểm lập hóa đơn (Ngày tháng năm)

Đây là tiêu thức thường xuyên bị sai sót dẫn đến rủi ro về thuế. Theo khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC:

"Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền."

Đối với cung ứng dịch vụ, ngày lập hóa đơn là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ. Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn chính là ngày thu tiền.

2. Thông tin định danh người mua và người bán

Tiêu thức "Tên, địa chỉ, mã số thuế" phải được ghi chính xác theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Một lưu ý quan trọng từ năm 2015 theo Thông tư 26/2015/TT-BTC là trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, người bán được phép viết tắt một số từ thông dụng (như "Phường" thành "P", "Quận" thành "Q"...) nhưng phải đảm bảo xác định đúng đối tượng.

Việc đóng dấu và ký tên trên hóa đơn phải tuân thủ đúng thẩm quyền quy định (ảnh minh họa)

3. Quy định về ngưỡng lập hóa đơn

Trong năm 2019, khi bán hàng hóa, dịch vụ có tổng giá thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lần, doanh nghiệp không bắt buộc phải lập hóa đơn từng lần trừ khi người mua yêu cầu. Tuy nhiên, cuối ngày, kế toán phải lập một hóa đơn tổng cho các giao dịch này.

III. Nguyên tắc xuất và quản lý hóa đơn trong Công ty cổ phần

Đối với các công ty cổ phần có quy mô lớn hoặc nhiều chi nhánh, việc quản lý hóa đơn cần tuân thủ tính hệ thống:

• Tính thống nhất: Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên (thường là 3 liên). Nội dung trên các liên phải hoàn toàn thống nhất với nhau.
• Tính liên tục: Hóa đơn phải được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng nhiều quyển hóa đơn cùng lúc cho các bộ phận khác nhau thì phải có sổ theo dõi phân bổ cụ thể.
• Đồng tiền trên hóa đơn: Bắt buộc là Đồng Việt Nam (VND). Trường hợp được phép bán hàng thu ngoại tệ, doanh nghiệp ghi tổng số tiền bằng nguyên tệ và phần chữ bằng tiếng Việt, đồng thời ghi rõ tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng tại thời điểm lập hóa đơn.

Việc nắm vững các nguyên tắc trên không chỉ là trách nhiệm của bộ phận kế toán mà còn là yêu cầu quản trị rủi ro đối với Ban điều hành Công ty cổ phần trong năm 2019. Mọi sai sót trong việc lập hóa đơn có thể dẫn đến các hình thức xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo quy định tại Nghị định 109/2013/NĐ-CP.