Trong đời sống dân sự, việc một người qua đời nhưng người thân vì nhiều lý do khách quan hoặc chủ quan mà chưa thực hiện thủ tục khai tử ngay là điều không hiếm gặp. Tuy nhiên, khi phát sinh các vấn đề về phân chia di sản thừa kế, chuyển nhượng quyền sử dụng đất hay giải quyết chế độ chính sách, việc thiếu tờ Trích lục khai tử trở thành một rào cản pháp lý lớn. Vậy trong bối cảnh năm 2020, khi Thông tư 04/2020/TT-BTP chính thức có hiệu lực, thủ tục này đã được đơn giản hóa ra sao?

Căn cứ pháp lý để tiến hành khai tử cho người đã chết từ lâu

Theo quy định chung tại khoản 1 Điều 33 Luật Hộ tịch 2014, trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày có người chết thì người thân thích có trách nhiệm đi đăng ký khai tử. Nếu quá thời hạn này mà chưa đăng ký thì được coi là khai tử quá hạn.

Đối với những trường hợp người đã mất từ rất lâu (thậm chí hàng chục năm), việc tìm lại Giấy báo tử là điều gần như không thể. Để giải quyết tình trạng này, khoản 2 Điều 4 Nghị định 123/2015/NĐ-CP đã quy định các loại giấy tờ có giá trị thay thế Giấy báo tử bao gồm:

• Văn bản xác nhận của cơ quan y tế nơi người đó qua đời.
• Bản án, quyết định có hiệu lực của Tòa án (đối với người bị tuyên bố là đã chết).
• Văn bản xác nhận của cơ quan Công an hoặc kết quả giám định pháp y (đối với cái chết có nghi vấn hoặc do tai nạn).
• Trường hợp chết tại nhà hoặc không thuộc các diện trên, UBND cấp xã nơi người đó chết sẽ cấp Giấy báo tử.

Gỡ nút thắt bằng các chứng cứ thay thế theo Thông tư 04/2020/TT-BTP

Điểm mới đáng chú ý nhất trong năm 2020 chính là quy định tại Điều 13 Thông tư 04/2020/TT-BTP. Theo đó, nếu không có Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế, người yêu cầu đăng ký khai tử có thể cung cấp các tài liệu, chứng cứ hợp lệ khác để chứng minh sự kiện chết.

Các loại giấy tờ này có thể bao gồm:

"Hồ sơ, lý lịch cá nhân đi học, đi làm do cơ quan, đơn vị quản lý; Biên bản xác minh tai nạn; Giấy chứng nhận mai táng, Hợp đồng hỏa táng; Gia phả dòng họ; Ảnh bia mộ; Văn bản xác nhận của người làm chứng..."

Đây là một bước tiến lớn giúp người dân có thể hoàn tất thủ tục pháp lý cho người thân đã khuất dựa trên những bằng chứng thực tế còn lưu giữ được trong gia đình hoặc cộng đồng.

Quy trình 3 bước thực hiện thủ tục khai tử quá hạn

Căn cứ vào các quy định hiện hành, quy trình thực hiện được tóm gọn qua các bước sau:

Bước 1: Thiết lập bộ hồ sơ đầy đủ

Người đi khai tử cần chuẩn bị:

• Tờ khai đăng ký khai tử (theo mẫu quy định).
• Các bằng chứng về sự kiện chết (như đã phân tích ở trên).
• Giấy tờ tùy thân của người đi khai tử (Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân còn giá trị).
• Văn bản ủy quyền (nếu không phải là người thân thích trực tiếp đi làm). Lưu ý theo Điều 2 Thông tư 04/2020/TT-BTP, nếu người được ủy quyền là người thân ruột thịt thì không cần công chứng văn bản ủy quyền nhưng phải chứng minh được mối quan hệ.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

Thẩm quyền đăng ký khai tử thuộc về UBND cấp xã nơi cư trú cuối cùng của người chết. Nếu không xác định được nơi cư trú cuối cùng thì nộp tại UBND cấp xã nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể.

Bước 3: Tiếp nhận và trả kết quả

Công chức tư pháp - hộ tịch sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu thấy việc khai tử là đúng và có đủ căn cứ, công chức sẽ ghi vào Sổ hộ tịch, báo cáo Chủ tịch UBND cấp xã ký và cấp Trích lục khai tử cho người yêu cầu.

Lệ phí và những lưu ý về thời gian

Về vấn đề tài chính, theo Điều 3 Thông tư 85/2019/TT-BTC, việc đăng ký khai tử đúng hạn sẽ được miễn lệ phí. Tuy nhiên, đối với trường hợp khai tử quá hạn cho người đã chết từ lâu, người dân có thể phải nộp một khoản lệ phí nhỏ theo quy định của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh tại địa phương đó.

Việc hoàn tất thủ tục khai tử không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là quyền lợi để gia đình có thể thực hiện các giao dịch dân sự liên quan đến di sản của người đã khuất một cách hợp pháp và minh bạch.