Trong hoạt động kinh doanh, việc tặng quà cho khách hàng vào các dịp lễ, Tết hoặc hội nghị khách hàng là một hoạt động thường xuyên nhằm tri ân và duy trì mối quan hệ hợp tác. Tuy nhiên, không ít kế toán doanh nghiệp vẫn còn lúng túng trong việc xử lý hóa đơn và kê khai thuế đối với các khoản chi này. Liệu quà tặng có phải xuất hóa đơn không? Thuế GTGT đầu vào có được khấu trừ? Và làm thế nào để chi phí này được tính là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN?

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết dựa trên các quy định pháp luật thuế có hiệu lực tại thời điểm cuối năm 2019.

1. Nghĩa vụ lập hóa đơn đối với hàng hóa dùng để tặng khách hàng

Theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, hàng hóa dùng để cho, biếu, tặng đều phải lập hóa đơn. Cụ thể, tại khoản 7 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC nêu rõ:

"Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất)."

Như vậy, dù không thu tiền từ khách hàng, doanh nghiệp vẫn bắt buộc phải xuất hóa đơn cho các món quà này. Trên hóa đơn, dòng giá bán là giá tính thuế GTGT, dòng thuế suất và tiền thuế GTGT phải ghi đầy đủ.

2. Cách xác định giá tính thuế GTGT đối với quà tặng

Việc xác định giá tính thuế GTGT đối với hàng quà tặng được thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư 219/2013/TT-BTC. Cụ thể, tại khoản 3 Điều 7 Thông tư 219/2013/TT-BTC quy định:

"Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ (kể cả mua ngoài hoặc do cơ sở kinh doanh tự sản xuất) dùng để trao đổi, biếu, tặng, cho, trả thay lương, là giá tính thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh các hoạt động này."

Doanh nghiệp cần lưu ý sử dụng giá bán chưa có thuế GTGT của hàng hóa tương đương trên thị trường để ghi vào hóa đơn quà tặng.

3. Khấu trừ thuế GTGT đầu vào và kê khai thuế

Điều kiện khấu trừ thuế đầu vào

Nhiều doanh nghiệp thắc mắc liệu thuế GTGT khi mua quà tặng có được khấu trừ không? Câu trả lời là CÓ, nếu đáp ứng đủ các điều kiện về hóa đơn và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên).

Theo khoản 5 Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC:

"Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa (kể cả hàng hóa mua ngoài hoặc hàng hóa do doanh nghiệp tự sản xuất) mà doanh nghiệp sử dụng để cho, biếu, tặng, khuyến mại, quảng cáo dưới các hình thức, phục vụ cho sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT thì được khấu trừ toàn bộ."

Hướng dẫn kê khai trên tờ khai thuế GTGT

Đối với thuế GTGT đầu ra của hàng hóa quà tặng (thường là thuế suất 10%), doanh nghiệp thực hiện kê khai vào chỉ tiêu [32] và [33] trên Tờ khai thuế GTGT mẫu số 01/GTGT (ban hành kèm theo Thông tư 26/2015/TT-BTC).

4. Khoản chi mua quà tặng có được tính là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN?

Để khoản chi mua quà tặng khách hàng được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp cần tuân thủ các điều kiện tại Thông tư 96/2015/TT-BTC. Cụ thể, tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định các khoản chi được trừ nếu đáp ứng đủ:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Lưu ý quan trọng: Từ năm 2015, theo Luật số 71/2014/QH13, mức khống chế 15% đối với chi phí quảng cáo, tiếp thị, khánh tiết, biếu, tặng... đã được bãi bỏ. Do đó, doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ toàn bộ khoản chi quà tặng khách hàng nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và chứng minh được mục đích phục vụ sản xuất kinh doanh.

Kết luận và lời khuyên pháp lý

Việc tặng quà khách hàng không chỉ là nét đẹp văn hóa doanh nghiệp mà còn là chiến lược kinh doanh hiệu quả. Để tránh rủi ro bị truy thu thuế hoặc loại chi phí khi quyết toán, doanh nghiệp cần:

1. Luôn yêu cầu hóa đơn đầu vào khi mua quà tặng.
2. Thực hiện xuất hóa đơn đầu ra cho khách hàng (có thể xuất hóa đơn tổng cho nhiều khách hàng nếu quà tặng có giá trị nhỏ dưới 200.000 đồng theo quy định tại thời điểm 2019).
3. Lập danh sách khách hàng nhận quà, quy chế tặng quà hoặc chương trình tri ân cụ thể để làm căn cứ giải trình với cơ quan thuế.

Việc nắm vững các quy định tại Thông tư 219/2013/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC và Thông tư 96/2015/TT-BTC sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa lợi ích thuế và đảm bảo tính tuân thủ pháp luật.