Trong bối cảnh kinh tế số phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam vào năm 2019, việc các doanh nghiệp, đặc biệt là mô hình Công ty hợp danh, mở rộng hoạt động kinh doanh lên không gian mạng thông qua các website cung cấp dịch vụ thương mại điện tử (TMĐT) trở nên phổ biến. Tuy nhiên, để vận hành một website TMĐT đúng pháp luật, doanh nghiệp bắt buộc phải xây dựng và công bố công khai Quy chế hoạt động theo quy định của Bộ Công Thương.

Căn cứ pháp lý quan trọng (Tính đến tháng 05/2019)

Việc xây dựng quy chế này dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật đang có hiệu lực tại thời điểm hiện tại, bao gồm:

• Luật Doanh nghiệp 2014: Quy định về hình thức tổ chức và quản lý của Công ty hợp danh.
• Nghị định 52/2013/NĐ-CP: Văn bản cốt lõi điều chỉnh các hoạt động thương mại điện tử.
• Thông tư 47/2014/TT-BCT: Hướng dẫn chi tiết về quản lý website TMĐT.

Nội dung chi tiết Mẫu Quy chế hoạt động Website TMĐT

Dưới đây là khung quy chế chi tiết mà các Công ty hợp danh có thể tham khảo để áp dụng cho website của mình:

I. Nguyên tắc chung

Website cung cấp dịch vụ thương mại điện tử [Tên Website] do Công ty hợp danh [Tên Công ty] thực hiện vận hành. Thành viên trên sàn giao dịch là các thương nhân, tổ chức, cá nhân có hoạt động thương mại hợp pháp được [Tên Website] chính thức công nhận và cho phép sử dụng dịch vụ.

Nguyên tắc hoạt động dựa trên sự tự nguyện, tôn trọng quyền và lợi ích hợp pháp của các bên, không trái với quy định của Nghị định 52/2013/NĐ-CP.

II. Quy trình giao dịch

Ban quản lý website cần thiết lập các quy trình rõ ràng để người dùng dễ dàng theo dõi:

1. Quy trình dành cho người mua: Tìm kiếm sản phẩm -> Chọn hàng -> Xác nhận đơn hàng -> Thanh toán -> Nhận hàng.
2. Quy trình dành cho người bán/đối tác: Đăng ký gian hàng -> Đăng tải thông tin sản phẩm -> Quản lý đơn hàng -> Giao hàng.
3. Quy trình giải quyết khiếu nại: Tiếp nhận phản hồi -> Xác minh thông tin -> Đưa ra phương án xử lý trong vòng 07 ngày làm việc.

III. Đảm bảo an toàn giao dịch và Bảo mật thông tin

Theo quy định tại Điều 68 Nghị định 52/2013/NĐ-CP, website phải có chính sách bảo vệ thông tin cá nhân của người tiêu dùng. Công ty hợp danh cam kết:

• Chỉ thu thập thông tin cần thiết cho việc giao dịch.
• Không cung cấp thông tin cho bên thứ ba khi chưa có sự đồng ý của chủ thể, trừ trường hợp pháp luật yêu cầu.
• Sử dụng các biện pháp kỹ thuật (SSL, mã hóa) để bảo vệ dữ liệu thanh toán.

IV. Quyền và trách nhiệm của Ban quản lý Website

Ban quản lý có quyền kiểm tra thông tin đăng tải, loại bỏ các sản phẩm thuộc danh mục cấm kinh doanh theo Nghị định 59/2006/NĐ-CP. Đồng thời, có trách nhiệm hỗ trợ cơ quan nhà nước trong việc điều tra các hành vi vi phạm pháp luật trên sàn.

Lời khuyên cho Công ty hợp danh

Do đặc thù của Công ty hợp danh là các thành viên hợp danh phải chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản của mình về các nghĩa vụ của công ty (theo Điều 172 Luật Doanh nghiệp 2014), việc quản lý rủi ro trên website TMĐT là cực kỳ quan trọng. Một quy chế chặt chẽ không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn hạn chế tối đa các tranh chấp phát sinh có thể ảnh hưởng đến tài sản cá nhân của các thành viên.

Lưu ý: Sau khi xây dựng xong quy chế, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đăng ký website TMĐT với Bộ Công Thương tại cổng thông tin online.gov.vn.