Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, đặc biệt là tại các công ty cổ phần có quy mô lớn, người đại diện theo pháp luật thường bận rộn với các chiến lược kinh doanh và không thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục hành chính. Một trong những thủ tục quan trọng nhưng tốn khá nhiều thời gian là việc thông báo phát hành hóa đơn tại cơ quan thuế. Để giải quyết vấn đề này, việc lập Giấy ủy quyền thông báo phát hành hóa đơn là giải pháp pháp lý tối ưu và cần thiết.

Tại sao công ty cổ phần cần Giấy ủy quyền khi phát hành hóa đơn?

Theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ, tổ chức kinh doanh phải gửi Thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thông thường, người đại diện theo pháp luật sẽ là người trực tiếp ký và thực hiện thủ tục này.

Tuy nhiên, căn cứ vào chế định ủy quyền tại Bộ luật Dân sự 2015, người đại diện có quyền ủy quyền cho cá nhân khác (thường là kế toán trưởng hoặc nhân viên pháp chế) thay mặt mình thực hiện các giao dịch với cơ quan nhà nước. Giấy ủy quyền này chính là bằng chứng pháp lý xác nhận quyền hạn của người được ủy quyền trước cơ quan thuế.

Căn cứ pháp lý quan trọng cần lưu ý

Khi soạn thảo và sử dụng mẫu giấy này vào năm 2019, doanh nghiệp cần đối chiếu chặt chẽ với các văn bản sau:

• Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định về hóa đơn.
• Các quy định về đại diện và ủy quyền tại Chương IX Bộ luật Dân sự 2015.

Hướng dẫn soạn thảo Giấy ủy quyền chuẩn pháp lý

Để Giấy ủy quyền có giá trị và được cơ quan thuế chấp nhận, nội dung cần đảm bảo đầy đủ các yếu tố sau:

1. Thông tin Bên ủy quyền: Phải ghi rõ thông tin của người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần (Họ tên, chức vụ, CMND/CCCD) và thông tin pháp nhân của công ty.
2. Thông tin Bên được ủy quyền: Ghi chi tiết thông tin cá nhân của người được thay mặt thực hiện thủ tục.
3. Nội dung ủy quyền: Cần ghi cụ thể là "Thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn giá trị gia tăng" tại Chi cục Thuế/Cục Thuế cụ thể. Tránh ghi chung chung dẫn đến việc bị từ chối hồ sơ.
4. Thời hạn ủy quyền: Nên xác định rõ từ ngày nào đến ngày nào hoặc cho đến khi hoàn thành công việc.

Mẫu Giấy ủy quyền thông báo phát hành hóa đơn (Tham khảo)

Dưới đây là mẫu văn bản được trình bày đúng quy chuẩn hành chính mà doanh nghiệp có thể áp dụng:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

……, ngày … tháng … năm 2019

GIẤY ỦY QUYỀN
Số: ……./GUQ-2019

I. BÊN ỦY QUYỀN (BÊN A):

Ông/Bà: ……………………………… Giới tính: ……………
Chức vụ: Người đại diện theo pháp luật của Công ty Cổ phần ……………………
Mã số doanh nghiệp: …………………… do Sở KH&ĐT ………… cấp ngày …………
Địa chỉ trụ sở: …………………………………………………………………………

II. BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (BÊN B):

Ông/Bà: ……………………………… Giới tính: ……………
Số CMND/CCCD: ……………… do ……………… cấp ngày ……………
Địa chỉ thường trú: ……………………………………………………………………
Chức vụ tại công ty (nếu có): ………………………………………………………

III. NỘI DUNG ỦY QUYỀN:

Bên A ủy quyền cho Bên B thay mặt công ty thực hiện các công việc sau:
1. Liên hệ với Chi cục Thuế/Cục Thuế ………… để nộp hồ sơ Thông báo phát hành hóa đơn giá trị gia tăng.
2. Ký kết các biên bản, giấy tờ liên quan và nhận kết quả phản hồi từ cơ quan thuế.
3. Giải trình các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện thủ tục (nếu có).

IV. THỜI HẠN ỦY QUYỀN:

Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi hoàn tất thủ tục nêu trên hoặc khi có văn bản thay thế khác.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký và ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký tên, đóng dấu công ty)

Những lưu ý "vàng" khi thực hiện thủ tục tại cơ quan thuế

Khi mang Giấy ủy quyền đi làm việc, người được ủy quyền cần lưu ý mang theo bản gốc CMND/CCCD để đối chiếu. Ngoài ra, hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn thường bao gồm: Thông báo phát hành hóa đơn (Mẫu TB01/AC), hóa đơn mẫu và quyết định cho phép sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp.

Lưu ý rằng, theo khoản 4 Điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC, thông báo phát hành hóa đơn phải được gửi đến cơ quan thuế ít nhất 02 ngày trước khi doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn. Việc nắm vững quy định và chuẩn bị đầy đủ giấy tờ ủy quyền sẽ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.