Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, việc thiết lập chi nhánh là bước đi quan trọng để mở rộng thị trường. Tuy nhiên, để chi nhánh đi vào hoạt động chính thức, thủ tục thông báo mẫu con dấu là bắt buộc. Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có quyền tự quyết định về hình thức và số lượng con dấu, nhưng phải thực hiện nghĩa vụ thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Ký kết và đóng dấu văn bản ủy quyền là thủ tục quan trọng trong đăng ký doanh nghiệp (ảnh minh họa)

1. Căn cứ pháp lý về con dấu chi nhánh năm 2018

Tại thời điểm cuối năm 2018, các quy định về con dấu doanh nghiệp và chi nhánh được điều chỉnh bởi các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định về quyền tự quyết của doanh nghiệp đối với con dấu.
• Điều 34 Nghị định 78/2015/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 108/2018/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 10/10/2018) hướng dẫn chi tiết về trình tự, hồ sơ thông báo mẫu con dấu.

Cụ thể, khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 nêu rõ:

"Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp."

2. Tại sao cần Giấy ủy quyền khi thực hiện thủ tục này?

Thông thường, người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH một thành viên (thường là Chủ sở hữu hoặc Giám đốc) sẽ là người trực tiếp thực hiện các thủ tục hành chính. Tuy nhiên, do khối lượng công việc lớn, doanh nghiệp thường ủy quyền cho nhân viên hoặc các đơn vị dịch vụ pháp lý thực hiện thay.

Giấy ủy quyền là văn bản pháp lý xác lập quyền thay mặt của bên được ủy quyền trước Phòng Đăng ký kinh doanh. Nếu không có văn bản này, hồ sơ thông báo mẫu con dấu của chi nhánh sẽ bị từ chối tiếp nhận.

Mẫu con dấu tròn doanh nghiệp cần được thông báo trước khi sử dụng chính thức (ảnh minh họa)

3. Nội dung chi tiết Mẫu Giấy ủy quyền thông báo mẫu con dấu chi nhánh

Dưới đây là mẫu Giấy ủy quyền được thiết kế chuẩn xác theo bối cảnh quy định pháp luật năm 2018:

4. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục

Khi thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu chi nhánh tại thời điểm năm 2018, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Số lượng con dấu: Doanh nghiệp có thể quyết định số lượng con dấu cho chi nhánh (có thể nhiều hơn 01 con dấu) nhưng hình thức và nội dung phải đồng nhất.
• Nội dung con dấu: Bắt buộc phải có Tên chi nhánh và Mã số chi nhánh (theo khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014).
• Thời điểm có hiệu lực: Doanh nghiệp tự quyết định ngày con dấu có hiệu lực, nhưng phải đảm bảo đã được đăng tải trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trước ngày đó.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng Giấy ủy quyền và hồ sơ đi kèm sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tránh các rủi ro pháp lý không đáng có trong quá trình vận hành chi nhánh.