Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, việc mở rộng quy mô thông qua thành lập chi nhánh là bước đi chiến lược của nhiều công ty cổ phần. Tuy nhiên, các thủ tục hành chính đi kèm, đặc biệt là việc thông báo mẫu con dấu chi nhánh, thường tiêu tốn nhiều thời gian của người đại diện theo pháp luật. Để tối ưu hóa quy trình, việc sử dụng Giấy ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức dịch vụ thực hiện thay là giải pháp phổ biến và đúng quy định pháp luật.

Căn cứ pháp lý về việc ủy quyền thông báo mẫu dấu chi nhánh

Tại thời điểm năm 2018, các quy định về con dấu doanh nghiệp đã có những thay đổi mang tính đột phá nhằm cởi trói cho doanh nghiệp. Theo quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của mình. Tuy nhiên, trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Đặc biệt, Nghị định 108/2018/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 10/10/2018) đã sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 78/2015/NĐ-CP, giúp đơn giản hóa đáng kể các thủ tục hành chính, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ủy quyền thực hiện các thủ tục đăng ký doanh nghiệp.

Nội dung bắt buộc trong Giấy ủy quyền thông báo mẫu dấu

Một văn bản ủy quyền hợp lệ cần đảm bảo đầy đủ các thông tin về chủ thể và phạm vi công việc. Dưới đây là các thành phần không thể thiếu:

• Thông tin Bên ủy quyền: Phải ghi rõ tên công ty cổ phần, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính và thông tin của người đại diện theo pháp luật (người có thẩm quyền ký giấy ủy quyền).
• Thông tin Bên được ủy quyền: Ghi chính xác họ tên, số CMND/Thẻ căn cước công dân, ngày cấp, nơi cấp và địa chỉ thường trú của người trực tiếp đi nộp hồ sơ.
• Phạm vi ủy quyền: Cần ghi cụ thể là thực hiện thủ tục "Thông báo mẫu con dấu của chi nhánh" tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi chi nhánh đặt trụ sở.
• Thời hạn ủy quyền: Thông thường sẽ ghi là kể từ ngày ký cho đến khi hoàn thành công việc hoặc có văn bản thay thế.

Mẫu Giấy ủy quyền chi tiết (Cập nhật bối cảnh 2018)

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

..., ngày ... tháng ... năm 2018

GIẤY UỶ QUYỀN

(Về việc thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu chi nhánh)

I. BÊN ỦY QUYỀN:

Tên doanh nghiệp: ....................................................................................................

Mã số doanh nghiệp: ................. do ................. cấp ngày .......................................

Địa chỉ trụ sở chính: .................................................................................................

Người đại diện theo pháp luật: ................................. Chức vụ: ...............................

II. BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN:

Họ và tên: ................................................. Giới tính: .............................................

Số CMND/CCCD: ................. do ................. cấp ngày ..........................................

Hộ khẩu thường trú: .................................................................................................

Chỗ ở hiện tại: .........................................................................................................

III. PHẠM VI ỦY QUYỀN:

1. Bên được ủy quyền thay mặt công ty thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu của Chi nhánh ................. tại Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố .................

2. Bên được ủy quyền có quyền ký các giấy tờ, nộp hồ sơ, nhận kết quả và giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến thủ tục nêu trên.

Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi hoàn thành công việc.

BÊN ỦY QUYỀN
(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu công ty)

Lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục

Theo quy định tại Điều 34 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, khi đi thực hiện thủ tục, người được ủy quyền phải mang theo bản sao hợp lệ CMND/CCCD và bản gốc Giấy ủy quyền này để xuất trình cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ. Doanh nghiệp cần lưu ý rằng việc thông báo mẫu dấu chi nhánh phải được thực hiện trước khi chi nhánh chính thức sử dụng con dấu trong các giao dịch dân sự và kinh tế.

Hy vọng mẫu giấy ủy quyền và những hướng dẫn trên đây sẽ giúp quý doanh nghiệp thực hiện thủ tục một cách nhanh chóng và chính xác nhất trong bối cảnh pháp lý năm 2018.