Việc mở rộng quy mô kinh doanh thông qua thành lập văn phòng đại diện là bước đi chiến lược của nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải lúc nào người đại diện theo pháp luật cũng có thể trực tiếp thực hiện các thủ tục hành chính tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Trong bối cảnh pháp luật năm 2018, đặc biệt là sau khi Nghị định 108/2018/NĐ-CP có hiệu lực, việc ủy quyền đã trở nên phổ biến và được quy định chặt chẽ hơn.

Tại sao cần Giấy ủy quyền khi thành lập văn phòng đại diện?

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Khi thực hiện thủ tục đăng ký hoạt động, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện.

Nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của công ty, thì theo Điều 11 Nghị định 78/2015/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 4 Điều 1 Nghị định 108/2018/NĐ-CP), người đi nộp hồ sơ phải xuất trình Giấy ủy quyền hợp lệ kèm theo bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân.

Nội dung chi tiết mẫu Giấy ủy quyền năm 2018

Dưới đây là mẫu Giấy ủy quyền được thiết kế chuẩn hóa cho loại hình Công ty TNHH hai thành viên trở lên, đảm bảo đầy đủ các yếu tố pháp lý cần thiết:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

…, ngày … tháng … năm 2018

GIẤY UỶ QUYỀN

Số: ……./GUQ-2018

(Về việc thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện)

I. BÊN ỦY QUYỀN (DOANH NGHIỆP)

• Tên doanh nghiệp: …………………………………………………………………
• Mã số doanh nghiệp: ……………… do …………… cấp ngày ……………
• Địa chỉ trụ sở chính: …………………………………………………………………
• Người đại diện theo pháp luật: ………………………… Chức vụ: …………………

II. BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (CÁ NHÂN THỰC HIỆN)

• Họ và tên: ………………………………… Giới tính: ……………………
• Số CMND/Thẻ CCCD: ……………… do …………… cấp ngày ……………
• Hộ khẩu thường trú: …………………………………………………………………
• Chỗ ở hiện tại: …………………………………………………………………

III. PHẠM VI ỦY QUYỀN

1. Bên được ủy quyền thay mặt Bên ủy quyền liên hệ với Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố …………… để thực hiện các công việc sau:

• Nộp hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của Công ty;
• Sửa đổi, bổ sung hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan đăng ký kinh doanh (nếu có);
• Nhận kết quả là Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện;
• Thực hiện các thủ tục về con dấu và thông báo mẫu dấu (nếu có).

2. Bên được ủy quyền có quyền ký tên trên các tờ khai, biên nhận và các giấy tờ hành chính cần thiết khác trong phạm vi công việc nêu trên.

IV. THỜI HẠN ỦY QUYỀN

Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi hoàn tất các nội dung ủy quyền nêu trên hoặc có văn bản chấm dứt ủy quyền của Bên ủy quyền.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký và ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký tên, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

Những lưu ý quan trọng khi soạn thảo và sử dụng

Để đảm bảo Giấy ủy quyền không bị từ chối khi làm việc với cơ quan nhà nước, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Thông tin chính xác: Mọi thông tin về mã số thuế, địa chỉ trụ sở và thông tin cá nhân của người được ủy quyền phải khớp hoàn toàn với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và CMND/CCCD.
• Chữ ký và con dấu: Giấy ủy quyền phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu pháp nhân của công ty. Theo quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có quyền tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu.
• Bản sao giấy tờ kèm theo: Người được ủy quyền khi đi nộp hồ sơ phải mang theo bản sao hợp lệ CMND/CCCD/Hộ chiếu của mình để đối chiếu.
• Phạm vi ủy quyền: Cần ghi rõ ràng các đầu việc. Tránh ghi chung chung dẫn đến việc cán bộ tiếp nhận yêu cầu phải bổ sung thêm văn bản ủy quyền khác cho các bước nhỏ như nhận kết quả hay nộp lệ phí.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng Giấy ủy quyền không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác quản trị hành chính. Hy vọng mẫu văn bản trên sẽ giúp ích cho quý doanh nghiệp trong quá trình mở rộng mạng lưới hoạt động của mình.