Trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp, việc xác lập quyền sở hữu đối với nhãn hiệu là bước đi chiến lược để bảo vệ thương hiệu và lợi thế cạnh tranh. Đối với mô hình Công ty TNHH hai thành viên trở lên, khi thực hiện thủ tục tại Cục Sở hữu trí tuệ, nếu người đại diện theo pháp luật không trực tiếp đi nộp hồ sơ thì việc lập Giấy ủy quyền là yêu cầu bắt buộc theo quy định của pháp luật hiện hành.

Căn cứ pháp lý về việc ủy quyền trong đăng ký nhãn hiệu

Việc ủy quyền nộp hồ sơ đăng ký nhãn hiệu được điều chỉnh bởi các văn bản quy phạm pháp luật quan trọng sau:

• Luật Sở hữu trí tuệ sửa đổi 2009: Quy định về quyền và thủ tục xác lập quyền sở hữu công nghiệp đối với nhãn hiệu.
• Luật Doanh nghiệp 2014: Quy định về thẩm quyền của người đại diện theo pháp luật trong việc ký kết các văn bản ủy quyền của doanh nghiệp.
• Các quy định về đại diện và ủy quyền trong Bộ luật Dân sự.

Nội dung bắt buộc phải có trong Giấy ủy quyền

Một văn bản ủy quyền có giá trị pháp lý để làm việc với cơ quan nhà nước cần đảm bảo các thông tin chi tiết sau:

1. Thông tin Bên ủy quyền (Doanh nghiệp)

Cần ghi chính xác tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Đặc biệt, thông tin về người đại diện theo pháp luật (Giám đốc/Tổng giám đốc) phải rõ ràng vì đây là người có thẩm quyền ký thay mặt công ty.

2. Thông tin Bên được ủy quyền

Có thể là cá nhân trong công ty hoặc cá nhân bên ngoài. Cần ghi đầy đủ Họ tên, số Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân, ngày cấp, nơi cấp và địa chỉ thường trú để cơ quan chức năng đối chiếu khi tiếp nhận hồ sơ.

3. Phạm vi và thời hạn ủy quyền

Đây là phần quan trọng nhất. Doanh nghiệp cần nêu rõ bên được ủy quyền có quyền thực hiện các công việc cụ thể như: Nộp hồ sơ, nộp phí/lệ phí, nhận kết quả, sửa đổi bổ sung hồ sơ (nếu có) tại Cục Sở hữu trí tuệ. Thời hạn ủy quyền thường được xác định từ ngày ký cho đến khi hoàn thành công việc hoặc có văn bản thay thế.

Mẫu Giấy ủy quyền nộp hồ sơ đăng ký bảo hộ nhãn hiệu

Dưới đây là mẫu văn bản chuẩn mà các doanh nghiệp có thể tham khảo và áp dụng:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

..., ngày ... tháng ... năm ....

GIẤY UỶ QUYỀN
Số: ……./GUQ-...

(Về việc nộp hồ sơ đăng ký bảo hộ nhãn hiệu)

I. BÊN ỦY QUYỀN:

Tên doanh nghiệp: …………………………………………………………………………………

Mã số doanh nghiệp: ……………… do …………… cấp ngày ……………

Địa chỉ trụ sở chính: …………………………………………………………………………………

Người đại diện theo pháp luật: …………………… Chức vụ: …………………

II. BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN:

Họ và tên: …………………………… Giới tính: ……………………

Chứng minh nhân dân số: ……………… do …………… cấp ngày ……………

Hộ khẩu thường trú: …………………………………………………………………………………

Chỗ ở hiện tại: …………………………………………………………………………………

III. PHẠM VI ỦY QUYỀN:

1. Bên được ủy quyền có quyền thay mặt Bên ủy quyền liên hệ Cục Sở hữu trí tuệ để thực hiện các thủ tục nộp hồ sơ đăng ký bảo hộ nhãn hiệu cho doanh nghiệp.

2. Bên được ủy quyền có quyền lập văn bản, nhận văn bản, ký tên trên các giấy tờ cần thiết có liên quan, nộp các khoản phí, lệ phí và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện công việc nêu trên.

3. Giấy Uỷ Quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi các công việc nêu trên được thực hiện toàn bộ, trừ khi đại diện Công ty có bản thông báo rút uỷ quyền trước thời hạn.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký, ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký tên, đóng dấu công ty)

Lưu ý quan trọng khi thực hiện ủy quyền

Để hồ sơ được chấp nhận nhanh chóng, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Con dấu: Giấy ủy quyền của pháp nhân bắt buộc phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu chính thức của công ty theo quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014.
• Tính đồng nhất: Thông tin nhãn hiệu trong giấy ủy quyền phải khớp với tờ khai đăng ký nhãn hiệu.
• Công chứng: Thông thường, giấy ủy quyền của doanh nghiệp cho cá nhân đi nộp hồ sơ hành chính không bắt buộc phải công chứng, nhưng phải có dấu mộc đỏ của công ty để xác nhận tính pháp lý.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng Giấy ủy quyền không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong quá trình làm việc với các cơ quan quản lý nhà nước về Sở hữu trí tuệ.