Trong bối cảnh kinh tế số bùng nổ năm 2019, việc sở hữu và vận hành các website cung cấp dịch vụ thương mại điện tử (TMĐT) đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định quản lý của Nhà nước. Khi có sự thay đổi về thông tin hoặc theo yêu cầu định kỳ, các Công ty cổ phần thường phải thực hiện thủ tục đăng ký lại với Bộ Công Thương. Tuy nhiên, không phải lúc nào người đại diện theo pháp luật cũng có thể trực tiếp đi nộp hồ sơ. Đó là lúc Giấy ủy quyền trở thành văn bản pháp lý không thể thiếu.

Người đại diện doanh nghiệp thực hiện ký kết văn bản ủy quyền thực hiện thủ tục hành chính (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý điều chỉnh thủ tục đăng ký lại website TMĐT

Tại thời điểm năm 2019, các hoạt động liên quan đến thương mại điện tử được điều chỉnh chủ yếu bởi Nghị định 52/2013/NĐ-CP. Để hướng dẫn chi tiết về trình tự, thủ tục thông báo và đăng ký website, Bộ Công Thương đã ban hành Thông tư 47/2014/TT-BCT.

Đặc biệt, kể từ ngày 18/10/2018, Thông tư 21/2018/TT-BCT đã có hiệu lực, sửa đổi một số quy định nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc tiếp cận các dịch vụ công trực tuyến.

Tại sao cần Giấy ủy quyền khi đăng ký lại website?

Theo quy định, hồ sơ đăng ký lại website cung cấp dịch vụ TMĐT phải được nộp qua Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp cần bổ sung hồ sơ giấy hoặc nhận kết quả trực tiếp tại Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số, doanh nghiệp cần cử nhân sự thực hiện. Giấy ủy quyền giúp:

• Xác định tư cách pháp lý của người thay mặt doanh nghiệp làm việc với cơ quan chức năng.
• Đảm bảo tính chịu trách nhiệm của các bên trong phạm vi công việc được giao.
• Hợp thức hóa các chữ ký trên tờ khai hoặc biên bản giao nhận kết quả.

Mẫu văn bản ủy quyền cần được trình bày trang trọng và đóng dấu pháp nhân đầy đủ (ảnh minh họa)

Mẫu Giấy ủy quyền chuẩn năm 2019

Dưới đây là mẫu Giấy ủy quyền được thiết kế chuyên biệt cho Công ty cổ phần thực hiện thủ tục tại Bộ Công Thương:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

..., ngày ... tháng ... năm 2019

GIẤY UỶ QUYỀN
Số: ……./2019/GUQ-...

(Về việc ủy quyền đăng ký lại website cung cấp dịch vụ thương mại điện tử)

I. Bên ủy quyền (Doanh nghiệp)

Tên doanh nghiệp: …………………………………………………………………………………
Mã số doanh nghiệp: ……………… do Sở KH&ĐT ………… cấp ngày ……………
Địa chỉ trụ sở chính: …………………………………………………………………………………
Người đại diện theo pháp luật: …………………… Chức vụ: ……………………

II. Bên được ủy quyền (Cá nhân thực hiện)

Họ và tên: …………………………… Giới tính: ……………………
Chứng minh nhân dân số: ……………… do Công an ………… cấp ngày ……………
Hộ khẩu thường trú: …………………………………………………………………………………
Chỗ ở hiện tại: …………………………………………………………………………………

III. Phạm vi ủy quyền

1. Bên được ủy quyền có quyền thay mặt Bên ủy quyền liên hệ Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số - Bộ Công Thương để nộp hồ sơ, giải trình và nhận kết quả thủ tục đăng ký lại website cung cấp dịch vụ thương mại điện tử tên là: ……… (tên website) cho Công ty cổ phần …………. (Tên doanh nghiệp);

2. Bên được ủy quyền có quyền lập văn bản, nhận văn bản, ký tên trên các giấy tờ cần thiết có liên quan để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện công việc.

IV. Thời hạn ủy quyền

Giấy Uỷ Quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi các công việc nêu trên được thực hiện hoàn tất, trừ khi có thông báo chấm dứt ủy quyền trước thời hạn bằng văn bản.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký, ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký tên, đóng dấu công ty)

Những lưu ý quan trọng khi soạn thảo

Để Giấy ủy quyền có giá trị pháp lý cao nhất, doanh nghiệp cần lưu ý:

1. Thông tin chính xác: Mọi thông tin về mã số thuế, địa chỉ trụ sở phải khớp với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới nhất.
2. Phạm vi rõ ràng: Cần ghi rõ tên website cần đăng ký lại để tránh nhầm lẫn nếu doanh nghiệp sở hữu nhiều sàn TMĐT khác nhau.
3. Con dấu và chữ ký: Phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật (Tổng giám đốc/Giám đốc) và đóng dấu tròn của Công ty cổ phần.

Việc chuẩn bị chu đáo Giấy ủy quyền không chỉ giúp quy trình làm việc với cơ quan Nhà nước trở nên chuyên nghiệp mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, sớm đưa website trở lại hoạt động ổn định theo đúng quy định pháp luật.