Trong bối cảnh đẩy mạnh chính phủ điện tử và giao dịch trực tuyến năm 2019, việc sở hữu chữ ký số (chứng thư số) là yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp để thực hiện kê khai thuế, bảo hiểm xã hội và ký kết hợp đồng điện tử. Đối với loại hình Công ty TNHH Một thành viên, khi người đại diện theo pháp luật không trực tiếp đi làm thủ tục, việc lập Giấy ủy quyền đăng ký cấp chứng thư số là bước pháp lý quan trọng không thể thiếu.

Căn cứ pháp lý về ủy quyền và chữ ký số năm 2019

Việc ủy quyền thực hiện thủ tục hành chính và dân sự trong doanh nghiệp được điều chỉnh bởi các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Luật Doanh nghiệp 2014: Quy định về quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật và chủ sở hữu công ty.
• Bộ luật Dân sự 2015: Quy định về đại diện và ủy quyền (từ Điều 134 đến Điều 143).
• Nghị định 130/2018/NĐ-CP: Quy định chi tiết về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số, có hiệu lực từ ngày 15/11/2018.

Tại sao Công ty TNHH Một thành viên cần Giấy ủy quyền?

Theo quy định, chứng thư số của doanh nghiệp gắn liền với định danh pháp lý của tổ chức. Người đại diện theo pháp luật là người duy nhất có quyền ký các hồ sơ đăng ký. Tuy nhiên, trên thực tế, các giám đốc thường ủy quyền cho nhân viên kế toán hoặc nhân sự đi nộp hồ sơ tại các nhà cung cấp dịch vụ (CA) như Viettel, VNPT, FPT... Để hồ sơ được chấp nhận, nhà cung cấp dịch vụ yêu cầu phải có Giấy ủy quyền hợp lệ có chữ ký và đóng dấu của doanh nghiệp.

Mẫu Giấy ủy quyền đăng ký cấp chứng thư số mới nhất

Dưới đây là mẫu văn bản chuẩn xác, đầy đủ các thông tin cần thiết để doanh nghiệp sử dụng:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

…, ngày … tháng … năm 2019

GIẤY UỶ QUYỀN

Số: ……./2019/GUQ-...

Về việc đăng ký cấp chứng thư số doanh nghiệp

I. BÊN ỦY QUYỀN (DOANH NGHIỆP)

Tên doanh nghiệp	: ……………………………………………………………………
Mã số doanh nghiệp	: ……………… do Sở KH&ĐT …………… cấp ngày ……………
Địa chỉ trụ sở chính	: ……………………………………………………………………
Người đại diện pháp luật	: ……………………………… Chức vụ: ……………………

II. BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (CÁ NHÂN)

Họ và tên	: …………………………… Giới tính: ……………………
Số CMND/CCCD	: ……………… do …………… cấp ngày ……………
Hộ khẩu thường trú	: ……………………………………………………………………
Chức vụ tại công ty	: ……………………………………………………………………

III. PHẠM VI ỦY QUYỀN

1. Bên được ủy quyền thay mặt Bên ủy quyền liên hệ với đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số để thực hiện các thủ tục: Nộp hồ sơ đăng ký, ký kết hợp đồng dịch vụ, nhận thiết bị USB Token và chứng thư số cho Công ty.

2. Bên được ủy quyền có quyền lập văn bản, ký tên trên các giấy tờ cần thiết liên quan đến việc đăng ký và kích hoạt chứng thư số theo quy định của pháp luật.

IV. THỜI HẠN ỦY QUYỀN

Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi hoàn tất thủ tục cấp chứng thư số hoặc cho đến khi có văn bản thay thế khác.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký, ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký tên, đóng dấu công ty)

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện ủy quyền

Để đảm bảo tính pháp lý và an toàn cho doanh nghiệp, chủ sở hữu và người đại diện pháp luật của Công ty TNHH Một thành viên cần lưu ý:

1. Kiểm tra thông tin: Đảm bảo thông tin về Mã số doanh nghiệp và số CMND của người được ủy quyền phải chính xác tuyệt đối so với bản gốc.
2. Hồ sơ đính kèm: Khi đi làm thủ tục, người được ủy quyền cần mang theo bản sao y công chứng Giấy phép kinh doanh, bản sao CMND của người đại diện pháp luật và CMND bản gốc của chính mình.
3. Bảo mật thiết bị: Sau khi nhận USB Token, người đại diện pháp luật nên trực tiếp quản lý hoặc bàn giao cho bộ phận kế toán có biên bản bàn giao cụ thể, vì chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương con dấu và chữ ký tay của giám đốc theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP.

Việc chuẩn bị chu đáo Giấy ủy quyền không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác quản trị hành chính tại đơn vị.