Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ tại Việt Nam năm 2019, việc sở hữu chữ ký số là yêu cầu bắt buộc đối với mọi loại hình doanh nghiệp, bao gồm cả công ty hợp danh. Bài viết dưới đây cung cấp mẫu Giấy ủy quyền đăng ký cấp chứng thư số chi tiết, đúng quy định pháp luật hiện hành để giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục nhanh chóng và chính xác.

Tại sao Công ty hợp danh cần Giấy ủy quyền khi đăng ký chứng thư số?

Theo quy định, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là người có thẩm quyền ký kết các hợp đồng dịch vụ và hồ sơ đăng ký cấp chứng thư số. Tuy nhiên, trong thực tế hoạt động của Công ty hợp danh, không phải lúc nào người đại diện cũng có thể trực tiếp đi thực hiện các thủ tục hành chính tại các nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA).

Chính vì vậy, việc lập Giấy ủy quyền cho một cá nhân khác (thường là nhân viên kế toán hoặc cán bộ hành chính) để thay mặt công ty thực hiện các bước như nộp hồ sơ, đối chiếu thông tin và nhận kết quả là vô cùng cần thiết. Điều này giúp tối ưu hóa thời gian và đảm bảo tính liên tục trong hoạt động kinh doanh của đơn vị.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh hoạt động ủy quyền và chữ ký số năm 2019

Việc lập Giấy ủy quyền đăng ký cấp chứng thư số cho công ty hợp danh vào thời điểm năm 2019 cần tuân thủ nghiêm ngặt các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Luật Doanh nghiệp 2014: Quy định về tư cách pháp nhân và quyền hạn của người đại diện trong công ty hợp danh.
• Luật Giao dịch điện tử 2005: Khung pháp lý cơ bản về giao dịch điện tử và chữ ký số tại Việt Nam.
• Nghị định 130/2018/NĐ-CP: Văn bản mới nhất (tính đến 2019) hướng dẫn chi tiết về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số, thay thế các quy định cũ trước đây.
• Bộ luật Dân sự 2015: Quy định về hình thức và nội dung của việc ủy quyền giữa các bên.

Mẫu Giấy ủy quyền đăng ký cấp chứng thư số mới nhất

Dưới đây là mẫu Giấy ủy quyền được thiết kế chuẩn hóa để doanh nghiệp có thể áp dụng ngay:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

……, ngày … tháng … năm …

GIẤY ỦY QUYỀN

(Về việc đăng ký cấp chứng thư số)

I. BÊN ỦY QUYỀN (DOANH NGHIỆP):

Tên doanh nghiệp: ....................................................................................................

Mã số doanh nghiệp: ................. do ................. cấp ngày ..../..../........

Địa chỉ trụ sở chính: .................................................................................................

Người đại diện theo pháp luật: ................................. Chức vụ: ............................

II. BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN:

Họ và tên: ................................................. Giới tính: ............................................

Số CMND/Thẻ CCCD: ............................ do ................. cấp ngày ..../..../........

Hộ khẩu thường trú: .................................................................................................

Chỗ ở hiện tại: ........................................................................................................

III. PHẠM VI ỦY QUYỀN:

1. Bên được ủy quyền thay mặt Bên ủy quyền liên hệ với Nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số để thực hiện các thủ tục: Nộp hồ sơ đăng ký, đối chiếu thông tin, ký nhận biên bản bàn giao và nhận chứng thư số (USB Token) cho doanh nghiệp.

2. Bên được ủy quyền có quyền lập, ký tên trên các giấy tờ, văn bản cần thiết liên quan đến việc đăng ký cấp chứng thư số trong phạm vi công việc nêu trên.

IV. THỜI HẠN ỦY QUYỀN:

Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi hoàn thành công việc hoặc cho đến khi có văn bản thay thế/hủy bỏ từ Bên ủy quyền.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký và ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký tên, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

Những lưu ý quan trọng khi lập Giấy ủy quyền

Để Giấy ủy quyền có giá trị pháp lý cao nhất và tránh bị từ chối bởi các đơn vị cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Thông tin chính xác: Mọi thông tin về mã số thuế, địa chỉ và số CMND của người được ủy quyền phải khớp hoàn toàn với giấy tờ gốc.
• Con dấu và chữ ký: Giấy ủy quyền bắt buộc phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu tròn của công ty hợp danh.
• Hồ sơ kèm theo: Khi đi thực hiện thủ tục, người được ủy quyền cần mang theo bản sao CMND/CCCD có công chứng và bản sao Giấy phép kinh doanh của công ty.

Việc chuẩn bị chu đáo Giấy ủy quyền đăng ký cấp chứng thư số không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định tại Nghị định 130/2018/NĐ-CP mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác quản lý hành chính của công ty hợp danh.