Trong hoạt động kinh doanh, việc triển khai các chương trình xúc tiến thương mại là chiến lược quan trọng để thu hút khách hàng. Tuy nhiên, vì nhiều lý do khách quan hoặc chủ quan, doanh nghiệp có thể cần chấm dứt chương trình trước thời hạn hoặc thực hiện các thủ tục tất toán sau khi kết thúc. Đối với mô hình công ty hợp danh, việc ủy quyền cho cá nhân thực hiện các thủ tục hành chính tại cơ quan quản lý nhà nước cần được lập thành văn bản chặt chẽ để đảm bảo tính pháp lý.

Ký kết văn bản ủy quyền thực hiện thủ tục hành chính tại doanh nghiệp (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý điều chỉnh hoạt động khuyến mại năm 2019

Tại thời điểm năm 2019, mọi hoạt động khuyến mại của thương nhân đều phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại Luật Thương mại 2005 và văn bản hướng dẫn chi tiết là Nghị định 81/2018/NĐ-CP.

Theo quy định tại Điều 22 Nghị định 81/2018/NĐ-CP, thương nhân có quyền chấm dứt chương trình khuyến mại trong các trường hợp bất khả kháng hoặc theo quy định của pháp luật. Việc thực hiện thủ tục này đòi hỏi người thực hiện phải có thẩm quyền hoặc được ủy quyền hợp pháp từ người đại diện theo pháp luật của công ty.

Tại sao cần Giấy ủy quyền trong Công ty hợp danh?

Công ty hợp danh có đặc thù về chế độ trách nhiệm và quản lý. Thông thường, các thành viên hợp danh đều có quyền đại diện cho công ty. Tuy nhiên, để chuyên nghiệp hóa và thuận tiện trong việc giao dịch với Sở Công thương hoặc Bộ Công thương, doanh nghiệp thường ủy quyền cho một nhân sự cụ thể (như nhân viên pháp chế hoặc hành chính) để trực tiếp nộp hồ sơ và xử lý các vấn đề phát sinh.

Hồ sơ chấm dứt chương trình khuyến mại cần được chuẩn bị kỹ lưỡng (ảnh minh họa)

Mẫu Giấy ủy quyền chấm dứt chương trình khuyến mại

Dưới đây là mẫu văn bản chuẩn được thiết lập dựa trên các yêu cầu thực tế của cơ quan quản lý nhà nước về xúc tiến thương mại:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

…, ngày … tháng … năm 2019

GIẤY UỶ QUYỀN

Số: ……./2019/GUQ-KM

I. BÊN ỦY QUYỀN (THƯƠNG NHÂN)

• Tên doanh nghiệp: ……………………………………………………………………
• Mã số doanh nghiệp: ……………… do …………… cấp ngày ……………
• Địa chỉ trụ sở chính: ……………………………………………………………………
• Người đại diện pháp luật: ……………………… Chức vụ: …………………

II. BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN

• Họ và tên: …………………………… Giới tính: ……………………………
• Số CMND/Thẻ CCCD: ……………… do …………… cấp ngày ……………
• Hộ khẩu thường trú: ……………………………………………………………………
• Chỗ ở hiện tại: ……………………………………………………………………

III. PHẠM VI ỦY QUYỀN

1. Bên được ủy quyền thay mặt Bên ủy quyền liên hệ với Sở Công thương hoặc Bộ Công thương để thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến việc chấm dứt chương trình khuyến mại (Tên chương trình: ………; Theo văn bản thông báo/đăng ký số: ……… ngày ………).

2. Nội dung công việc bao gồm: Nộp hồ sơ, nhận văn bản phản hồi, ký tên trên các biên bản làm việc, giải trình các nội dung liên quan và nhận kết quả cuối cùng.

3. Bên được ủy quyền có trách nhiệm thực hiện đúng phạm vi nêu trên và báo cáo tiến độ cho Bên ủy quyền.

IV. THỜI HẠN ỦY QUYỀN

Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi hoàn thành công việc hoặc có văn bản thay thế khác.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký và ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký tên, đóng dấu công ty)

Lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục

Khi nộp hồ sơ chấm dứt chương trình khuyến mại, ngoài Giấy ủy quyền, doanh nghiệp cần đính kèm bản sao CMND/CCCD của người được ủy quyền. Đồng thời, cần lưu ý thời hạn thông báo chấm dứt theo quy định tại khoản 1 Điều 22 Nghị định 81/2018/NĐ-CP để tránh các rủi ro pháp lý về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thương mại.

Việc chuẩn bị một văn bản ủy quyền rõ ràng không chỉ giúp quy trình làm việc với cơ quan nhà nước trở nên hanh thông mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản trị nội bộ của công ty hợp danh.