Trong hoạt động kinh doanh, việc thực hiện các chương trình xúc tiến thương mại là vô cùng phổ biến. Tuy nhiên, vì nhiều lý do khách quan hoặc chủ quan, doanh nghiệp có thể cần chấm dứt chương trình trước thời hạn hoặc thực hiện các thủ tục hành chính liên quan sau khi kết thúc chương trình. Đối với mô hình Công ty TNHH hai thành viên trở lên, việc ủy quyền cho cá nhân thay mặt doanh nghiệp thực hiện các thủ tục này tại cơ quan Nhà nước cần được lập thành văn bản chặt chẽ.

Đại diện doanh nghiệp thực hiện ký kết văn bản ủy quyền pháp lý (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý điều chỉnh hoạt động khuyến mại năm 2019

Tại thời điểm năm 2019, mọi hoạt động khuyến mại của thương nhân đều phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại Luật Thương mại 2005. Đặc biệt, Chính phủ đã ban hành Nghị định 81/2018/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 15/07/2018) để thay thế Nghị định 37/2006/NĐ-CP, mang lại nhiều thay đổi quan trọng trong thủ tục hành chính về xúc tiến thương mại.

Theo quy định tại Điều 22 Nghị định 81/2018/NĐ-CP, thương nhân có trách nhiệm thông báo hoặc đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước (Sở Công Thương hoặc Bộ Công Thương) khi thực hiện cũng như khi có các thay đổi, chấm dứt chương trình khuyến mại.

Tại sao cần Giấy ủy quyền trong Công ty TNHH hai thành viên trở lên?

Dựa trên Luật Doanh nghiệp 2014, người đại diện theo pháp luật của Công ty TNHH hai thành viên trở lên thường là Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Giám đốc/Tổng giám đốc. Do khối lượng công việc lớn, người đại diện thường không thể trực tiếp đi nộp hồ sơ tại Sở Công Thương.

Việc lập Giấy ủy quyền giúp xác lập quyền hạn cho nhân viên hoặc cá nhân khác được thay mặt công ty thực hiện các công việc cụ thể như: nộp hồ sơ, nhận văn bản phản hồi, giải trình các nội dung liên quan đến việc chấm dứt chương trình khuyến mại.

Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp cần được đóng dấu và ký xác nhận đúng quy định (ảnh minh họa)

Mẫu Giấy ủy quyền chấm dứt chương trình khuyến mại mới nhất

Dưới đây là mẫu văn bản được thiết kế chuẩn hóa, đảm bảo đầy đủ các yếu tố pháp lý cần thiết:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

……, ngày … tháng … năm 2019

GIẤY ỦY QUYỀN

(Về việc thực hiện thủ tục chấm dứt chương trình khuyến mại)

I. BÊN ỦY QUYỀN (THƯƠNG NHÂN):

• Tên doanh nghiệp: ....................................................................................................
• Mã số doanh nghiệp: ................. do ................. cấp ngày ..../..../........
• Địa chỉ trụ sở chính: .................................................................................................
• Người đại diện theo pháp luật: ................................. Chức vụ: .............................

II. BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN:

• Họ và tên: ................................................. Giới tính: ............................................
• Số CMND/CCCD: ................. do ................. cấp ngày ..../..../........
• Hộ khẩu thường trú: .................................................................................................
• Chức vụ (nếu là nhân viên công ty): ........................................................................

III. PHẠM VI ỦY QUYỀN:

1. Bên được ủy quyền thay mặt Bên ủy quyền liên hệ với Sở Công Thương tỉnh/thành phố ................. hoặc Bộ Công Thương để thực hiện thủ tục thông báo/đăng ký chấm dứt chương trình khuyến mại có tên: "................................................................" theo quy định tại Nghị định 81/2018/NĐ-CP.

2. Bên được ủy quyền có quyền lập, ký tên trên các tờ khai, nhận kết quả và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện công việc nêu trên.

IV. THỜI HẠN ỦY QUYỀN:

Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi hoàn tất công việc hoặc Bên ủy quyền có văn bản hủy bỏ ủy quyền.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký và ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký tên, đóng dấu công ty)

Lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục

Khi đi thực hiện thủ tục, người được ủy quyền cần mang theo bản gốc CMND/CCCD để đối chiếu. Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu ý thời hạn gửi thông báo chấm dứt chương trình khuyến mại theo quy định tại Điều 106 Luật Thương mại 2005 để tránh các rủi ro pháp lý về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thương mại.

Việc chuẩn bị một bản Giấy ủy quyền chỉn chu không chỉ giúp quá trình làm việc với cơ quan Nhà nước diễn ra thuận lợi mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản trị nội bộ của Công ty TNHH hai thành viên trở lên.