Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ tại Việt Nam năm 2020, việc sử dụng chữ ký số đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với các doanh nghiệp tư nhân khi thực hiện các giao dịch điện tử, kê khai thuế và bảo hiểm xã hội. Tuy nhiên, không phải lúc nào chủ doanh nghiệp cũng trực tiếp thực hiện các thủ tục kỹ thuật này. Việc lập Giấy ủy quyền đề nghị cấp khóa cho thuê bao chứng thư số là giải pháp pháp lý cần thiết để đảm bảo tính liên tục trong hoạt động quản trị.

Giao dịch điện tử và chữ ký số là yếu tố then chốt của doanh nghiệp năm 2020 (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý và tầm quan trọng của việc ủy quyền

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp tư nhân do một cá nhân làm chủ và tự chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình. Do đó, mọi văn bản ủy quyền liên quan đến tài sản và quyền điều hành, bao gồm cả việc xác lập chữ ký số, phải được thực hiện chặt chẽ.

Bên cạnh đó, Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết về dịch vụ chứng thực chữ ký số, nhấn mạnh rằng thuê bao là tổ chức phải có văn bản ủy quyền cho cá nhân đại diện thực hiện các thủ tục cấp, gia hạn hoặc thu hồi chứng thư số.

Nội dung chi tiết mẫu Giấy ủy quyền chuẩn 2020

Một mẫu Giấy ủy quyền hợp lệ cần đảm bảo đầy đủ các thông tin về Bên ủy quyền (thường là chủ doanh nghiệp tư nhân), Bên được ủy quyền và phạm vi công việc cụ thể. Dưới đây là cấu trúc chi tiết:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

..., ngày ... tháng ... năm ....

GIẤY UỶ QUYỀN

Số: ……./GUQ-DNTN

(Về việc thực hiện thủ tục đề nghị cấp khóa cho thuê bao chứng thư số)

I. Bên ủy quyền:
Tên doanh nghiệp: ……………………………………………………………
Mã số doanh nghiệp: ……………… do …………… cấp ngày ……………
Địa chỉ trụ sở chính: ……………………………………………………………
Người đại diện theo pháp luật: …………………… Chức vụ: …………………

II. Bên được ủy quyền:
Họ và tên: …………………………… Giới tính: ……………………
Chứng minh nhân dân/CCCD số: ……………… do …………… cấp ngày ……………
Hộ khẩu thường trú: ……………………………………………………………
Chỗ ở hiện tại: ……………………………………………………………

III. Phạm vi ủy quyền:
1. Bên được ủy quyền có quyền thay mặt Bên ủy quyền liên hệ với Nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số để nộp hồ sơ, thực hiện các thủ tục kỹ thuật và nhận kết quả đề nghị cấp khóa cho thuê bao chứng thư số của doanh nghiệp.
2. Bên được ủy quyền có quyền lập, ký tên và nhận các văn bản liên quan để hoàn tất thủ tục theo quy định pháp luật.

IV. Thời hạn ủy quyền:
Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi hoàn thành công việc hoặc có văn bản thay thế khác.

BÊN ỦY QUYỀN
(Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

Việc lập văn bản ủy quyền cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về hình thức (ảnh minh họa)

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện ủy quyền

Khi thực hiện thủ tục này, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau để tránh rủi ro pháp lý:

• Xác thực thông tin: Thông tin của người được ủy quyền phải khớp hoàn toàn với Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân còn hiệu lực tại thời điểm năm 2020.
• Phạm vi công việc: Cần ghi rõ tên Nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số (ví dụ: VNPT-CA, Viettel-CA, FPT-CA...) để giới hạn quyền hạn của người được ủy quyền.
• Trách nhiệm bảo mật: Sau khi nhận khóa chứng thư số, chủ doanh nghiệp cần thực hiện đổi mật khẩu và quản lý chặt chẽ thiết bị Token để tránh việc ký khống hoặc sử dụng sai mục đích.

Việc tuân thủ đúng mẫu và quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp nhanh chóng có được công cụ giao dịch điện tử mà còn là bằng chứng pháp lý quan trọng bảo vệ quyền lợi của chủ doanh nghiệp tư nhân trước pháp luật.