Trong bối cảnh kinh tế số phát triển mạnh mẽ vào đầu năm 2020, chữ ký số (chứng thư số) đã trở thành một công cụ không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp, đặc biệt là các Công ty TNHH hai thành viên trở lên. Việc thực hiện các giao dịch điện tử, kê khai thuế qua mạng hay bảo hiểm xã hội đều đòi hỏi tính pháp lý cao từ thiết bị này. Tuy nhiên, không phải lúc nào người đại diện theo pháp luật cũng trực tiếp đi làm thủ tục. Khi đó, Giấy ủy quyền đề nghị cấp khóa cho thuê bao chứng thư số là văn bản pháp lý quan trọng để hợp thức hóa quy trình.

Chữ ký số là công cụ quan trọng trong quản trị doanh nghiệp hiện đại (ảnh minh họa)

Tầm quan trọng của chữ ký số đối với doanh nghiệp năm 2020

Theo quy định tại Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay và con dấu của doanh nghiệp trong môi trường điện tử. Đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên, việc quản lý và sử dụng chứng thư số cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về thẩm quyền được nêu trong Luật Doanh nghiệp 2014.

Việc cấp khóa cho thuê bao chứng thư số là bước khởi đầu để doanh nghiệp có thể kích hoạt và sử dụng dịch vụ. Thông thường, các nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA) sẽ yêu cầu người đại diện theo pháp luật ký hồ sơ. Trong trường hợp người đại diện bận, họ có thể ủy quyền cho nhân viên hoặc cá nhân khác thực hiện thay.

Căn cứ pháp lý về việc ủy quyền thực hiện thủ tục

Hoạt động ủy quyền trong doanh nghiệp được điều chỉnh bởi các quy định tại Bộ luật dân sự 2015. Cụ thể, việc ủy quyền phải được lập thành văn bản, xác định rõ phạm vi công việc và thời hạn ủy quyền. Đối với thủ tục cấp khóa chữ ký số, văn bản này cần thể hiện rõ thông tin của bên ủy quyền (doanh nghiệp) và bên được ủy quyền (cá nhân thực hiện).

Thiết bị USB Token chứa chứng thư số của doanh nghiệp (ảnh minh họa)

Mẫu Giấy ủy quyền đề nghị cấp khóa cho thuê bao chứng thư số

Dưới đây là mẫu văn bản chuẩn được áp dụng phổ biến cho các Công ty TNHH hai thành viên trở lên vào năm 2020:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

..., ngày ... tháng ... năm 2020

GIẤY ỦY QUYỀN
(Về việc thực hiện thủ tục đề nghị cấp khóa cho thuê bao chứng thư số)

I. Bên ủy quyền:
Tên doanh nghiệp: .................................................................................
Mã số doanh nghiệp: ................. do ................. cấp ngày .................
Địa chỉ trụ sở chính: .............................................................................
Người đại diện theo pháp luật: ................. Chức vụ: .................

II. Bên được ủy quyền:
Họ và tên: ................................. Giới tính: .................
Chứng minh nhân dân số: ................. do ................. cấp ngày .................
Hộ khẩu thường trú: .............................................................................

III. Phạm vi ủy quyền:
1. Bên được ủy quyền thay mặt doanh nghiệp liên hệ với Nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số để nộp hồ sơ, nhận kết quả và thực hiện các thủ tục cấp khóa cho thuê bao chứng thư số.
2. Ký kết các giấy tờ, văn bản liên quan trong quá trình thực hiện công việc nêu trên.

Thời hạn ủy quyền: Có hiệu lực từ ngày ký cho đến khi hoàn tất công việc hoặc có thông báo thay thế.

BÊN ỦY QUYỀN
(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Những lưu ý khi thực hiện ủy quyền cấp khóa chữ ký số

Khi soạn thảo Giấy ủy quyền, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau để tránh bị từ chối hồ sơ:

• Thông tin chính xác: Mã số thuế và thông tin người đại diện phải khớp với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Con dấu: Giấy ủy quyền bắt buộc phải có dấu đỏ của công ty để đảm bảo tính pháp lý theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2014.
• Phạm vi rõ ràng: Cần ghi rõ là "đề nghị cấp khóa" hoặc "nhận chứng thư số" để tránh nhầm lẫn với các thủ tục gia hạn hay thay đổi thông tin khác.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng hồ sơ và Giấy ủy quyền sẽ giúp Công ty TNHH hai thành viên trở lên tiết kiệm thời gian và đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn trong kỷ nguyên số hóa năm 2020.