Trong hoạt động kinh doanh hằng ngày của doanh nghiệp, việc cử cán bộ, nhân viên đi liên hệ công tác hoặc thực hiện các thủ tục hành chính tại cơ quan Nhà nước là điều diễn ra thường xuyên. Khi đó, Giấy giới thiệu đóng vai trò là văn bản pháp lý quan trọng xác nhận tư cách của người được cử đi thay mặt doanh nghiệp thực hiện công việc.

1. Căn cứ pháp lý và giá trị của Giấy giới thiệu

Tại thời điểm năm 2018, hoạt động của doanh nghiệp được điều chỉnh chủ yếu bởi Luật Doanh nghiệp 2014. Theo đó, doanh nghiệp có quyền tự chủ trong việc xác lập các giao dịch dân sự và thực hiện các thủ tục hành chính thông qua người đại diện.

Về mặt bản chất, Giấy giới thiệu là một hình thức ủy quyền đơn giản được quy định gián tiếp trong Bộ luật Dân sự 2015. Cụ thể, tại Điều 134 về đại diện, việc doanh nghiệp cấp giấy giới thiệu cho nhân viên chính là việc xác lập quyền đại diện trong phạm vi công việc cụ thể được ghi trong giấy.

Điều 134. Đại diện
1. Đại diện là việc cá nhân, pháp nhân (sau đây gọi chung là người đại diện) nhân danh và vì lợi ích của cá nhân hoặc pháp nhân khác (sau đây gọi chung là người được đại diện) xác lập, thực hiện giao dịch dân sự.

2. Mẫu Giấy giới thiệu doanh nghiệp chuẩn năm 2018

Dưới đây là mẫu Giấy giới thiệu được trình bày đúng quy chuẩn văn bản hành chính, đảm bảo đầy đủ các thông tin cần thiết để các cơ quan có thẩm quyền chấp nhận:

GIẤY GIỚI THIỆU

Kính gửi: …………………………………………………………………………………………

(Ghi tên cơ quan, tổ chức nơi nhân viên đến liên hệ công tác)

Tên doanh nghiệp: …………………………………………………………………………………………

Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: …………………………………………………………………………

Địa chỉ trụ sở chính: …………………………………………………………………………………………

Chúng tôi trân trọng giới thiệu:

Ông (bà): ………………………………………………………………………………………………………

Chức vụ: ………………………………………………………………………………………………………

Số CMND/Thẻ CCCD: ………………… Ngày cấp: ………………… Nơi cấp: …………………………

Được cử đến: …………………………………………………………………………………………………

Về việc: ………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………

Đề nghị Quý cơ quan tạo điều kiện để ông (bà) có tên ở trên hoàn thành nhiệm vụ.

Giấy giới thiệu này có giá trị đến hết ngày: ……………………………………………………………

3. Những lưu ý quan trọng khi soạn thảo và sử dụng

Để Giấy giới thiệu có giá trị pháp lý cao nhất và tránh bị các cơ quan từ chối, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Thẩm quyền ký: Người ký Giấy giới thiệu phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền hợp lệ theo quy định tại Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2014.
• Con dấu: Theo quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có quyền tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu nhưng phải thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh. Giấy giới thiệu bắt buộc phải đóng dấu treo hoặc dấu trực tiếp tại chữ ký để xác nhận tính chính danh.
• Thời hạn sử dụng: Cần ghi rõ ngày hết hạn của giấy. Thông thường, giấy giới thiệu chỉ có giá trị cho một vụ việc cụ thể hoặc trong một khoảng thời gian ngắn (từ 15 đến 30 ngày).
• Nội dung công việc: Phải ghi cụ thể, rõ ràng công việc cần thực hiện. Tránh ghi chung chung như "liên hệ công tác" vì có thể bị yêu cầu giải trình thêm.

Việc chuẩn bị một Giấy giới thiệu chuyên nghiệp không chỉ giúp nhân viên thuận lợi hơn trong công việc mà còn thể hiện sự uy tín và quy củ trong quản lý nội bộ của doanh nghiệp. Hy vọng mẫu giấy và những hướng dẫn trên sẽ giúp ích cho quý doanh nghiệp trong quá trình hoạt động.