Trong hoạt động của công ty cổ phần, việc triệu tập Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) bất thường là một cơ chế quan trọng để giải quyết các vấn đề cấp bách phát sinh ngoài kỳ họp thường niên. Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014, Ban kiểm soát có quyền và nghĩa vụ yêu cầu Hội đồng quản trị triệu tập họp ĐHĐCĐ trong những trường hợp cần thiết nhằm bảo vệ lợi ích của công ty và cổ đông.

Ban kiểm soát thảo luận về việc triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông bất thường (ảnh minh họa)

Tại sao Ban kiểm soát cần triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông bất thường?

Căn cứ theo quy định tại khoản 3 Điều 136 Luật Doanh nghiệp 2014, Ban kiểm soát có quyền yêu cầu triệu tập họp ĐHĐCĐ trong các trường hợp sau:

• Hội đồng quản trị vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ của người quản lý;
• Hội đồng quản trị ra quyết định vượt quá thẩm quyền được giao;
• Các trường hợp khác theo quy định của Điều lệ công ty.

Việc gửi Giấy đề nghị triệu tập cuộc họp là bước pháp lý đầu tiên và bắt buộc để Ban kiểm soát thực hiện quyền giám sát của mình. Nếu sau 30 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu mà Hội đồng quản trị không triệu tập họp, Ban kiểm soát sẽ trực tiếp đứng ra triệu tập cuộc họp theo quy định.

Mẫu Giấy đề nghị triệu tập cuộc họp ĐHĐCĐ bất thường

Dưới đây là mẫu văn bản chuẩn được xây dựng dựa trên các quy định pháp luật doanh nghiệp hiện hành (tính đến năm 2018):

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
----------

…, ngày … tháng … năm …

GIẤY ĐỀ NGHỊ
Về việc triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông bất thường

Kính gửi: Hội đồng quản trị Công ty …………………….

- Căn cứ Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13;
- Căn cứ theo Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty …………………….;
- Căn cứ biên bản họp Ban kiểm soát số …/… ngày …/…/… về việc thống nhất yêu cầu triệu tập họp ĐHĐCĐ.

Bằng văn bản này, Ban kiểm soát kính đề nghị Hội đồng quản trị công ty ……………………. triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông bất thường lần thứ ……. năm …….. để thảo luận và quyết định các vấn đề sau:

1. [Nêu rõ nội dung cần thảo luận, ví dụ: Bãi miễn thành viên HĐQT vi phạm kỷ luật];
2. [Nêu rõ lý do cần thiết phải họp bất thường];
3. [Các vấn đề khác thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ].

Kính mong Hội đồng quản trị xem xét và thực hiện triệu tập họp theo đúng thời hạn quy định tại Điều 136 Luật Doanh nghiệp 2014 để sớm giải quyết các vấn đề trên, đảm bảo hoạt động ổn định của Công ty.

Trân trọng cảm ơn./.

TM. BAN KIỂM SOÁT TRƯỞNG BAN KIỂM SOÁT (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Văn bản đề nghị cần được trình bày trang trọng và đúng quy chuẩn pháp lý (ảnh minh họa)

Những lưu ý quan trọng khi soạn thảo và gửi văn bản

Để đảm bảo tính pháp lý và tránh các tranh chấp không đáng có, Ban kiểm soát cần lưu ý các điểm sau:

1. Xác định rõ căn cứ triệu tập

Ban kiểm soát không thể yêu cầu họp một cách tùy tiện. Mọi yêu cầu phải dựa trên các sai phạm cụ thể của Hội đồng quản trị hoặc các tình huống khẩn cấp được quy định trong Điều lệ. Việc trích dẫn chính xác các nghĩa vụ của người quản lý công ty là rất cần thiết.

2. Thời hạn thực hiện

Theo quy định, Hội đồng quản trị phải triệu tập họp trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu. Ban kiểm soát cần lưu lại bằng chứng về việc đã gửi văn bản (như vận đơn chuyển phát nhanh hoặc biên bản bàn giao văn bản có chữ ký xác nhận của văn phòng HĐQT).

3. Nội dung chương trình họp

Trong Giấy đề nghị, Ban kiểm soát phải nêu rõ dự kiến chương trình họp và các tài liệu liên quan. Điều này giúp các cổ đông có thời gian nghiên cứu và chuẩn bị ý kiến đóng góp, đảm bảo cuộc họp diễn ra hiệu quả.

Việc thực hiện đúng quy trình triệu tập họp không chỉ thể hiện tính chuyên nghiệp của Ban kiểm soát mà còn là lá chắn bảo vệ doanh nghiệp trước những rủi ro quản trị. Hy vọng mẫu giấy đề nghị trên sẽ giúp ích cho quý doanh nghiệp trong quá trình vận hành.